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自动回复 自动回复的使用 自动回复通常在休假期间使用，如： 您好： 我现在正在休假，此邮件为自动回复，不能及时回复您的邮件深感抱歉。 我将于2011年10月7日返回，之前的工作可以与XXX(xxx的邮件地址)负责。如需紧急处理，请电话联系 此致 敬礼！ 为避免邮件始终处在自动回复状态，建议设置起止日期。 使用技巧 添加多个账号 设置发件人名称 自动收取邮件 自动回复 在地址栏中输入中文名称 使用标签标记邮件的重要性 用主密码保护自己的隐私 使用插件 企业邮箱注意事项 只能使用本人的电子邮箱，不允许合用、转借他人使用，不得将 ID账号密码告知他人。 不得盗用他人邮箱，一经发现，违规员工将被追究 不得制作、查阅、复制、传播含有法律禁止的内容的电子邮 件。 如利用邮箱进行违法活动者将移交司法机关。 高效能人士的第八个习惯 ——养成用邮箱的习惯！ 早上上班的第一件事情： 打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件 邮箱是工作的平台 使用好邮件，遵守一些邮件沟通规范和技巧，能大大提高你的工作效率 谢谢！ * CarbonCopy * 其他场景：工作汇报，总需要盯着领导，只有当领导在的时候才能得到批示 * 重要性的例子： 紧急！XX品牌的水饺发现葡萄球菌超标！ * * 邮件系统使用培训 邮件系统的运用 邮件系统礼仪 邮件系统设置 电子邮件沟通的重要性 电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 电子邮件是企业文化的体现 企业用户电子邮件的用途主要体现为 日常工作交流、传递公司的 产品与服务信息、获取外界 信息和展示企业形象等 为何使用电子邮件？ 特点 条理化表达，强迫思考：口语表达对情境依赖程度高，内容不够明确，表达不够有条理。 明晰责任：当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳 也许就忘了，许多事情因此无法澄清。 作用 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论， 以及达成的共识一目了然 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动 细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端 需要发送邮件的情况 业务谈判，事件处理 正式工作报告，日常请示 部门之间事务往来 备忘与确认 信息发布（政策，通知） 知识推荐和问题讨论 难以简单用口头表达说明清楚的事项 发送、抄送与密送， 回复与全部回复 reply，回复 的信息只有 发件人能看 到。 reply all 全部回复，所 有在发信人列 表中的人都能 看到回复。 而BCC是秘 送，即收信 人是不知道 你发给了 BCC的人了 的。这个可 能用在非常 规场合。 而CC的人则只 是需要知道这 回事，CC的人 没有义务对邮 件予以回应， 当然如果CC的 人有建议，当 然可以回mail。 To的人是要 受理这封邮 件，理应对 邮件予以回 应。 forward 转发 将邮件内容 转发给其他 人，也可以 在转发中增 加自己的注 释。 邮件发送对象的选择（1） 工作计划的发送 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人 为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理 项目通报类的邮件 主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导 寻求跨部门支持的邮件 一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持 邮件发送对象的选择（2） 小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能 CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情况 BCC与CC的区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心接收方回复这封信！）。建议只BCC给自己，作为邮件发送成功的检验。 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和「垃圾」? “全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议 应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！ 邮件发送对象的选择（3） 选择邮件发送对象的时候避免以下现象 非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替 对发