公文档案-中国科学院机关归档工作常见问题解答.pdfVIP

中国科学院机关归档工作 常见问题解答 中国科学院办公厅 1. 什么是“档案”？ 答：档案是在科研生产和管理活动中直接形成的具有保存价值的各种 文字、图表、声像等形式的历史记录。 2.我院怎样对档案实体进行分类？ 答：目前我院将档案实体分为文书档案、科研课题档案、科研仪器设 备档案、基本建设档案、大科学工程档案、声像档案、会计档案、著名人 物档案。院机关主要有文书档案、声像档案、会计档案、著名人物档案。 3.院机关如何确立档案工作领导体系和管理网络？ 答： 院机关 档案工作 领导体系 管理网络 院领导 办公厅文档处 办公厅领导 各部门综合处 各部门档案工作 各部门兼职档案员 主管领导 各处室归档工作 责任人 4.院机关如何划分各级档案工作职责？ 答： 办公厅：负责制定全院档案工作标准、规范及重要制度，并组织监督 检查；对全院档案工作进行宏观指导；承担院部机关档案管理工作。 各部门档案工作主管领导：将本部门档案工作纳入领导议事日程，并 提供、落实档案工作所需的工作条件。 办公厅文档处：负责院档案管理的业务指导与培训及相关信息化建设 工作，制定与修订档案管理标准及规章制度；负责院机关档案管理及院重 大项目的档案验收；联系院档案馆。 各部门综合处：协调、监督、指导本部门各处室做好归档工作。 各部门兼职档案员：在办公厅文档处的业务指导下，负责督促、指导 本部门建立预立卷；组织完成本部门文件材料的整理、归档工作，并按时 保质移交档案；积极参加办公厅文档处组织的业务活动。 各处室归档工作责任人：负责本处室文件材料的预立卷及整理、归档 工作。 院机关工作人员：负责自己在工作过程中产生的，具有保存价值的文 件材料的预立卷及整理、归档工作。 5. 院机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的主要内容是什 么？ 答：根据院机关 15 个部门、93 个处(室)的 工作职能编制了院机关文件材料归档范围和文书 档案保管期限表。 该表于 2008 年 12 月 4 日经国家档案局批复 （档函?2008?278 号）（见右图）。 6．哪些文件材料属于不归档范围？ 答： （1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任 免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。 （2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时 性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封， 不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料， 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料。 （3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的 抄送文件材料。 （4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级 抄报的文件材料。 7. 如何处置不需归档的文件材料？ 答：（1）短期内对工作具有参考利用价值的文件材料，由相关部门自 行保存； （2）无保存价值的文件材料按规定销毁。 8.院机关归档工作流程是什么？ 答： 各处室将办理完毕的文件材料进行