常用公文(三、报告).doc

常用公文写作讲义（三） 目录 公文写作基本知识 公文办理 公文管理 常用公文介绍（报告） 公文写作基本知识 公文是“公务文书”的简称，是法定组织或个人在公共事务活动中依据规范的体式形成并固定使用，以直接发挥其社会管理效能和法定效力的文字材料。 对于国家行政机关来说，公文是国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 行政公文的特点 1、制发主体的法定性 公文与一般文种和文学作品不同，在制作主体方面，行政公文职能由法定的机关或者党的机关制成和发布；其作者只能是行政机关或党的机关本身，即使是这个机关的最高负责人，也不能以个人身份制作与发布公文。 命令（令）虽然很多时候是署名发布，但也是以行政身份发布，而不是以个人名义发布。 除党政机关及其他法定机关可以发布公文外，其他任何非官方组织和个人都不得擅自制作和向社会发布公文。这一点，受到国家法律和有关机关的组织纪律的保护。根据我国《刑法》第二百八十条的规定，对于伪造国家行政机关公文的，要依法追究刑事责任。 公文内容的权威性 行政公文与报纸杂志上所刊载的文章不同，它是法定的国家机关协调运转的工具，是推动国家、集体公共事务的中介。一经制作发布，即具有法定的权威性和效力，与之有关的组织和个人必须认真遵照执行，并根据公文规定的处理办法来处理行政机关的具体工作，任何组织和个人都不得违反，这事受国家法律和有关的组织纪律加以保证的。 结构模式的程式性 在结构模式上，法定公文与一般文章和文学作品也有很大的区别，它是“文有定体”，有明确规范的格式，公文的制作者必须在规范格式的范围内进行写作，不仅在结构上必须按规范的格式，在行款规格、内容项目的排列乃至用纸规格、印制装订、字体选择、字号大小等方面都有固定的格式规范。这是公文办理和处理准确、迅速、及时、有效的需要，也是公文规范化、科学化建设的必需。 语言表达的特定性 行政公文以实用为目的，因而在语言表达上除具有一般文章的基本特点之外，还有???独有特性和要求。  = 1 \* GB3 \* MERGEFORMAT ①准确。准确是行政公文语言的生命线，是行政公文写作的最主要要求。一篇公文的准确性程度如何，直接关系到其内容质量的高低和价值的大小。俗话说：“一字入公文，九牛拔不出”，就现象地说明了行政公文语言的准确性特点。  = 2 \* GB3 \* MERGEFORMAT ②明白。这是行政公文用语的又一个基本要求，也是由其自身的性质和特点所决定的。公文不一定要好文章，但必须要写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不知不扣地了解你说的是什么。  = 3 \* GB3 \* MERGEFORMAT ③简洁。行政公文重在实用，所以在语言表达方面，重在准确。明白的前提下，还必须简洁。首先要用极简省的文字，表达尽可能丰富的内容；其次在允许的情况下，适当运用简称；再次适当运用一些文言词语和文言句式，也可使公文的语言表达更简洁。  = 4 \* GB3 \* MERGEFORMAT ④庄重。行政公文是法定的国家行政机关处理公务的工具，要求其用语必须做到庄严、郑重。行文中必须运用规范的书面语言；使用现代汉语通用的标准语言；多用陈述性、叙述性语言；适当运用一些文言词语和文言句式，使公文的语言表达趋于简洁的同时，还可使之显得庄重。  = 5 \* GB3 \* MERGEFORMAT ⑤生动。行政公文虽以实用为本，但也讲求生动。在写作时，可适当运用修辞手法；适当运用惯用语和科学技术专门用语，可使公文用语具有立体感和时代感。 行政公文的作用 概括起来，行政公文具有以下的作用： 1、指挥管理的作用。公文的起草、定稿过程，本身就是管理思想的体现和管理工作的实施过程。下级机关在工作中遇到自己无法或无权解决的问题时，需要向上级机关请示，还必须及时向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议；上级机关的意图则通过下行文下达。这都跟公文的指挥管理作用密切相关。 2、交流协调的作用。行政公文具有交流信息的基本功能。交流信息，一方面是上情下达或下情上达；另一方面是友邻单位互通情报，这些都可以通过公文运行而起到沟通协调的作用。 3、宣传教育作用。传达贯彻党和国家的方针政策是公文所负的重要任务。在一般情况下，公文在传达某一方针政策，规定人们应该这么做的同时，还有说明为什么要这么做。这无疑就产生了宣传和教育的作用。 4、依据凭证作用。公文作为反映制发机构意图的文字凭证，具有行政效力。下行文，是下级机关开展工作的依据；上行文，是上级决策的依据；一个机关制作的公文，是自己履行职能、开展工作的真实记录和凭证。平时工作中查找公文寻