体系 管理程序.docVIP

重庆市世纪之光科技实业有限公司 　　　　　　　　　　　　　　　　 文件名文件管理程序编码： SJZG-2-05-0001等级：一般版次：A1页次： PAGE 5/ NUMPAGES 5 文件会签/发放表 项次日期版次承办单位承办人部级审核更新事项1 　 2015-04-01 　A1 　品质部 吴钦 唐军 首次发行需会签部门 （需签核的打钩）会签 （签名）签核意见 （签核意见上打钩）□01 总经理办公室 □同意 □不同意□02 供应链管理部 □同意 □不同意□03 研发中心□同意 □不同意□04 行政部 □同意 □不同意□05 品管部 □同意 □不同意□06 战略发展部 □同意 □不同意编制： 审核： 准许： 1.0目的 旨在使得世纪之光公司所有与质量、环境安全、职业健康先关的体系文件及资料有序管理特制定本程序文件 2.0适用范围 本规范适用于世纪之光公司所有需要存档及规范管理的质量、环境安全、职业健康相关的体系文件及资料 3.0 职责 3.1 行政部：负责所有文件、资料的存档、编码、发行、分发，为文件管理单位 3.2 文件编制单位：负责编辑内容、及时更新，签核到相关部门 4.0管理程序 4.1文件、资料的分阶 第一阶：质量、环境安全、职业健康手册、方针 第二阶：程序文件、管理文件、操作流程等 第三阶：作业指导书、技术文件、图纸等 第四阶：表单、记录等 第五阶：外来文件（国家、地方法律法规，行业规范，客户、供应商、同行泊来文件等） 4.2 文件编码规则 (以本文件编码为例） SJZG-2 -05-0001 文件唯一逐增序号，由行政部指令文件发行单位 文件发行年份 文件阶层 公司代码 4.3 文件发行/更新步骤 文件更新 文件新版发行 会签不同意 更改 发行完成，文控中心敲章存档并下发至相关部门 会签同意 相关部门会签 承办人编辑打印，主管审核 向文控中心索要文件序号并对文件编码 沿用旧版或停止发行 4.5 审核、准许权限 项次 文件阶层编制审核准许第一阶工程师(主管）分管副总总经理第二阶工程师(主管）部级主管分管副总第三阶工程师(主管）部级主管部级主管第四阶工程师(主管）工程师(主管）工程师(主管）第五阶根据文件重要性，视情况由法务部、行政部、投资发展部等部门完成 4.6 文件管理 4.6.1 文件的保管、借阅、复制 A:文件保管： 公司体系相关文件统一由行政部管理并设专人保管，纸本档文件不得有任何的损毁、受潮。本程序所管控的文件在未进行更新的情况下按文件阶层分类，保存期限如下： 文件阶层保存期 第一阶永久有效第二阶永久有效 第三阶两年 第四阶一年 第五阶根据文件重要性，视情况由行政部牵头与相关部门商议 B：文件借阅、复制 由于工作需要借阅的，由借阅使用单位向文件保管单位提出申请，批准后方可使用，使用期间使用人、部门应对文件的必威体育官网网址性、完整性，未经允许不得私自复制、拍照、外传。用完后应及时归还行政部 4.6.1 文件的发行、更新、报废 行政部于下发新文件时应由签收部门填写签收表，同一文件版本更新时，除填写签收表外，还需回收老版原件。老版原件及报废文件统一由行政部报废 4.6.2 文件追溯力 所有公司文件，在适用范围内，相关部门及员工务必遵守，新版文件未正式下发前，老版始终有效；任何对已经发行的文件内容有异议的部门及人员可向文件编制部门提出异议，进行修改。但修改发行之前，老版内容应无条件遵守 4.6.2 文件的遗失补办 所有文件原则上都应至少有两套以防止丢失无指导文件,遗失部门应第一时间知会行政部补办，行政部等数备档