福化程序文件201007福化程序文件201007.doc

PAGE  第  PAGE 15 页 共  NUMPAGES 15 页 浠水县福瑞德化工有限责任公司 修 订：E/0 湖北三江化工有限责任公司 程序文件 文件编号：FRDP—01—2010 文件控制程序 1 范围 本公司文件和记录管理的范围，包括与本公司尿素、三羟甲基丙烷、甲酸钠的生产、销售和服务有关的质量管理体系所涉及到的所有文件，包括质量管理手册、各项管理制度、操作规程、作业指导书等，以及和质量管理体系运行有关的外来文件，如产品标准，国家有关部门和地方政府颁布的有关的法律、法规，以及相关单位传递来的必须履行的其他要求等。 各部门应设文件管理员（专、兼职均可）以对文件和记录进行管理。 2 文件的编制和审批 2.1 质量管理手册由管理者代表组织人员编制，总经理审批。 2.2管理制度、操作规程、作业指导书等文件，涉及到多个部门或场所使用，由主管该项工作的负责人指定部门模块主管编制，主管副总或总经理审批；如仅在一个部门或场所内使用，由该部门或场所负责人组织编制，该部门负责人审批。 2.3 在编制文件时，应： a编制文件前，应充分收集与文件所涉及活动有关的背景资料以及原有的相关文件； b编制文件时应充分考虑文件使用效果的要求和文件使用者的能力、意识及受教育程度，并据此确定文件的详略程度，以确保文件具有针对性和可操作性； c文件内容应适当考虑今后对该活动改进的需求。 2.4 在对文件审批时，应注意： a所有被审批的文件内容均不能与国家有关法律、法规、政策、质量管理标准以及集团等上级部门的规定相抵触； b管理制度类的文件内容不能与质量管理手册中的规定相抵触； c被审批文件应具有可操作性、详略得当； d被审批文件与其他文件之间应具有连续性、一致性、协调性，并且接口合理； e被审批文件的时效性。 2.5 文件编制人员应按照文件审批人的意见修改文件直至文件被最终批准，文件审批人对被审批文件的内容负责。 3 文件的编号及受控形式： a《质量管理手册》的编号为： FRD／QMS－×××× 其中，FRD为公司代号，QMS为质量管理手册代号，××××为发布年份。 b《程序文件》的编号为 FRDP－××－×××× 其中，FRD为公司代号，P为程序文件代号，××为程序文件代号，××××为发布年份。 c公司级制度的编号为 XX－YY－×× 其中， XX为起草部门所在管理系统代号（各系统第一个汉语拼音字母的大写），YY为所在模块代号，××为制度编号。 d技术标准（操作规程、分析规程、设备检修规程等） Q / FH· JS ×× - 200× 其中，Q为企业标准代号，FH为公司代号，JS××为技术标准代号（JS技术标准第一个汉语拼音字母的大写，××为文件编号）， 200×为标准发布年代号。 e工作标准（岗位任职条件） FRD·GZ·XX－×× 其中，FRD为公司代号，GZ为工作标准代号，XX为部门名称的第一个汉语拼音字母的大写），××为岗位编号。 f文件的受控形式 文件分为受控文件和非受控文件，受控文件指本公司内部使用及发给上级主管部门、认证机构等的文件，应加盖受控印章并注明发放编号，进行发放和收回登记，并随时按要求修改和更新；非受控文件指发给顾客等的文件，只进行发放登记。 生产处或事业部如因生产需要，将操作规程或工艺文件的一部分进行摘录或悬挂上墙的，应在摘录和悬挂的文件上加盖受控印章以示有效。 4 文件的发放和领用 4.1 经审批的文件，按以下原则确定发放范围： a与该文件内容有关的每个部门，至少应该发放一份； b所从事工作与该文件内容密切相关的人员，至少能在工作场所或岗位得到该文件； c所有与质量管理体系有关的文件，都必须发放一份给经济运行处作存档用，且该文件不能与办公室自用的文件混淆。 4.2 涉及多个部门或场所的文件，由主管部门征求各部门意见后确定发放范围；仅在一个部门或场所使用的文件，由该部门负责人确定发放范围。管理制度文件原件由编制部门保管，质量手册原件由经济运行处保管。 4.3 涉及多个部门或场所使用的文件，由主管部门发放；仅在一个部门或场所使用的文件，由该部门文件管理员发放。所有质量管理体系的文件，发放人在发放时都应予以登记。登记的内容包括文件编号、文件名称、发放日期、领用部门、领用人签名等内容。 4.4 各部门文件管理员领回文件后，均应予以登记。应记录领用文件的编号、名称、领用日期等。如领用回来的文件需进行二次分发，还需记录二次分发时的领用人。 5 文件的使用 5.1 文件使用人在使用文件过程中，应保持文件清晰、完整，不得私自复印、涂改、外借，当文件丢失或文件的破损影响使用时，应及时向文件发放部门提出