保障个人资料私隐指引.PDF

個人資料（私隱）條例 保障個人資料私隱指引： 僱主監察僱員工作活動須知 香港個人資料私隱專員公署 香港灣仔皇后大道東 248 號 12 樓 電話： (852) 2827 2827 傳真： (852) 2877 7026 網址： .hk 電郵： pco@.hk ? 香港個人資料私隱專員公署 二零零四年十二月 未經同意，不得翻印；作非牟利用途及在翻印本上適當註明本文件之出處者除外。 目錄 第I部 導言 1.1 引言… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .3 1.2 本指引的目的… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .3 1.3 本指引的適用範圍… … … … … … … … … … … … … … … … … … … .3 1.4 本指引的使用… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .6 第II部 評估僱員監察的需要及其對個人資料私隱的影響 2.1 引言… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .7 2.2 風險評估… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .7 2.3 替代選擇… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 11 2.4 盡責管理… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … ..… . 13 第III部 如何管理從僱員監察活動收集得的個人資料 3.1 引言… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .… … . 15 3.2 清晰政策… … … … … .… … … … … … … … … … … … … … … … … . 15 3.3 政策傳達… … … … … .… … … … … … … … … … … … … … … … … . 19 3.4 妥善存用… … … … … .… … … … … … … … … … … … … … … … … . 20 附錄一 電子郵件監察 － 私隱政策聲明樣本 附錄二 保障資料原則 -2- 第 I 部 — 導??? 1.1 引言 1.1.1 個人資料私隱專員(下稱「專員」)行使《個人資料(私隱)條例》(香港 法例第 486 章)(下稱「條例」)第II 部賦予的權力發出本指引(下稱「本 指引」)。條例第 8(5)條授權專員擬備並公告指引，顯示專員擬根據 條例執行其任何職責或行使其任何權力的方式，為資料使用者提供 指引。 1.1.2 當僱主進行僱員監察活動收集僱員個人資料時，須確保所涉行為符 合條例的保障資料原則。專員希望藉著本指引的制定，透過個人資 料的管理，讓僱主明白到條例的條文如何適用於僱員監察活動，並 提供指引。 1.2 本指引的目的 1.2.1 本指引旨在述明僱主應如何按部就班，按其業務需要，衡量是否適 合進行僱員監察；如適合的話，則應如何實行保障私隱的行事方式， 妥善管理從僱員監察活動收集的個人資料。 1.2.2 透過建議的良好行事方式，本指引以期達致平衡僱主的合法商業權 益與僱員的個人資料私隱權利。本指引並非法律宣言，因此其中所 述的最佳行事方式只供參考，故不排除有例外情況的出現。頒布本 指引時，專員致力為工作期間的僱員監察活動釐定適當的個人資料 管理標準。 1.3 本指引的適用範圍 1.3.1 條例的制定，旨在保障個人資料的私隱。若要符合條例中「個人資 料」的釋義，有關資料必須以記錄模式存在，並能複製