选矿厂标准化1.5文件与控制要点分析.docx

1.5、文件与资料控制 文件与资料控制管理制度 一、目的 为了在对公司文件的编写、审核、批准、发放、运行识别、废除、保存等进行规范化管理，特制定本制度。 本制度适用于本公司各部门所有文件和其他外来外发文件的管理。 二、职责 1、行政管理部文印室负责对文件编码、标识、文件格式原件（电子版）存档、发放记录、控制管理、废除文件回收等管理工作。 2、 公司机密、机要文件均由总经理批准，其他外来文件及部门文件由相关部门主管批准，特殊申报须由总经理批准。 3 、各部门负责本部门文件的编写、登记、保管，以及相关外来文件的识别，并对本部门的文件进行整理、归类、保存。各部门负责对文件的编写并参与文件的正常执行，企管部协助编写及文件格式、标准的审核,并跟进督导文件执行。 4 、管理者代表负责质量管理类文件的审核。 5 、法务部负责合同类文件的法务审核，财务部负责相关财务、薪资制度、报表、凭证的审核。 6 、企管部负责本制度的最终解释权及文件格式的审核，总经理负责本制度的批准执行。 三、定义 1、文件清单：指发放文件的一个清单，按文件发放时间，以文件名排序。 2、文件目录：指文件的内容简介。 四、作业内容 文件的分类 1、管理制度类文件：由企管部审核，总经理批准。包括：公司和部门管理制度、程序文件。如员工薪资管理制度、行政管理制度、质量管理体系管理制度、仓库管理制度等，须加盖受控章。 2、公文类文件：包括部门公告、规定、说明类和人事部人事调令、奖罚通知类。 3、合约类文件:由部门负责人编制，文件格式由企管部审核，总经理批准。包括：公司各部门与外部机构签订的各种经销合同、采购合同、项目合作合约、劳动合同、还款计划书等，须加盖受控章。 4、表单类文件：包括各部门报表类、凭证类和部门工作联络表和工作报告等。 财务报表及凭证须经财务部审核并加盖受控章。 5、指导书：由部门项目、技术负责人编制，厂长核准。包括：流程图、工艺指导书、操作手册、工艺技术标准等，须加盖受控章。 6、外来文件:包括行政法规、标准类，广告类以及部门外来外发文件。部门外来外发文件要经负责该项业务的部门主管确认，主管该项业务的部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性。 7、机密文件：只限于高层管理者有权查看或授权查阅，保管者不得外泄。如公司新技术研发文件、项目合同及相关特殊合同等涉及到高度利益性文件，须加盖机密章。 机要受控文件：必须由总经理批准执行，只在少数受控部门发放的文件。如采购询价单、员工薪资管理制度等，须加盖机要章。 五、文件发放程序及记录 1文件格式经企管部审核、总经理批准后，由文印室加盖相应控制章后，按文件要求涉及所需的文件数量复印并发放到相关部门。 2普通部门行文文件经部门经理批准后即可生效执行。普通行文类文件加盖公章即可生效。 3、关于部门经理（主管）财务人员、销售人员、工程技术人员（含）以上人员的任免文件需要经总经理批准加盖公章，其他人员任免文件人力资源部经理批准，按人力资源管理制度执行并加盖人力资源部章。 4、文件发放要按文件发放情况登记表进行登记， 文件发放情况登记表应每月交文印室验六、文件清单及文件目录 为方便文件的查询与监控，文件管理人员应对保管的文件列出文件清单及文件目录，并及时进行更改及更新。 七、文件的保存 1文件格式的原件（电子版）由文印室进行保存，文件原件由相关行文部门保管。 2公司机密文件由文印室专人保管，没经总经理批准或授权，任何人不得查阅、影印。 各部门机要文件由部门主管或经理保存，普通文件可由部门文秘保存。 3、任何人不得在正式文件上加标记、或书写任何文字、字母、符号等。 八、文件的回收及废除 1受控文件经10次更改后（修改状态从“0”到“9”）或文件需大幅度修改时，可以作废，但受控文件的发放部门必须发放新版本受控文件后，才能把旧版本作废。文印室按文件发放记录回收作废版本后，除保留一份存档外，其余要加盖废除章并及时销毁。 九、文件的复印 1各部门不得擅自影印受控文件。 机密、机要文件统一由文印室根据文件发放要求影印。 2文件发放后，若有其他部门需要加印的，需写加印申请，并经部门主管或总经理批准后方可加印。 十、文件的收发 1普通文件对外传真应经部门主管或经理批准，并加盖传真发出章方可传真。 2机密、机要文件的对外传真需经总经理批准，并经文印室加盖传真发出章方可传真。 3、传真文件接收后要进行接收登记 4、接收传真后应交该项目负责人批准，加盖传真受控章后监控发行。 下列安全生产记录是否得到有效保留 已保留（∨） ☆管理评审报告（） ☆事故、事件的相关记录（） ☆风险评价信息；（） ☆培训记录；（） ☆标准化系统评估报告；（） ☆安全检查与绩效测量记录；（