第四节会计电算化档案管理 Microsoft PowerPoint 演示文稿.ppt

第四节　会计电算化档案管理 一、会计电算化档案 　　1.以磁性介质存储在计算机中的会计数据（含磁盘和光盘）和计算机打印出的书面形式的会计数据。　　会计数据： 　　（1）包括会计凭证（原始和记账凭证）、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）； 　　（2）会计软件系统开发过程或会计电算化系统实施过程中的各种开发实施资料；　　（3）其他会计资料。 　　2.系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。　　（1）对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。　　（2）软件系统在保管过程中要注意版本升级管理。　　结论： 　　电算化档案资料内容多于传统手工会计核算。　　与手工档案的三方面区别：形式、存储介质、内容。 　二、打印要求 　　《会计档案管理办法》第十二条 　　采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。　　具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。　　（一）需要打印 　　①现金日记账和银行日记账要求每天打印输出，做到日清月结； 　　②明细账要求每年打印一次或在需要时进行打印； 　　③会计电算化后，在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般用“总分类科目余额、发生额对照表”替代，“总分类科目余额、发生额对照表”一般要求每月打印一次； 　　④会计报表每月打印一次进行保管。 　　⑤一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印； 　　⑥记账凭证两种方式：手工填制记账凭证和机制记账凭证。 （二）可以不打印 　　①具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。　　②采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案的保存期限与打印输出的书面形式的会计账簿、报表相同。 三、签章与保管期限 　　1.存档的签章：　　打印输出的账表，必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管。（非单位负责人和档案管理员） 　　记账凭证上应有输入人员、审核人员和会计主管人员的签名或盖章。　　2.会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案保管期限应按照《会计档案管理办法》的规定执行。（与手工相同） 　四、制定与实施档案管理制度 　　1.存档的手续：打印输出的账表，必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管。 　　2.各种安全和必威体育官网网址措施。　　3.档案管理员的岗位责任制度。　　4.档案分类管理办法。　　5.档案使用的各种审批手续。　　6.各类文档的保管期限及销毁手续。会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案保管期限应按照《会计档案管理办法》规定执行。 　 五、安全和必威体育官网网址措施 　　1.对会计电算化档案管理要做到防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。　　2.采用磁性介质保存会计档案的，要定期检查，定期复制。　　3.各种会计资料，未经相应审批手续，不得外借和拿出单位。经批准同意借阅的会计资料，应履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。　　4.存放在磁介质上的会计资料归还时要注意检查、防止病毒。 * *