项目六日常事务管理讲述.ppt

办公室事务管理 2016年4月 项目六????日常事务管理 任务14 印章与介绍信管理实训 任务15 值班管理实训 任务16 备用金管理及报销实训 一、情景导入 刘鑫在一家有限责任公司做总经理秘书。前段时间，公司收购了一家即将倒闭的企业作为分公司。刘鑫最近一直忙着分公司的接收和组建工作。一天，销售部李杰要到某机关联系销售业务，需要开具一封介绍信。刘鑫一看，分公司的印章还没有呢，没法开介绍信，让他先跟总公司联系。刘鑫把这件事向总经理做了汇报，总经理让他按程序将该企业的原印章停用，并按程序去刻制一枚新印章。 二、工作任务及要求 （一）说明印章从刻制到销毁的管理流程 要求简明扼要说出印章刻制与启用、印章使用、印章保管、印章停用等各环节的具体操作步骤与方法。 （二）说明介绍信的使用及保管方法 要求就介绍信的使用及保管方法及注意事项进行说明。 三、工作流程及步骤 （一）印章从刻制到销毁的管理流程 印章的刻制和启用 ↓ 印章的使用 ↓ 印章的保管 ↓ 印章的停用和撤销 三、工作流程及步骤 （二）介绍信的使用及保管 介绍信的使用 ↓ 出具介绍信要严格履行审批手续 介绍信内容要明确具体，不能含糊笼统 介绍信要按编号顺序使用 一封介绍信只能用一个单位 介绍信的存根部分内容要同持有部分内容相符 介绍信不能弄虚作假，不能转借他人使用 介绍信字迹要清楚，如有涂改，应在改动的地方加盖公章 介绍信持出部分需填写有效时间 不能开具空白介绍信 介绍信必须盖印 三、工作流程及步骤 （二）介绍信的使用及保管 介绍信的保管 ↓ 介绍信必须由单位的领导指派专人负责保管 介绍信平时也要存放在保险柜或带锁的抽屉里，以防丢失、滥用 介绍信保管人员应请介绍信批准人在存根部分签字，有批条的要将批条贴在存根上 介绍信开出未用的，管理人员应及时催回，贴在存根上 介绍信持有者如将介绍信丢失，应及时报告单位或部门负责人，并告知介绍信管理人员，涉及重要事项的还应及时通知对方单位，以防冒名顶替。 四、实训测评 评价项目 评价关键点 分值 实际得分 印章管理流程 刻制程序合法 15 ? 启用程序规范 15 ? 填写用印登记表，正确用印 15 ? 保管措施周全 10 ? 熟悉停用和撤销手续 10 ? 介绍信的使用与保管 填写规范、准确、字迹清晰 15 ? 根据相关手续开具介绍信 10 ? 保管措施合理安全 10 ? 五、知识点 （一）印章的相关知识 1、印章的分类：（1）按材质分（2）按性质分 2、印章的作用：（1）标志作用（2）权威作用（3）法律作用（4）凭证作用 3、有关部门对印章的规定：（1）印章的规格和制发（2）印章的名称与印文（3）专用印章的制发 五、知识点 （二）介绍信 1、介绍信一般用铅字和固定格式印刷，装订成册，分为持出和存根两部分，中间以虚线隔开，持出部分右上角和存根骑缝处均有编号，持出部分和存根部分都有需填写前往单位的名称、被介绍人姓名、人数以及联系的事宜等项目，存根部分还有批准人一栏，持出部分还需填好本单位的名称和填写时间及有限期限。 2、介绍信的种类：（1）通用介绍信（2）专用介绍信 五、知识点 （三）信息收集 1、信息收集的范围：主要有企业信息、国际市场信息、客户信息、贸易信息、国际金融信息、法律政策信息、交际活动信息等。 2、信息收集的方法：（1）观察法（2）阅读法（3）询访法（4）问卷法（5）索购法（6）交换法（7）网络法。 六、拓展提高 领导人名章由单位的主要负责人或法人代表亲笔手书，并据以刻制的领导人名章，叫签名章，又叫手章，多用于签订合同、签发聘书、毕业证书、书信、报表等方面。各级领导机构之间，以领导个人名义发出的书信，一般加盖领导人名章，表示负责、尊重和信任；签订合同、协议等，要加盖双方或各方领导人名章，表示负责和信用；布告、通告等特殊文书也加盖领导人名章，表示权威和承担法律责任。领导人名章具有法定的权威性和代表性，因此要控制使用，加强管理，要像保管公章那样保管领导人名章，防止他人利用领导人名章招摇骗事，进行非法活动。 谢谢！ 项目六????日常事务管理 任务14 印章与介绍信管理实训 任务15 值班管理实训 任务16 备用