公文制作-公文的意义.ppt

公文製作－公文的意義;公文製作－公文類別;公文製作－公文結構;公文製作－簽稿之性質;公文製作－簽稿之性質;公文製作－簽之撰擬;公文製作－簽之撰擬;公文書橫式書寫數字使用原則;數字用法舉例一覽表;數字用法舉例一覽表;數字用法舉例一覽表;數字用法舉例一覽表;筆硯web公文製作系統實際操作－承辦人流程圖 ;製作第一份公文;開啟新檔;;筆硯公文製作－「93函」;;筆硯公文製作－「93函」;;?步驟4 輸入發文字號： ?滑鼠移至「發文字號」處，按滑鼠左鍵出現對應的選單內容。分別輸入字(註：發文字部分若是先有在「使用者註冊網頁」輸入內容，此時即可用點選方式輸入)、文號及支號，若無支號可不輸入，系統會自動帶出該年年度。輸入完畢，點選[確定]。 ?注意：若文號不足7碼時(如123)，只需輸入123即可。當文號不足7碼，系統會出現訊息，告知系統將自動補0，使文號塞滿為7碼。呈現出的文號為〝東老秘字第0960000123號〞。 ?繕打函稿時如不知發文字號，建議仍先輸入“字” 、“稿署名” 、“署名” 。;;筆硯公文製作－「93函」;?步驟5 設定附件 ?還有第二筆附件要繼續新增，重複步驟1.2的動作；若附件設定完畢，就點[確定]離開。 ?注意：附件檔案總大小不可超過1024KB，否則將不能進行電子交換。若超過1024KB時，系統會提警告訊息。 ?紙本附件附簽大小以A4為原則。;;;;筆硯公文製作－「93函」;;;筆硯公文製作－「93函」;;筆硯公文製作－「93函」;;公文製作－函稿之撰擬;公文製作－函稿之撰擬;公文製作－函稿之撰擬;公文製作－函稿之撰擬; 　?另頁核章：承辦人員於辦簽、函稿內文結束需另頁 核章，應於該頁加註該案「案由摘要」。 　?公文如有附件隨陳，應檢齊隨文稿或簽再陳核；附 件有2種以上者，請分別標以附件1、附件2， （可將重要處斜摺，露出上端或加籤條，以利 查閱）。 　?文稿1頁以上者請裝訂妥當，並於騎縫處蓋騎縫章 或職名章，同時於每頁頁尾中間加註總頁碼及 頁碼。;公文製作－注意事項;筆硯公文製作－「93函」;;?步驟10 編輯編輯正副本內容 ?副本編輯方式同正本 ?注意：副本有「附註說明」，在副本單位欄可按灰色，出現如下對話盒，點選含附件後即帶入含附件說明，再點選確定即可。有附註說明含附件的副本單位，箭頭顏色會變成藍色，且這樣副本受文者也才會收到附件電子檔。 ?若已設定含附件後，又要取消附件設定時，點選即可清掉含附件字串。 ?副本一般無須作為（亦無附件），如需作為請於內文說明項說明。;;筆硯公文製作－「93函」;;;?步驟11 編輯會辦單位及決行層級 ?將滑鼠游標指向「決行層級」欄位，按滑鼠左鍵出現對話盒。分別可以看到「分層負責」及「決行層級」兩個欄位。「分層負責」以及「決行層級」可利用下拉選單點選所需的資訊，或是可自行修改內容。;;?步驟12 存檔 ?點選出現「文件資訊」對話盒，主旨自動帶至「摘要」欄，選擇交換類別及交換密等，輸入[檔案名稱]後按[確定] 。 ?注意：本家目前可適用之交換方式除第一類電子交換外尚有第三類電子公佈欄及指定郵寄。 1.交換類別選擇第一類，請點選不加密（內建設定）。 2.交換類別若點選第三類（一般）表示要張貼本家電 子公佈區，請填入公告期限天數。 3.若該函稿需指定郵寄，請選擇郵寄類別（普通、限時掛號、普通掛號等）。 ?如已存檔可用另存覆蓋原檔案資料（檔名不變）。;;;筆硯公文製作－「93函」;;;?步驟13 特殊列印 ?設定列印之擬批示之函稿：“建議“選取「套印騎縫章」、「受文者顯示方式」、「套印發文方式」 ?「特殊列印」設定完成後點選「列印」，如需會辦單位表示意見可於「預覽列印－格式－ 簽稿會核單（帶受文單位）」，「套用」後「列印」－「離開」。 ?注意：列印時請選擇「不套用設定」。;;;;?步驟14 發函 ?稿經機關首長或代理人批示後，依批示意見修正，若該文為創稿請向收發人員要一文號，，如為發文請使用原收文字號發文，填入文號及發文日期後，填入附件及附件檔名。;;筆硯公文製作－「93函」;;筆硯公文製作－「93函」;;筆硯公文製作－「93函」;;＠補充說明：正副本之設定*2 1.常用機關設定(即建立常用發文機關，可節省輸入及系統搜尋時間。) ?利用「受文者資訊」對話盒右下方的，將常常發文的對象建立在此對話盒內。內容有使用、新增、修改、刪除、匯入及匯出。 ?新增操作說明如下： 步驟1：點選後出現「常用機關」對話盒，再點選「新 增」，此時「新增」二字會變成橙色。 ;。 。;?新增操作說明如下： 步驟2：在紅色框內輸入〝常用機關類別名稱〞，如本家各單位；完成後，再於下方紫色框內