公司接待预案.doc

接待预案 一、目的 为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待、严格标准、统一管理”的原则制定本预案。 二、适用范围 本接待预案适用于上级部门视察、项目考察及各种商务接待。 三、职责及分工 行政部作为接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，会同主接待部门拟定接待计划，确定接待标准，安排、协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障服务；各主接待部门在接到重要来访预约后，应及时填写《接待安排审批表》报告总经理及行政部，并协助拟定接待计划，落实接待任务。具体分工如下： （一）、主接待部门： 1.上级单位、地方政府和社会各界重要人士接待，行政部为主接待部门；专业团组接待（包括项目考察、验收），业务对口部门为主接待部门； 客户接待由对口业务部门（营销中心、运营中心）为主接待部门。 2. 负责准确提供客人的有关详细资料，填写《接待安排审批表》，会同行政部拟定接待计划，确定接待标准。 3.负责与客人的联系沟通，并及时反馈行政部等相关接待部门。 4.负责客人来访的接待陪同以及会餐宴请等的陪同。 5.如有座谈、会议，负责相关资料的准备及汇报讲解工作，要求汇报材料与会来宾人手一份纸质材料，并于会议前2小时准备完毕。 6.负责收集整理接待资料。每次接待任务的接待资料，由经办的接待人员编入《接待宾客情况表》，作为接待资料归档。重要接待活动期间的照片、题词、讲话录音、记录等资料，由经办的接待人员收集并送交行政部存档。 7.负责接待费用的结算报销事项。 （二）、行政部 行政部全面统筹安排，包括与相关部门的协调、会场布置安排、车辆接送、就餐、住宿、旅游等事项；具体为： 1、会同主接待部门制定接待计划，确定接待标准； 2、提前协调安排有关部门打扫卫生（室内、室外、会议室展厅等公共区域，园区卫生区域）； 3、提前定酒店，并了解来宾的情况，确定好用餐菜系，外地来宾安排在有山西特色的饭店，根据接待标准不同可预订山西会馆、中环吕梁湾等特色酒店； 4、来宾到公司当天检查各个环节，包括会场是否安排妥当，参观通道、展厅等是否具备参观条件；参观通道责任人为生产中心负责人，展厅责任人为技术中心负责人，公共区域卫生责任人为行政部经理； 5、及时保持与主接待人员的联系，了解来宾到公司的准确时间，并确定需在楼前陪同接 6、协调司机配合接待行程安排，确保整个过程无脱节； 7、负责LED屏字幕的设置； 8、提前一天完成会议室桌签、座次、接站牌等安排；提前采购接待所需物资如礼品、水果、干果、纸巾等； 9、来宾到公司（重大接待需提前两个小时）前完成会议室布置，包括水果、烟灰缸、纸巾、投影、公司资料、信纸、笔、茶、水、烟； 10、现场服务工作（包括茶水、照像、摄像）； 11、有在食堂就餐的行程安排时需及时采买食材并组织帮厨； （三）、其他相关部门 产品中心技术部、制造部作为公司产品展示部门，负责来宾场实地参观时现场的卫生清洁、产品展示、陪同接待等工作。 四、接待标准 1、一级接待标准： 来访人员级别：省外县级以上领导、省内市级以上领导、公司重大项目考察来访人员、公司重大商务接待； 接待陪同人员：总经理、副总经理、产品中心总监、集团总经理、副总经理、相关部门负责人； 下榻酒店标准：五星酒店（万狮京华、华康帝景、星河湾等）； 餐饮标准：200元/人，二十年汾酒或怡园酒庄红酒 接待项目： 参观生产车间（从参观通道通行）、展厅、技术中心； 其它行程允许的附近景点的旅游安排。 2、二级接待标准： 来访人员级别：省外处、局级以上领导、省内县级以上领导； 接待陪同人员：总经理、副总经理、产品中心总监、相关部门负责人； 下榻酒店标准：四星酒店（润东、漳泽等）； 餐饮标准：120元/人，二十年汾酒 接待项目： 参观生产车间（从参观通道通行）、展厅、研发中心； 其它行程允许的附近景点的旅游安排。 3、三级接待标准 来访人员级别：公司项目考察来访人员及一般商务接待； 接待陪同人员：副总经理、部门经理（根据来访的目的确定）； 下榻酒店标准：格林豪泰商务酒店、华海商务酒店； 餐饮标准：80元/人或公司食堂包间接待 接待项目： 参观生产车间（从参观通道通行）、展厅、研发中心； 其它行程允许的附近景点的旅游安排。 4、四级接待标准 来访人员级别：一般人员来访及部门性质商务接待； 接待陪同人员：总监、部门经理、相关责任人（根据来访的目的确定）； 接待项目： 参观生产车间（从参观通道通行）、展厅、研发中心。 餐饮标准：50元/人或公司食堂包间接待 五、接待流程 1.各部门在接到重要来访预约后，应及时填写《接待安排审批表》，准确记录好客人的有关资料，内容包括：姓名、性别、单位、职务、人数；启程地点、出发时间、乘搭何种交通工具、抵达或衔接地点等；在我司停留的时间；联系人的姓