商务旅行技巧.ppt

一、安排领导差旅二、领导出差前、出差中及出差后的工作三、认识护照、签证、黄皮书、机票;安排领导差旅;案例;1、业务资料：收集西安公司的有关材料、讲话稿、备忘录、合同、协议、请柬等 2、旅行相关资料：介绍信、选择去西安的旅行方式，查询火车、航空等信息资料，并进行书面整理，形成日程表 3、有关事务：预订车、机票、旅馆、出入境事务。预留相关的联系电话 4、办公用品： 5、个人物品：;二、安排旅行计划;制作旅程表;制作旅程表;制作旅程表;安排旅行日程的相关知识点;秘书在领导出差前、中、后的工作;?确定出差目的和日期； ?确认总经理出差陪同人 ?与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。） ?确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）； ?完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见范例） ?根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。 ?拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。 了解外汇，办理兑换外币 收集所到国的背景资料;?在第一时间掌握总经理到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。 ?根据总经理日程安排，随时通报公司及GM关心的业务进展情况； ?配合总经理授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。 ?根据情况及时与相关人员及总经理沟通，及时调整日程安排；;?及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展； ?出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档； ?向总经理认为有必要的合作方致感谢函。 ?各种差旅费用报销； ?跟进业务后续事宜；;思考;;相关知识;什么是护照？ 什么是签证？ 什么叫“黄皮书”？ ;护照：某国公民出入本国国境和在国外旅行或居留时，由本国发给的一种证明公民国籍和身份的合法证件。我国的分为：外交护照、??务护照、普通护照三种。普通护照又可分为因公的和因私的两种。;签证：一个主权国家在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的签注、盖印，以表示允许其出入本国国境或者经过国境的证明。若把护照看成是身份证，签证就是出入证。我国的签证一般在护照上。;黄皮书的英文为： International ertificate Of Vaccination 它是国际卫生组织为了保障出入国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。;机票信息！！;上司临时交办事项;办理上司临时交办事项的原则