N02文件管理办读法-.doc

2、文件管理办法 一、目的 为进一步规范公司文件管理，提高公文处理质量与办文效率，特制定本办法。 二、适用范围 本办法适用于司属各单位。 本办法所指文件是以公司名义的发文，管理性文件，以及来自公司以外单位的文件。 三、职责 1、公司综合办公室是文件管理工作的主管部门，负责检查、监督和指导公司总部及项目部的文件管理工作。公司综合办公室、项目部应配备专职（或兼职）人员负责文件管理工作。 2、公文处理必须做到迅速、准确、必威体育官网网址，充分发挥指导工作、交流经验、上通下达的作用。 3、各部门及项目部应对收、发文进行统一归口管理，配备专职(或兼职)人员接收公司文件，专(兼)文件管理员必须每天至少一次登陆QQ或邮箱接收公文，及时下载、打印文件，并做好收文登记，按程序进行公文处理。 四、收文管理 1、收文登记 文件收到后，由公司综合办公室/项目文秘人员首先进行登记 (见《收文登记表》)，登记后附上公司公文处理卡(见《公文处理卡》)，完整填写有关内容（内容要求见《公文处理卡》），交由公司综合办公室主任/项目经理批转。 2、批阅 由公司综合办公室主任/项目经理根据文件内容确定公司/项目对口主管领导或总经理，签写批阅意见后返回综合办公室/项目文秘人员，根据文件批阅范围送领导阅示。 3、批示 公司领导/项目经理根据文件内容确定处理意见，并在公文处理卡上进行明确批示。 4、阅办 4.1各部门及项目部文件管理员根据领导批示，将文件发送有关承办部门或人员。 4.2承办部门或人员要依据领导指示和文件内容、性质，抓紧处理，组织人员执行文件，在要求时限内做出执行结果。传阅的文件，在部门停留时间不应超过4小时。需办理、转发的文件，主办部门办文时间不应超过一个工作日。确需延长时间，应及时予以说明，并留存复印件，原件交综合办公室。公司综合办公室/项目文秘人员有责任对公司领导在公文上批示内容的落实情况进行督促。 4.3有两个或两个以上部门或人员阅办的文件，要确定主办部门或人员，主办部门或人员接文后应主动与协办部门协商，在限期内拟办处理，如主、协办部门意见不一致时，应报告主管领导指示处理，不得拖延。 4.4阅办后的公文，承办人应在“公文处理卡”上签署承办情况，限期上报的文件，应注明已于某年某月某日报出，然后退公司综合办公室存档。 5、存档 由公司综合办公室将文件及传阅结果按档案管理要求存档。档案管理要求见《档案管理办法》。 五、发文管理 1、文件起草 由经办人起草确定待发文稿，文稿要求如下：全面、准确地反映客观实际情况，符合国家的法律、法令、合同等相关规定。完整、准确地体现领导意图。重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，文字简明通畅，标点符号使用恰当，人名、地名、时间、数字准确，行文规范。文稿一律打印。文件均应标明主题词，主题词由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组组成。 2、文稿审核 由公司主管领导对待发文稿进行审核，审核内容包括： 文稿内容：文稿内容是否达到本制度5 .1条所列文稿起草的要求，如不达要求，需明确指出不适之处并退回经办人修改直至符合要求。 文稿格式：文件格式主要包括：版头、发文编号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文单位、成文日期、主题词、抄报对象等，管理性文件格式：主要包括标题、发文字号、签发人、日期等。 3、文稿签发：文稿审核无误后由经办人将文稿呈送发文单位主管领导，主管领导审阅同意后签发。公司管理制度、办法、条例、细则等管理性文件由各职能部门拟稿，主管领导会签，总裁批准。 4、办理发文登记 公司层面的发文，综合办公室根据领导签署发文意见及签署日期进行发文登记，项目部层面的发文，由项目文秘人员进行发文登记，登记内容见《发文登记表》。公司发文的发文号：发文字号由公司代字、部门代字、发文年度和发文顺序号组成，由公司综合办公室统一编制与填写，项目发文的发文号：发文字号由项目代字、发文年度和发文顺序号组成，由公司综合办公室统一编制，由项目文秘人员填写。 5、文稿打印 由公司综合办公室或项目文秘人员根据签发文稿确定打印方式和份数。并将文稿打印一份交发文部门进行最后核稿，确认无误后按发文范围确定打印份数。 6、文件盖章 由综合办公室/项目文秘人员将打印好并经签署的文件加盖公章。 7、文件下发 由综合办公室/项目文秘人员将文件按文稿发放范围，进行发放。公司给项目部的发文通常通过电子邮件的形式下发， 8、文件存档 由综合办公室将文件底稿、正式发文两份按《档案管理办法》归整存档。 六、发文处理的要求 1、凡以公司名义发出的文件，均须履行上述审批手续。 2、公司管理制度、办法、条例、细则等管理性文件由各职能部门拟稿，主管领导会签，总经理审核、总裁审批后，由综合办公室统一打印装订发放。 3、各部门对内、对外发出的各种汇报、会议、通知等材料，可不编文号，但需履行审批手