柳流州恒超物流公司程序文件分析.doc

柳州恒超汽车部件有限公司 物流管理体系文件 程 序 文 件 编制： 日期：2010.5.1 审核: 日期：2010.5.5 批准: 日期：2010.5.10 受控状态： 手册编号： 发放序号： 2010.05.16 发布 2010.05.18 实施 恒超物流 文件控制程序 1、目的： 确保使用场所得到的文件均为有效版本，防止使用作废的文件。 2、适用范围： 适用于与管理体系有关的所有文件的控制。 3．职责 3.1 综合办是文件控制的归口管理部门，负责文件的发放、更改、控制和管理工作。 3.2 经理负责管理方针、目标和管理手册、程序文件的批准。 3.3 各部门负责与本部门有关的文件 的控制和管理。 4．工作程序 4.l文件的分类和编制、??准按《文件管理标准》执行，并确保所有文件在发布前对其适宜性均得到批准。 4.2各种类别的文件的编号方法按《文件编号办法》的规定进行编号。 4.3 各部门根据工作需要识别需编制的文件，填写“文件编制计划/文件清单”组织人员进行文件的编写。 4.4文件的签发 4.4.l综合办负责文件的签发，文件接收人在“文件收/发文记录单”上签字后领用相应文件。 4.4.2以传真、电子邮件传递的文件应记录时间、接收传真号和电子信箱号。 4.4.3文件在批准时应注明发放对象，具体按《文件管理标准》执行。 4.5文件的评审、更新与更改 4.5.1文件在实施过程中，应评审其适宜性。文件编制部门应适时（标准/法规、市场产品、企业机制及上级、顾客、供方等信息变化时）组织相关部门，对文件进行评审；内审及管理评审时应对文件评审，以确定是否更换。 4.5.2如文件需要更改时，由归口部门提出更改申请，说明更改意见及原因，组织有关部门评审后更改，并填写“文件更改/销毁记录”下达更改通知单到文件原持有人。 改动内容较小时可采用划改方式，文件持有者按通知单要求划改；改动内容较多时可采用换页的形式。将原页码收回销毁。文件持有人负责对文件修改条款换页/作出标识。 4.5.3文件更改应重新按本程序规定、批准发布。并由原审批人员负责审签，原审批人不在职时，由现任领导审批、签发，现任领导在审批前，应获得原审批文件所依据的背景资料，了解原文内容、更改原因、依据等。 4.5.4多次更改或文件大幅度修改时应进行换版。换版后原版次文件作废，换发新版本。 4.5.5作废文件由发放部门按原发文登记记录收回，并在备注栏注明“作废”标识，作废文件，由文件管理人员填写“文件更改/销毁记录”经主管领导审批统一销毁，并在原文件登记表中记录销毁日期和文件数量。 留作参考有保存价值的作废文件，应在文件醒目处标“作废”标识，并在原文件登记表备注栏注明“作废留存”方可保留。 4.5.6各文件管理部门负责对发放到本矿外部的受控文件，应做好发放记录和更改/更换/作废控制，当本本矿文件更改/换版时及时给予更改和换发。 4.6 文件的管理 4.6.1 文件管理部门应编制“文件清单”。 4.6.2 文件应分类存放在干燥通风和安全的地方，由文件管理部门监督实施。 4.6.3 任何人不得在受控文件上乱涂乱改，确保文件的清晰易于识别和检索。 4.6.4 需临时借阅的文件，借阅者应填写“文件借阅、复制记录”，经主管领导批准后借阅文件，由文件管理员负责收回；原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏，具体按《文印管理办法》执行。 4.6.5 文件管理部门负责组织，全面检查各类在用文件的有效性，随时核查各使用者手中的文件以及作业现场的文件，发现问题及时处理。 4.7 外来文件的控制 综合办负责外来文件的管理和控制，填写“外来文件清单”并做好发放记录。 4.8对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。 5．相关文件 5.1《文件管理标准》 5.2《档案管理制度》 5.3《文印管理办法》 5．4《文件编号办法》 6相关记录 6.1文件编制计划/文件清单 6.2文件收/发文记录单 6.3文件更改/销毁记录 6.4文件清单 6.5文件借阅、复制记录 记录控制程序 1、目的 反映体系运行的实际情况和保证体系运行的可追溯性，证明体系运行的有效性。 2、适用范围 适用于质量、环境和职业健康安全管理体系运行中形成的记录。 3、