第四届中国有机肥料研究学术交流与产业咨询大会会务组工作手册.doc

第四届中国有机肥料研究学术交流与产业咨询大会会务组工作手册 ?一、工作机构及要求 （一）领导组 组 长：汪建飞　张从军 副组长：骆贵排　肖 新 （二）教师组成员 于国宪、刘庆安、周　毅、赵建荣、邹海明、吴伟东、肖　晴、李飞跃、段立珍、周宝娟 （三）学生组成员 关胜学、王　磊、刘　鑫、刘玥雯、杨　帆、陆　玲、余　婷、苏子武、段晶晶、张先明、王宜鹏、刘雨露 （四）企业组成员 王德生、崔巧云、李　毅、宋在靖、王伟龙、余江腾、范冬坡、邢冬冬、张　琼、李士林、倪清平 （五）司机组成员 宋早原、宋全胜、谢家永、王忠民、王　振、王道海、于德利二、工作组及其职责（一）接站组 刘庆安、赵建荣、苏子武、刘　鑫、两位司机（由刘庆安和骆贵排联系确定人选） 负责人：刘庆安 主要职责： （1）负责在蚌埠火车站等待参会人员。 （2）在火车站出口显眼处举牌。 （3）事先弄清楚代表姓名、车次等信息，每趟车上大致有多少会议代表，要做到心中有数，便于合理安排调度车辆。例如，某趟车来的代表人数较少，而下趟车到站时间尚早，就可即时发车。 （4）如果某趟列车代表较多，可询问参会人员要选择的交通工具。如坐我们的车让他们耐心等待，等到一定人数才发车，需谅解。如坐出租车，详细说明行车路线和所用时间，必要时帮忙打车。 （二）登记组 段立珍　刘玥雯 负责人：段立珍 主要职责： （1）负责制作好登记表格。 （2）主动与代表打招呼，告诉他们会议报到的大致流程。 （3）分发登记表格给参会人员。 （2）登记参会人员的详细信息（姓名，单位，职务，身份证号，电话号码等）。 （三）开票组 周宝娟、吴伟东、段晶晶、宋在靖 负责人：周宝娟 主要职责： （1）向需要交费参会人员收取相应费用。 （2）给参会人员开取发票（发票请段立珍于30日找财务处樊处长领取）。 （3）向客人发放礼品券、发放餐券，并叮嘱其收好。 （4）要事先制作好礼品券、餐券。 （四）礼品组 李飞跃、余　婷、李　毅、张　琼 负责人：李飞跃 主要职责 （1）向参会客人收取礼品券。 （2）向参会客人发放礼品。 （3）注意礼品的数目，按券发放，不要丢失礼品。 （五）住宿引导组 周　毅、肖　晴、关胜学、张先明、陆玲、王磊、杨帆 负责人：周　毅 主要职责： （1）在酒店大厅等候领好房间钥匙的参会人员。 （2）将住宿的参会人员领向各自的房间。 （3）路上向参会人员简介下酒店情况和会议情况，必要时帮忙拿行李。 （六）协调联络组 肖　新、关胜学、王磊、刘鑫、刘玥雯、杨帆、陆玲、余婷、苏子武、段晶晶、张先明、王宜鹏、刘雨露 负责人：肖　新 主要职责： （1）负责与大会会务组的联络协调工作。 （2）负责组织各小组的联络工作，随时掌握筹备工作情况并及时向其他工作组反馈信息。 （3）负责编制参加洽谈会的总体策划方案和会议期间重要活动方案，报请会务领导组同意后组织实施。 （4）负责向大会领导组领取邀请函、纪念品、参会证等物品。 （5）及时处理一些紧急情况。 （七）交通保障组 骆贵排、刘庆安、苏子武、刘　鑫 负责人：骆贵排、刘庆安 主要职责： （1）负责参会人员入住酒店交通。 （2）负责会议期间蚌埠——凤阳——景点之间及参会人员离会时的交通。 （八）会务资料组 邹海明、王宜鹏、刘雨露、余江腾、邢冬冬 负责人：邹海明 主要职责： （1）负责及时更新参会代表信息，并汇总代表参会情况。 （2）负责收交大会报告人员的资料。 （3）会场各种临时资料的打印、编排，发放；要事先安排好电脑、打印机、复印机，复印机与莱姆佳联系，问他们有没有，若有，就在前一天搬到会务组办公室，若没有，再想办法。打印机可以从办公室带；准备好各色打印纸，尤其是红色的。准备好其他文具用品。 （4）通讯录的采集、编审、印刷、发放。 （5）确保会场各种用电设备的正常运行（电脑、投影机等，要主动与宾馆联系，弄清情况，2日早晨要提前到场调试好所有设备）。 （6）负责利用短信平台给各位代表发送问候、消息、通知等，并事先编排好一些问候语和消息，对已有手机号码的代表，要发送问候语和蚌埠天气预报。 （7）督促大会参会人员准时到场。 （九）产品展示组 王德生、肖　晴、刘庆安、关胜学、张先明、陆玲、王磊、杨帆、王伟龙 负责人：王德生 主要职责： （1）负责编制展板制作方案，报请领导组同意后组织实施。应体现创新原则。 （2）负责组织企业的布展、参展工作，将各企业的产品展示。 （3）负责将展示的展板、产品根据会场及必经路段的环境合理布置。 （4）负责莱姆佳公司产品的展示。 （十）摄影宣传组 于国宪、刘庆安、骆贵排、余　婷、刘　鑫 负责人：刘庆安 主要职责： （1）负责大会宣传的照片及视频片段。 （2）负责大会人员的照相工作。 （3）以及大会记录资料的摄影。 （4）负责撰写新闻稿，投城建学院网站、科