对外接待管理制度(定稿).doc

集团有限公司 I -BDKG-36-V1.1 PAGE 6 集团有限公司 I -BDKG-36-V1.1 控股集团有限公司 对外接待管理制度 制度编号:Ⅰ-BDKG-36-V1.1 起草部门：办公室 生效日期：2015年5月1日 发放范围：集团部门、子公司 审 核 人: 复 核 人： 批 准 人： 对外接待管理制度 1、目的和适用范围 1.1 目的 为规范接待标准，明确职责分工、工作程序，控制费用，特制定本制度。 1.2 适用范围 本制度适用于集团各部室、子公司。 2、接待工作分类 2.1 按照内容不同，接待主要分为内部接待和外部接待两种。 2.1.1 内部接待指在集团内部宴请（员工餐厅）、发放体验券等的公关接待活动。 2.1.2 外部接待指在集团以外场所进行的宴请及其他招待活动。 3、职能部门与职责分工 3.1 集团总裁办公室为公司负责接待管理的职能部门。 3.2 遇到重大接待工作和活动，总裁办公室与相关职能部门共同做好接待工作，其他部门按照接待分工积极主动配合。 3.3 集团部室、子公司因经营管理活动需要的接待，需提前向总裁办公室提交《接待申请单》。因特殊情况不能提前申请，在接待结束后两日内补签申请单。 工作程序 4.1 内外部宴请接待 4.1.1 集团接待部室按要求填写《接待申请单》，由接待部门经理签字。单笔消费金额在2000元以内的内外部接待，由部门负责人确认，总裁办公室备案；单笔消费金额在2000元以上，5000元以内的内外部接待，由总裁办公室审核后备案；单笔消费金额在5000元以上的内外部接待，需报总裁签批后执行。 4.1.2 地产公司、物业公司、园林按要求填写《接待申请单》，由子公司第一负责人签字。单笔消费金额在5000元以内（包括5000元）的内外部接待，由子公司第一负责人批准确认，报总裁办公室备案；单笔消费金额在5000元以上的内外部接待，需报总裁签批后执行。 4.1.3 员工餐厅按照内部接待申请单做接待前准备。无接待通知单且未接到集团总裁办公室通知的消费，员工餐厅不能做为内部结算处理。 4.1.4 消费账单及???工餐厅接待发票，用餐申请单为内部招待结算、报销的必备凭证；外部宴请，招待发票及用餐申请单为外部接待报销必备凭证，并附有接待部门负责人在账单上的签字确认。 4.2体验券 4.2.1 项目体验券主要包括温泉体验券和入住体验券。 4.2.2 集团各部室及子公司根据需要填写《体验券领用单》（附件二）。 4.2.3 体验券领用单需经部门经理或子公司负责人确认。 4.2.4 温泉体验券单人赠送不超过5张，书院入住体验券单人赠送不超过2间/夜；超过规定单人赠送数额需报集团总裁最终审批。 4.2.5 财务于每月14、28号将温泉券使用情况及营销活动的餐费情况分开统计整理后，反馈至集团总裁办公室。 4.2.6 总裁办公室每月在月度分析会上通报上月体验券使用情况。 4.2.7 其他相关细则参见《温泉体验券实施细则》。 内部结算、外部费用报销流程 5.1 员工餐厅每月14、28号需分别将消费账单或招待情况汇总，连同《接待申请单》复印件一并交集团总裁办公室确认并做费用分摊。子公司由各自综合部统一汇总当月接待费用明细表交总裁办公室确认并做费用分摊。 5.2 外部费用报销流程 5.2.1 网上报销流程 5.2.1.1 经办人在网上填写费用报销单，同时填写纸质报销单，后附接待申请单，并按照财务规定粘贴好相关发票。 5.2.1.2 部门经理首先对业务的真实性进行审核，并对本部门实际发生的业务招待费与年度计划进行比较、控制。 5.2.1.3 审核通过后行使费用会计职责的财务人员对费用报销单进行审核，对发票的合规性、费用报销单填写规范性进行审核，同时将纸质报销单与电子费用报销单进行核对，将单笔报销金额、月度、年度累计发生额与年度计划进行比较，并根据经办人挂账金额确定实付金额。 5.2.1.4 财务经理对费用报销单再次审核、确认，并对年度计划进行控制。 5.2.1.5 各分、子公司副总经理、总经理、集团财务中心负责人、集团总裁、集团董事长依据费用的审批权限及额度进行最终审批。 5.2.2 纸质报销流程 经办人将填写好的纸质费用报销单直接递交至行使费用会计职