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管理制度 工程技术有限公司采购管理制度汇编
新疆克虏博工程技术有限公司
采购制度汇编
采购部
二零一一年十月八日
目 录
1、供应商管理制度
2、供应商评价制度
3、材料计划申报管理制度
4、物资采购管理制度
5、物资采购合同管理制度
6、物资采购招议标管理制度
7、物资稽核管理制度
8、材料库存管理制度
9、材料验收入库管理制度
10、库房帐料管理制度
11、废旧物资管理制度
12、现场物资管理制度
13、急用料采购管理办法
14、退、换货管理制度
15、返修材料管理办法
16、代储代销管理办法
17、材料费结算管理办法
供应商管理制度
为规范供应商开发流程,使之有章可偱,并与供应商建立长期战略合作伙伴关系,满足公司发展需要特制定本制度。
1.供应商的开发权责
⑴总经办、行政部负责供应商开发主导工作
⑵采购部、技术部、财务部、售后部组成评审小组,负责供应商的评核及价格评价。
2.建立供应商准入制度
⑴供应商来源有下列方式:
①原有的优质长期供应商②同行介绍③行业刊物④各种采购指南⑤传播媒体⑥供应商主动联络⑦实地考察⑧其他途径
⑵建立供应商档案,档案内容包括供应商编号、公司名称、法定代表人、详细联系方式、地址、主要供应产品等,评估合格者归档。并存档以下证件复印件:企业法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证、增值税一般纳税人资格证书、委托代理人授权书、合同签订人身份证复印件。
⑶各个证件具有一定的有效时间。
⑷生产厂家必须具有生产权,代理商家必须持有生产厂家出具的有效代理证书(函)。参考项:公司简介、代理范围及主营项目、售后服务承诺书。
3.与供应商洽谈,签订《长期合作协议》。双方明确价格、采购流程、付款条件、配送方式、售后承诺等,如价格变动供应商有义务及时通知。
4、供应商的最终选择是:诚信可靠、供应稳定、质量保证、价格合理。
供应商评价制度
为规范供应商管理,特制定本制度对供应商进行考核与评价。
1.采购价格的控制
⑴采购部对物资建立价格档案,每一批货物的报价应首先与归档价格比较,分析价格差异,无特殊原因,原则上采购价格不能超过存档价格,否则做出说明。
⑵建立价格评价体系。评审小组收集有关价格信息,分析评价现有的价格水平,对重要物资价格进行更新。
2.供应商的调查评核
⑴采购部对下列因素作评核:
①商品价格②配送方式③保修期限④技术资料管理(合格证、保修证、检验报告等)
⑵技术部对下列因素作评核:
①商品技术水准(优势,是否落后)②设备状况③品质规范与标准
⑶售后部对下列因素作评核:
①售后维修能力②维修后保修能力③异常排除能力④售后服务能力
3.供应商复查规定
⑴合格供应商,每年年底复查一次,不合格的除总经理特批,不在合格供应商之列。
参与人员:总经办、采购部、技术部、财务部、售后部
①供方的业绩和以往的履约能力,信誉及服务状况。
②供方的价格和结算方式。
③供方的供货方式和承诺。
④供方保证合同要求的能力。
评价结论:
1、满足以上条件的供方经供方评定表评定合格后可选为合格供应商。
2、对优秀的供应商可优先取得交易机会;或优先支付货款或缩短付款。
3、不合格供应商不在采购选择择范围之内,如欲重新向本公司供货,应重新调查评核。
4、凡因供应商品存在质量问题或交货期延迟成损失的,按合同追究损失;或减少订货;信誉不佳的供应商酌情作延期付款之惩罚。详见附表:
附表:《供应商基本情况表》《供应商调查表》《供应商评鉴表》
材料计划申报管理制度
为加强规范材料计划上报管理,节约成本、减少支出,确保物资质量和物资快速到位的全过程得到有效控制,特制定本制度。本制度针对工程用料、各部门的计划上报进行统一管理。
1、材料计划上报的要求
①所有材料计划,统一上报到采购部。
②上报的计划必须要标明工程名称,上报日期,要求到货日期等内容,详见后附《材料计划申请单》
③材料的名称、规格、型号、到货日期要写明确;有参考价格可注明;需要送货到工地的,要说明卸货地点;需要提供图纸的要出具图纸;属于采购工作的必须细节,都可在计划中标注作采购参考依据。
④对待某些特急料,按《急用料管理办法》执行。但事后要补报正规计划,在已经采购物资后面以文字备注(已购),已免重复采购。
2、计划的审批和执行
①材料计划的审批流程:项目部(业务部)→技术部→主管领导→采购部,对于手续不全的计划采购部有权拒绝供应。
②材料计划的执行:
2.1采购部经理在收到计划单后,应认真核对计划的可执行性,如有不可执行的项目,应及时于相关部门沟通,以便调整计划。
2.2审批完毕后的计划转交库管,有库存的标明不再重复采购,再交由采购员执行。
计划审批工作流
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