怎样设置自动保存文档.doc

第十七讲：设置文件自动保存时间 　　使用Word 2003时会遇见忽然停电或程式停止响应等情况。如果文件没有保存，可能会造成非常大的损失。通过设置让Word文件每隔一定时间自动保存，能让这类损失降低到最小限度。 　　一、设置自动保存时间间隔 　　1.单击Word 2003“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框的“保存”选项卡(也能在“另存为”对话框的“工具”菜单里执行“保存选项...”命令打开)。 　　2.选中“自动保存时间间隔”项。 　　3.在右侧设置自动保存的时间间隔(范围：1-120分钟)。Word 2003将按所设置的时间间隔自动生成文件的恢复文件。设置以5-10分钟为宜，太短将频繁占用内存，太长则可能在出现意外后有较多的内容不能被自动保存。 　　4.单击“确定”按钮退出对话框。 　　二、恢复操作 　　Word非正常关闭后，再次运行Word 2003，程式会自动打开“文件恢复”任务窗格，左侧列出了出现问题时正在编辑的文件。当鼠标指针移到文件名称上，将出现“这是原始文件”和“这是自动恢复版本”的提示。其中“原始文件”是最后一次手动保存的文件，而“自动恢复版本”来自恢复过程中已恢复的文件，或在“自动恢复”保存过程中已保存的文件。 　　单击列表中需要保留文件右侧的下拉按钮，打开菜单，选择“打开”命令能直接打开被恢复的文件继续编辑;选择“另存为”命令能打开对话框换名存盘或覆盖原文件。如果任务窗格中显示了多个自动恢复文件，所有需要的文件都要按照上述方法“打开”或“另存为”。没有进行如此操作的文件在Word 2003退出时都将被自动删除。 　　提示： 　　1.“自动恢复”功能不能替代“保存”操作，处理完文件后，还应该保存文件。 　　2.如果重新启动程式以后没有看到自动恢复任务窗格，能采用手工方法恢复文件。存放恢复文件的位置一般位于C：＼ DocumentsandSettings＼用户名＼ApplicationData＼Microsoft＼Word，如果存放恢复文件的目录中含有后缀名为asd的文件，他就是Word 2003自动保存的恢复文件，我们只要将文件的后缀由asd改为doc，即可用Word打开。 　　附：其他主要保存选项的说明： 　　1.保留备份：选择此选项，修改???盘时会生成一个名为“备份属于”+原文件的扩展名为.WBK的文件作为备份。备份副本和原文件保存在同一个目录中，是最后一次修改存盘的上一次备份。每次保存文件时，新的备份都会取代已有的备份。选择“保留备份”选项，Word 将自动清除“快速保存”复选框，因为只能在进行完整保存时创建备份。 　　2.允许快速保存：选择此选项，只记录对文件所作的修改，由于保存的内容较少，因此保存速度非常快。但由于每次保存都记录了文件的更改，文件的大小会随着更改次数的增加而增大，同时文件中隐藏者保存着文件的修改信息。完成文件的编辑后，可清除此项，以便完整地保存文件。完整保存会减小文件大小，但需要相对较长的保存时间。 　　3.允许后台保存：选择此项，在保存文件的同时能继续使用Word。后台保存将消耗额外的系统内存，如果系统的内存不多，可取消此项。 　　4.嵌入TureType字体：将创建此文件所用的TrueType(所见即所得)字体和文件保存在一起，这样，即使其他计算机中没有安装创建此文件的字体，打开此文件时，仍可用这些字体来查看和打印文件。嵌入TrueType字体会增加文件的尺寸，如果确认你的文件中没有嵌入TrueType字体，就取消“嵌入TrueType字体”复选框的选择，如果嵌入了TrueType字体，能同时选择“只嵌入所用字符”和“不嵌入常用系统字体”复选框，只嵌入文件中使用的字体样式，来减少文件的尺寸。 　　5.将Word文件保存为：该下拉列表中显示出Word能保存的文件格式，用户能从列表中选择一种作为Word默认保存的文件格式。 　　具体操作的动画演示过程如下：