会议管理制度20140707会议管理制度20140707.doc

会议管理制度 一、目的 为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，提高工作效率，打造高效、和谐、共赢的团队，特制定本制度。 二、职责 （一）行政人事中心行政部负责会议室的管理和公司级别的会议组织工作，所有重要会议要在公司领导批准后到行政办登记备案。 （二）会务工作主要由行政部承办；其他部门主办或召集的会议，行政管理部应予协助。 （三）除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、分发、立卷、存档。 三、会议分类 （一）、公司级别会议： 1．月度经营分析会： ⑴．召开时间：每月第一个工作日，特殊原因需要延期召开的由行政办提前通知。 ⑵．主持与记录：行政经理记录 ⑶．参加人员：总经理及总经理直管部门人员 由于外出公干、出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向总经理请假。总经理不在时向行政办请假并知会总经理。 ⑷、会议内容：各部门上月目标（指标）完成情况、下月工作目标分解及工作计划、完成方法。 2．总经理办公会： ⑴．召开时间：每周五下午3:00，特殊原因需要延期召开的由行政办提前通知。 ⑵．主持与记录：各团队经理自行记录 ⑶．参加人员：总经理及总经理直管部门人员，（行政不参与） 由于外出公干、出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政办请假。 ⑷、会议内容：该部门上周目标（指标）完成情况、问题点分析，下周需达到的目标和指标，须协调解决的问题及计划、完成的方法。 （二）、部门级会议 ⑴．主持与记录：由各部门自行召集，部门第一负责人主持，专人进行会议记录。会议完毕会议记录报行政部备案 ⑵．召开时间：每周五下午4点。特殊原因需要延期召开时由部门自行调整。 ⑶．参加人员：部门全体员工 ⑷、会议内容：部门日常运作情况的总结、各岗位上周工作任务完成情况和下周工作安排。 （三）、专题会议： 1、会议类别：营销分析协调会；各团队问题协调会；公司分析协调会； 2．召集、主持与记录：由职能部门牵头，组织并纪录，行政部门协助； 3、召开时间：根据工作需要不定期召开。 4、参加人员：相关联部门的相关联岗位。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向召集部门负责人请假。 5、会议内容：解决工作流程及工作环节中出现的问题，并落实责任人和落实时间节点。 四、会议召开 （一）会议安排： 1、各部门工作例会必须服从公司的统一安排，部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。 2、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向行政人事中心请假（公司级会议需向总经理请假），获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。 3、凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议通知单报行政管理人事中心，由行政人事中心进行统一安排，并下发会议通知单。 （二）、会议的准备： 1、公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政人事中心提前做好投影设备连接调试工作； 2、会议之前，行政人事中心应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品； 3、特别重大会议，应由行政人事中心专人负责各项准备工作，具体包括以下内容： ⑴．会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）； ⑵．会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）； ⑶．会议场所布置； ⑷．会议服务人员的安排； ⑸．会议签到； ⑹．会议纪录及会后事项安排； ⑺．会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作； （三）、会议召开及传达： 1、公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。 2、与会者的发言要言简意骇，一般发言不可超过5分钟，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的时间要求。 3、重要会议决议或记录未正式公布前，与会者要注意必威体育官网网址。 4、与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，行政人事中心将不定期抽查会后的传达纪录。 5、公司会议的会议纪要由行政人事中心专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。 6、会议结束后行政人事中心或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政人事中心专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。 （