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《办公室管理》教学辅导（4）2011年11月 第一部分 印信、值班工作知识与能力通过本章教学，了解各种印章的使用规定，了解介绍信的使用与保管，清楚值班的制度要求。 自主学习内容1．印章的种类2．印章的刻制3．印章的保管4．公章的停用与销毁5．值班工作的组织形式6．印章的使用7．介绍信的使用8．值班工作的任务9．值班工作的制度与要求 重点难点刻制：有非常严格的规定。（大小、形状、字体、材质）使用：专人专用；做到制度化，规范化。制定用印规章制度。落款章：骑年盖月；印章加盖之页最好有正文记载，如没有须在该页1-4行之间写上“此页无正文”字样更名章证见章骑缝章密封章封存章印章的保管：专人保管；随印随锁。 案例利用职务之便盖7个章收180万 深圳一贪官受审 摘自2005年03月31日浙江在线新闻网站原深圳市贸经局对外贸易管理处处长林抗利用职务之便，通过帮助他人申请进口汽车配额指标，盖7个章收受贿赂180万元。深圳市中级人民法院3月30日开庭审理林抗受贿案。公诉机关指控，2001年初，原市贸经局职工张保列找林抗帮忙，希望他在深圳市7家汽车销售企业进口汽车配额的申请表上加盖深圳市机电产品进口办公室公章，而后转报国家机电产品进出口办公室审批。林抗欣然应允。事后，林抗为此两次收受经办人张保列(另案处理)贿送的财物共计180万元。　　检察机关认为，被告人林抗应当以受贿罪追究刑事责任。同时，检察机关认为被告人林抗在案发后认罪态度较好，并退清所有赃款，确有悔罪表现，依法可以酌情从轻或减轻处罚。　被告人林抗对公诉机关的指控当庭认罪，表示对起诉书指控的犯罪事实没有异议。在庭审快结束时，林抗当庭对收受贿赂的行为表示了忏悔。林抗称：“我身为国家干部，走上审判席，完全是法律意识淡薄所致。我本以为这只是朋友之间互相帮助，没有意识到是违法腐败行为。”值班工作的任务：处理突发事件；确保安全。值班工作的形式：值班工作的制度要求：交接班、请示报告、安全必威体育官网网址。要能处理突发事件:附件四;案例五. 第二部分：文书与档案管理知识与能力通过本章学习，了解公务文书处理和公文流转的基本程序，掌握档案收集工作制度，能够根据立卷的不同标准立卷、编制类目并归档。有效利用和开发档案资源。 自主学习内容1．公文性文书的种类2．文书的必威体育官网网址管理3．档案收集的对象和制度4．立卷类目的编制5．案卷的编目与装订 重点掌握公文的格式收文处理发文处理立卷归档要求文书立卷标准立卷类目的编制年终组卷案卷归档档案的保管和利用公文的格式：见教材255页收文处理：签收、拆封（做到四清）；登记；分送；拟办；批办；承办；催办；注办。发文处理：拟稿；核稿；签发；编号；缮印；校对；用印；登记；分发。 立卷归档要求：归档范围-有保存价值的文件材料归档时间-办毕第二年上半年归档要求-分类立卷，编号科学文书立卷标准：按问题特征按作者特征按文种特征按时间特征按地区特征按通讯者特征年终组卷：指年终或次年年初对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。 调整立卷卷内文件排列和编号拟写案卷标题案卷归档：案卷目录的编制文件检索工具的编制文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”档案的保管和利用： 提供档案原件或复印件，方便阅读提供档案外借实行有偿交流提供核实事实的书面证据对查询者有关问题进行专业的解答交流信息举办展览，充分发挥档案作用企业档案是记录和反映企业各项活动和历史面貌的第一手材料，是生产、经营、管理和科研等各项工作的依据和参考，也是企业的宝贵财富。保护好知识产权和商业秘密，为企业的可持续发展提供强有力的保障；增强企业抵御风险的能力，发挥档案的依据和凭证作用，维护企业的经济利益和合法权益；有助于民营企业构筑企业信用体系，提高企业诚信度，树立企业形象；展示企业创业发展的历程，提升企业的文化品位。 * *