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柳州恒超汽车部件有限公司
物流管理体系文件
程 序 文 件
编制: 日期:2010.5.1
审核: 日期:2010.5.5
批准: 日期:2010.5.10
受控状态: 手册编号:
发放序号:
2010.05.16 发布 2010.05.18 实施
恒超物流
文件控制程序
1、目的:
确保使用场所得到的文件均为有效版本,防止使用作废的文件。
2、适用范围:
适用于与管理体系有关的所有文件的控制。
3.职责
3.1 综合办是文件控制的归口管理部门,负责文件的发放、更改、控制和管理工作。
3.2 经理负责管理方针、目标和管理手册、程序文件的批准。
3.3 各部门负责与本部门有关的文件 的控制和管理。
4.工作程序
4.l文件的分类和编制、??准按《文件管理标准》执行,并确保所有文件在发布前对其适宜性均得到批准。
4.2各种类别的文件的编号方法按《文件编号办法》的规定进行编号。
4.3 各部门根据工作需要识别需编制的文件,填写“文件编制计划/文件清单”组织人员进行文件的编写。
4.4文件的签发
4.4.l综合办负责文件的签发,文件接收人在“文件收/发文记录单”上签字后领用相应文件。
4.4.2以传真、电子邮件传递的文件应记录时间、接收传真号和电子信箱号。
4.4.3文件在批准时应注明发放对象,具体按《文件管理标准》执行。
4.5文件的评审、更新与更改
4.5.1文件在实施过程中,应评审其适宜性。文件编制部门应适时(标准/法规、市场产品、企业机制及上级、顾客、供方等信息变化时)组织相关部门,对文件进行评审;内审及管理评审时应对文件评审,以确定是否更换。
4.5.2如文件需要更改时,由归口部门提出更改申请,说明更改意见及原因,组织有关部门评审后更改,并填写“文件更改/销毁记录”下达更改通知单到文件原持有人。
改动内容较小时可采用划改方式,文件持有者按通知单要求划改;改动内容较多时可采用换页的形式。将原页码收回销毁。文件持有人负责对文件修改条款换页/作出标识。
4.5.3文件更改应重新按本程序规定、批准发布。并由原审批人员负责审签,原审批人不在职时,由现任领导审批、签发,现任领导在审批前,应获得原审批文件所依据的背景资料,了解原文内容、更改原因、依据等。
4.5.4多次更改或文件大幅度修改时应进行换版。换版后原版次文件作废,换发新版本。
4.5.5作废文件由发放部门按原发文登记记录收回,并在备注栏注明“作废”标识,作废文件,由文件管理人员填写“文件更改/销毁记录”经主管领导审批统一销毁,并在原文件登记表中记录销毁日期和文件数量。
留作参考有保存价值的作废文件,应在文件醒目处标“作废”标识,并在原文件登记表备注栏注明“作废留存”方可保留。
4.5.6各文件管理部门负责对发放到本矿外部的受控文件,应做好发放记录和更改/更换/作废控制,当本本矿文件更改/换版时及时给予更改和换发。
4.6 文件的管理
4.6.1 文件管理部门应编制“文件清单”。
4.6.2 文件应分类存放在干燥通风和安全的地方,由文件管理部门监督实施。
4.6.3 任何人不得在受控文件上乱涂乱改,确保文件的清晰易于识别和检索。
4.6.4 需临时借阅的文件,借阅者应填写“文件借阅、复制记录”,经主管领导批准后借阅文件,由文件管理员负责收回;原版文件一律不外借,防止文件丢失或损坏,具体按《文印管理办法》执行。
4.6.5 文件管理部门负责组织,全面检查各类在用文件的有效性,随时核查各使用者手中的文件以及作业现场的文件,发现问题及时处理。
4.7 外来文件的控制
综合办负责外来文件的管理和控制,填写“外来文件清单”并做好发放记录。
4.8对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。
5.相关文件
5.1《文件管理标准》
5.2《档案管理制度》
5.3《文印管理办法》
5.4《文件编号办法》
6相关记录
6.1文件编制计划/文件清单
6.2文件收/发文记录单
6.3文件更改/销毁记录
6.4文件清单
6.5文件借阅、复制记录
记录控制程序
1、目的
反映体系运行的实际情况和保证体系运行的可追溯性,证明体系运行的有效性。
2、适用范围
适用于质量、环境和职业健康安全管理体系运行中形成的记录。
3、
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