原材料采购作业指导书.docx

第三层次文件 修改标识：0 PAGE 1 第PAGE 11页 受控状态受控分发编号 文件编号：QG/YP 3 51 001-2014 原材料采购作业指导书 （D版） 发布日期：2015年02月26日实施日期：2015年02月26日 1 目的 规范公司的原材料采购工作，保证生产顺利进行。 2 适用范围 2.1公司生产性原材料：基础油、添加剂的采购。 2.2公司生产性辅助物料：纸箱、桶、打包带、防伪码、标贴、锡箔、垫片、封口胶、热熔胶等包装物料的采购。 2.3本规定适用于北海公司。 3 职责 3.1供应部 3.1.1负责根据公司年度经营目标、销售预测、调度计划、原料使用计划、库存盘点表、生产情况、市场行情等制定月度采购计划。 3.1.2负责根据与供方签订供货合同，下达采购订单，跟踪采购物资完成情况，确保采购物资准时到位。 3.1.3当市场的变化或生产销售订单的改变引起的月度计划物资采购的改变必须由供应部提出申请，总会计师、总工程师审批。 3.2技术研发中心 3.2.1负责提供月度原材料的使用计划。 3.2.2负责对采购到货的基础油、添加剂进行质量检验。 3.3调度中心 3.3.1负责对采购到货的包材物料及辅助性原材料进行质量检验。 3.3.2负责对所有采购回来的原材料进行入库保管工作。 6工作流程（见后页） 6.1基础油、添加剂采购工作流程、基础油、添加剂采购工作流程说明 6.2 包装材料采购工作流程、包装材料采购工作流程说明 7考核指标 采购及时率 8记录 9修改记录页 基础油、添加剂采购工作流程 职责岗位流程作业指导书、记录等销售部 调度中心 技术研发中心 供应部 供应部 技术研发中心 供应部、调度中心 供应部 调度中心 供应部月度销售预测 月度调度计划 6.1.1 基础油、添加剂月度使用计划（3个月滚动） 6.1.2 制定月度采购计划 月度资金需求计划 6.1.3 采购 6.1.4 检验 6.1.5 接卸 6.1.6 报关报检 6.1.7 入库 6.1.8 账务处理 6.1.9  采购合同： 《基础油、添加剂采购跟踪表》 检验记录 入库记录基础油、添加剂采购工作流程说明 序号流程块工作标准期量标准6.1.1月度销售预测、调度计划销售部提供月度销售预测，调度中心分解为月度调度计划6.1.2基础油、添加剂月度使用计划 技术研发中心根据月度调度计划和产品配方确定（基础油、添加剂）原料月度使用计划。6.1.3制定月度采购计划 月度资金需求计划供应部根据调度计划、原料使用计划、库存盘点表、生产情况、市场行情等制定添加剂、基础油月度采购计划、资金需求计划，提交生产副总、主管领导，总会计师、总工程师审批。6.1.4采购6.1.4.1 基础油采购 a、供应部根据需求计划进行两家以上的询价及市场价格对比，提交合同采购审批流程审批并由线领导签订合同。 b、供应部将由线领导签署的合同邮寄给供应商并维护到OA采购管理平台。 c、根据线领导签署的合同下达MAS采购订单，按合同履行跟踪采购到货。维护《基础油、添加剂采购跟踪表》。 d、散装油轮船运货物，需把油轮资料提供给海事局确认后方可和发货方确认船只装货，以确保船只抵港后符合北海港停靠规定。 e、买方承担运输保险的船运货物需在货船启运离开装货港前与保险公司办理好海运运输保险和保留正本保单，规避货损风险。同时让保险公司开具保险费发票及时按MAS审批流程报账。 f、以LC(信用证)结算方式的需在货物装船前一周，拟好开证申请书(英文)提供财务部办理开立信用证业务。信用证开出后让财务部提供信用证电文，电子邮件把电文发给供应商以确保在之前确认的船期内按时装货。 6.1.4.2添加剂采购 a、主剂按《供应商管理规定》通过合同审批与供应商签订年度采购合同，根据月度采购计划通过邮件向供应商下达由线领导签发的采购订单（主剂订单格式见附件）。辅剂按照月采购计划通过合同审批与供应商签订现货采购合同。 b、供应部根据线领导签署的合同及采购订单下达MAS采购订单，按订单跟踪采购到货。维护《基础油、添加剂采购跟踪表》。 c、供应部将由线领导签署的合同及采购订单邮寄给供应商并维护到OA采购管理平台。 d、根据线领导签署的合同下达MAS采购订单，按合同履行跟踪采购到货。维护《基础油、添加剂采购跟踪表》。 6.1.5检验货物到港前，在MAS下达到货检验通知并提供合同质量指标给技术研发中心。 技术研发中心对基础油、添加剂进行检验。6.1.6接卸6.1.6.1基础油接卸 a、供应部在散装外贸船运货物到港前一周，提供到货信息（船名、货品名、数量等）、委托书、油罐