e002—如何有效主持会议.ppt

可以將下列3件事情，做為會後自我評估，藉以做為下次改進之用： 1.發生什麼事情？ 2.完成什麼事情？ 3.什麼事情尚未完成？ 如果你被賦予追蹤會議決策後續發展的責任，別忘記要持續追蹤到下次開會，並在會中報告上次會議決策的執行成果。 如果不立即阻止竊竊私語的人，將會讓整個會議失控，不妨暫時停下討論，將眼神望向竊竊私語的人，用眼神傳達「說夠了沒？可以安靜下來了」的訊息，如果對方還是不停下來，可以問其中一位：「對於目前會議的討論，你是不是有什麼意見呢？」 這種人永遠有一肚子氣，不認同每個提案，同時輕視其他的與會者。建議你用直接、平靜的方式，沒有添加任何批評的語氣，要求對方停止：「我認為這些批評，正在阻礙我們完成已經設定好的工作，如果你能停止，我會很感激你。」如果他還有話要說，建議他可以找一天單獨跟你開會。 只要一偏離主題就問他：「因為時間關係，我想我們最好回到正在進行的議題上」或是說：「你剛剛說的話，和我們討論的主題有關連嗎？」如果他還想說下去，你可以假裝不小心忽略他們想發言的欲望，例如眼睛不正視他，這樣才能有機會讓其他與會者有發言貢獻的機會。 如果你是會議的主持人，面對不說話的悶葫蘆，如果你這麼問他：「你有沒有什麼意見？」，他肯定把嘴上的拉鍊拉得更緊。你可以找出他擅長的部分結合，換個問法：「現在我們討論的問題中，關於這一部分（他擅長的部分），你的想法如何？」 如果這位悶葫蘆開了金口，你一定要趕快把他說的寫在白板上，因為這代表的是你尊重他。  會議中，為了要鼓勵有些並不善於表達，但認真說出想法的與會者，即使說出來的意見像是火星文一樣，但是如果你善於解碼，他們的意見也不失為好意見。 首先，你要肯定他們對於會議的發言貢獻，因此即使他們的發言需要再整理，你千萬不能說：「你能再重複一遍嗎？」而是要試圖幫他整理，你可以問：「我了解你的意思是……（自己幫他整理的重點），我說的正確嗎？」或是你可以說：「我不確定我了解，你要不要試試看，找出幾個重點告訴我們。」請他自己整理建議的重點。 這種人說話永遠沒有句點，因此你必須尋求適當的時刻打斷他，先認定他們的價值，然侯把焦點轉移到其他人身上，禮貌的說：「我了解你的想法，有其他人有不同的意見嗎？」 如何有效主持会议 讲师： Richard 我们目前开会的情况… 开完会后的情况… 我想说的没有说… 我不知道我以后要做什么… 我不知道找我来做什么… 什么！！！今天要开会… 这也太混了吧! 开完会后的成果 因为无法取得共识, 决定择期再次集合相关单位, 召开会议讨论！ 浪费 主持会议的5大秘籍 会前--- 期望明确 会中--- 营造气氛、保持中立 --- 信息可视化 --- 归纳结论 会后--- 持续追踪 秘籍一：期望明确 会议的3P 原因 我们为何要开这个会？ 目的 Purpose 什么 会议结束后, 要产出什么结论？ 产出 Production 如何 如何进行议程？ 流程 Procedure 秘籍二：营造气氛、保持中立 掌握谈话气氛 （控球后卫） 必要时带动讨论 会议室之内, 人人平等！ 秘籍三：信息可视化 辅助工具的运用 PPT 白板 道具 … 秘籍四：归纳结论 归纳本次会议重点 重复确认决议事项 秘籍五：持续追踪 定期追踪 完成什么事情？ 未完成什么事情？ 下次开会时, 报告上次会议决议的执行成果. 状况题(1)： 如何摆脱一人会议, 让与会者参与发言? 如何让与会者参与发言？ 指名发言 指名某位与会者发言。 如何让与会者参与发言？ 依序发言 让每位与会者至少能发表一次意见 如何让与会者参与发言？ 诱导发言 针对某人一定知道的事情,请他发言. 如何让与会者参与发言？ 职责轮流 以轮流的方式安排司仪、纪录、计时工作，让大家当一次会议的旁观者，藉此让他们了解发言对于会议不冷场的贡献。 如何让与会者参与发言？ 制造机会 让全员分担主题，在下次会议中让大家发表，制造全员发言的机会。 状况题(2)： 会议中常见的干扰者? 会议中常见的干扰者? 窃窃私语的人 解决之道： 1.锐利的眼神 2.口头的提示 会议中常见的干扰者? Mr. No先生 ＆ 偏执狂 解决之道： 1.心平气和的制止 2.私下单独的沟通 会议中常见的干扰者? 牛头不对马嘴的人 解决之道： 1.口头的提示 2.不经意的忽略 会议中常见的干扰者? 金口不开的人 解决之道： 1.挑其所擅长 的话题提问 会议中常见的干扰者? 词不达意的人 解决之道： 1.别要求：再说一遍 2.尝试归纳其重点 3.运用反问的语气 会议中常见的干扰者? 高谈阔论的人 解决之道： 1.肯定他的意见 2.逐渐转移焦点 到别人身