财务部会计档案管理方案.doc

一、项目内容 《财务部 会计档案管理方案》 项目背景、设立 为规范会计档案管理工作，根据《会计档案管理办法》有关规定，结合公司的实际情况，制定本管理方案。?三、项目时间 ?? 2013年1月1日至2013年12月31日 四、项目负责人 总负责人：柳琳钰 五、项目成员 实施人员：柳琳钰 六、项目实施地点 湖北省武汉市 七、会计档案归档所涉及到的相关信息 1.会计档案的归档范围 会计档案是指会计凭证（包括原始凭证）、会计账簿和会计报告以及与此相关的合同、协议、税务资料、增值税专用发票存根、公司合同、章程、董事会决议、验资证明、审批报告、长期合同、银行对账单以及银行存款余额调节表等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。 ? 2.会计档案的整理、保管??? 档案管理人员，由财务部指定专人负责会计档案管理工作，有专人整理立卷或装订成册。会计档案管理人员要认真执行《新会计法》与《会计基础工作规范》的规定，做好会计档案管理工作。? 八、会计档案整理的具体流程 1.会计档案的整理装订?? 各主管会计负责本人核算范围内会计档案的整理装订。各种会计凭证应按期进行装订成册，装订前对各种会计凭证要按记账凭证编号顺序排列，严格审查，确保无错、无漏、无串号。做到装订整齐、完整、牢固，妥善保管，便于查阅。??? 2.会计账簿和会计报表??? 会计账簿和会计报表在封面上应注明单位名称、账簿、报表的名称，财务报表及财务报告在年度终了后，由财务部统一收集整理，装订立卷归档。 3.会计档案的立卷、编号??? 会计档案管理人员应将归档的会计资料，按年、季、月顺序立卷登记存放；记账凭证每册一号，每月内连续编一个流水号，按月度统一编号。 4.会计档案的借阅 公司内部人员如有借阅会计档案者，经申请的部室负责人、财务部负责人批准后方可查阅，查阅后应立即归档。借阅会计档案应在公司档案室或财务部办公室查阅。非本公司人员借阅会计档案，应持所在单位介绍信，填写“会计档案借阅审???单”，由财务部负责人签字后，报总会计师批准后方可借阅。对于属于本公司商业秘密的会计档案，除履行上述手续外，应按照《公司必威体育官网网址工作暂行规定》办理借阅审批手续。 会计档案原则上不得借出。如因工作需要借出时，应填写“会计档案借出（复印、摘抄）审批单”，经申请的部室负责人、财务负责人签字后，报总会计师批准。 5.发票及收据的管理 公司应按发票管理规定，正确使用发票及收据，发票和公司收据不得转借、转让，不得带其他单位代开发票。发票实行专人管理，如因保管不善，造成丢失或被盗，其后果有发票保管人负责。发票及收据由财务部门档案保管人员负责收发及建档保管。 6.会计档案保管期限 （1）会计凭证?? 原始凭证??、记账凭证??、汇总凭证 ?15年?（2）会计账簿?? 总账?、明细账?、日记账?、辅助账簿 15年?（现金、银行日记账保管25年）；固定资产卡片??固定资产报废清理后5年?（3）?财务报告?? 包括各主管部门汇总财务报告 、月、季度财务报告?保管3年?包括文字分析；年度财务报告?永久?保管包括文字分析（4）其他?? 会计档案移交清册保管?15年；会计档案保管清册?、会计档案销毁清册?永久保管?；银行存款余额调节表?、银行对账单?、发票、收据存根?、电算化会计档案?保管5年?。 九、相关注意事项 1.会计档案的移交和销毁??? 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案号、应保管期限、以保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并有交接双方的单位负责人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案一脚清册上签名或盖章。 各种会计档案的保管期限，根据其特点分为永久、定期两类。各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后第一天算起，对于已满保管期限且无继续保存价值的会计档案，有档案管理人员会同财务部人员提出意见，经财务部负责人、公司总经理签字后，报总公司总会计师批准后方可销毁。销毁的会计档案材料应编制清册，会计档案销毁时，应由办公室和财务部共同派人监销。监销人在销毁会计档案之前，应认真清点核对。销毁后，在监销清册上签名并盖章，并将监销情况报告公司负责人。 十、财务部负责的其他公司资质证书 财务部负责收集、整理、归档、保管公司资质