文书档案的整理分析.pptx

文书档案的整理;第一部分 概述;一、文书档案的含义; 文书档案整理就是将公务活动中形成，已经办理完毕应该归档的文件，按照一定的原则和要求，进行科学的分类、鉴定、组卷（件）、排列、编目等，使之系统化、条理化的过程。 ;二、文书档案整理方法的演变及其利弊; 以“卷”为单位整理方法（传统方法）主要步骤是组卷、装订、编目等。 其优点是：便于安全保管；不易散失；便于清点移交。 弊端是立卷过于繁琐复杂，工作量大，方法不易掌握，对整理人员要求较高；不利于快速准确查考利用；拆装打孔不利于档案保护；档案鉴定销毁、开放较难。; 按“件”整理方法就是归档文件整理方法。 其优点是简化了整理环节，省去了组卷、拟写案卷标题、编制案卷目录等程序，有利于计算机管理，大大提高了档案的查考准确率。 缺点是办理移交时清点任务繁重。 ;三、文书档案整理的原则?;第二部分 归档文件整理方法;一、定义;2、件 “件”是指归档文件的整理单位，归档文件一般以每份文件为一件。 以下情形为一件： ;;;3、归档文件整理 ? 是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。 ;二、整理步骤;工具准备;第一步：收集文件 ? 文件收集遵循的原则： “以我为主” 的 “ 职能 ”原则。 “突出反映本单位”的“工作特色”原则。 ;收集渠道 收文渠道 发文渠道 其他渠道;收文渠道 文书档案收集内容的一大来源就是各单位收到的各种公文，主要有三类来文： 一是党委、政府以及有关主管部门来文，如市委、市政府文件，工商、税务、统计等机关文件等； 二是不相隶属单位来文，如立档单位驻地基层党委、政府文件等； 三是下级单位、下属单位等报来的文件。 ;发文渠道 各单位制发文件，一般都经过起草、送审、签发、登记、印制等流程，其中，印发公文的登记十分重要。因此，各立档单位每年在清理所印发公文中的归档文件时，应对照发文登记簿进行清理。 ; 其他渠道形成的文件材料主要有三类： 一是有权机构出具的关于产权产籍、质量认证、资质信用、知识产权等凭证类材料； 二是会议文件，这里主要是指有关人员外出开会带回的会议材料，尤其是要求贯彻执行的会议和重要的业务会议材料； 三还应特别关注其他较为特殊又十分重要的文件材料，比如与有关单位、个人签订的劳务、设备采购、业务往来等合同、协议。 ;第二步：鉴定;（一）划分归档和不归档范围 ? 归档范围 ? 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第10号令）第四条规定，企业文件材料归档范围是： ; 1. 反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料； 2. 本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料； ; 3.本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料； 4.其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。 ;不归档范围 1.有关机关和上级主管部门制发的普发性不需要办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。 ; 2.重份文件，无查考价值的事务性、临时性文件，一般性文件历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、电话记录，企业内部抄送件，本企业领导兼外单位职务与本单位无关的文件。;3.非隶属关系单位发来的不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料。 4.所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需要本企业办理的文件材料。 5.其他不需要归档的文件材料 ;（二）划分保管期限 1、如何准确划分保管期限 鉴定原则： 用全面的、历史的、发展的、长远的观点判定档案的价值。 ; 鉴定应从全局出发，不能局限于某一机关，某一