件PN1 文件控制程序.doc

1.0目的: 本程序确定了本公司文件管理系统，以保证本公司各文件按程序制作、审批、印发、更改、回收等，使管理体系得以有效运行。 2.0适用范围: 适用于本公司ISO9001:2008质量管理体系各文件的控制。 3.0定义： 3.1手册：质量管理体系的第一阶文件，阐述公司的质量方针、目标等，并描述公司质量管理体系总体架构的文件。 3.2程序文件：质量管理体系的第二阶文件，描述一个部门或多个部门共同配合完成某项工作应遵循的原则，对某项工作的过程与流程进行规范的文件。 3.3作业指导书：质量管理体系的第三阶文件，描述一个工作或一个工序由何人在何地采取何种方法以达到何种效果的具体作业指导性文件，如：产品作业标准、作业指导书、检验或化验标准;机器设备安全操作规程或指导书;量测仪器或设备校验或校准操作指导书等。 3.4记录：质量管理体系的第四阶文件，是完成某项工作的证据（记录依据《记录控制程序》进行管理）。 3.5外来文件：是指本公司以外的组织提供给本司的文件，如：地方/国家/国际标准/法律法规、客户或相关方提供的所有影响产品质量的文件。 3.6正本文件：仅指本公司质量管理体系文件中，文件正面右下角加盖有‘红色发行章’的文件。 3.7副本文件：仅指本公司质量管理体系文件中，文件正面右上角加盖有‘红色副本章’的文件。 3.8受控文件：仅指本公司质量管理体系中各文件，受控文件均有统一的文件格式、文件编号、文件版本号、加盖相关管制印章等，统一由公司行政部进行编号、盖章、发行等管制。 3.9非受控文件：仅指本公司质量管理体系文件中，文件正面右上角加盖有‘红色非受控文件章’的文件。 4.0 职责: 4.1总经理 4.1.1批准质量手册、程序等文件； 4.1.2监督质量管理体系的实施与完善。 4.2.管理者代表 4.2.1负责质量管理手册、程序文件的审查； 4.2.2组织、协调相关部门及人员编写文件； 4.2.3推动质量管理体系的运行，并定期向总经理汇报。 4.3各部门 4.3.1负责各自职责范围内相关文件的编写与审查。 4.4行政部 4.4.1负责全公司所有质量管理体系文件的送审、发放、修订、回收、作废、保管等作业，确保各部门能及时得到有效文件的支持。 4.4.2统筹本公司受控文件的编号、修订、更新等管制。 4.4.3负责定时将必威体育精装版的文件清单进行更新与管理。 5.0 工作程序 5.1文件的制订与审批 文件类别 制订者 审查者 批准者 质量管理手册 （一阶文件） 管理者代表 管理者代表 总经理 程序文件 （二阶文件） 各部门负责人 管理者代表 总经理 作业指导书 （三阶文件） 部门相关人员 部门负责人 管理者代表 表单/记录 （四阶文件） 部门相关人员 部门负责人 管理者代表 其他文件 部门相关人员 部门负责人 管理者代表 5.2文件的编号 5.2.1.公司质量管理体系的一二三四阶文件编号方法: 5.2.1.1.流水号: 自001起,依序编号。 5.2.1.2.文件类别: M—手册 P—程序文件 S—作业指导书类 F—表单/记录类 5.2.1.3.文件版本:用26个英文字母 / 0~9的阿拉伯数字构成，首次发行其版本 号为“A/0”，修订第1次后变更为A/1，修订第9次后变更为A/9，修订第10次后变更为B/0，修订第11次后变更为B/1，依此类推。 5.2.2.外来文件的编号依外来文件自身编号进行列管。 5.2.3.公司使用的产品工艺图纸等技术资料的编号,依《技术资料管理作业指导书》规定。 5.3文件的审批、印发及使用 5.3.1各部门将制订的文件依审批规定找相关人员审批后交行政部。（注：如不属于标准格式的，行政部协助转化成标准格式） 5.3.2行政部接到审批后的文件后填写《受控文件清单》，然后在正本文件每页正面右下角加盖‘红色发行章’，填写相关内容。 5.3.3行政部根据正本文件封面上规定的印发对象、份数等用正本文件进行复印、发行副本文件。 5.3.4行政部在副本文件每页正面右上角加盖“副本”印章并编号后及时分发给公司对应部门负责人，接收人员检查文件页数等无误后在《文件印发签收记录表》上签收，同时建立本部门的《受控文件清单》（注：《受控文件清单》上须依文件类别进行分类列管）。 5.3.5若文件需传真或分发到公司外部，需经过管理者代表批准，由行政部加盖“非受控文件”印章后方可。 5.3.6各部门负责人在收到新发或修订文件后，需及时在本部门《受控文件清单》上登记或修订，同时对相关人员进行培训，确保相关人员能及时依公司必威体育精装版规定作业。 5.3.7各部门人员因工作需要，需借用受控文件时，需到本部门文件管理员处填写《文件借阅登记表》并经相关权责人员审批后，文件管理员方可发