会议服务标准选编.ppt

会议接待的标准;学习的四个重点：;1;1;1;1;4.2会议接待服务标准 1） 每天安排一名会议接待员于早上8：20上班，于8：20-8：30分时段完成以下工作：将所有会议室的门及部分灯打开；将开水器的烧水阀打开，保证当会议开始时有足够的开水。 2） 每天的工作由会议负责人根据实际情况进行安排。 ; ;6） 与会人员基本到齐后，会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后，每隔10-15分钟到会议室加茶水，直至会议结束（如有特殊情况可自己把握）。 7） 在加茶水过程中，会议接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）； ;8） 会议接待领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对； 9） 接到热线人员通知，会议临时需要的物资，应5分钟内送到，如无法满足，会议接待员亦应5分钟内到会议室向客人解释，如客人不满意或不接受，会议接待员应通知会议负责人到场解决。 10） 会议结束后，会议接待员应简单将会议室收拾一遍，包括将桌椅摆放整齐；烟灰盅、盒纸锁回茶水柜；所有设备恢复原状；会议临时用品（插线板、铭牌、临时增加的椅子、白板等）还到仓库，如果桌面及地面较脏，应通知清洁员到场清洁，清洁后会议接待员将灯、空调、窗关好，以便迎接下一个会议。;11） 每天下班前，会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好才能离开。 4.2.2一类会议（专指服务区域在主楼内的会议室）： 1) 会议接待负责人接到热线人员中、大型及重要会议通知后，与预订会议人员联系，了解会议的需求，并要求对方在《会议物资需求表》、《会议费用结算表》中签字确认。 2) 按客户要求申购会议物资。;3) 申购物资到位后，提前一天准备好横幅，摆放好鲜花；并对会议室进行全面检查，与会议主办单位（部门）保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场（会议室）；一切准备妥当后，可要求客户到现场观看。 4) 会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗，并于会议开始前15分钟将茶水准备到位，在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。 5) 按4.2.1第5）条款到第11）条款的程序开展工作。 6) 会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；;7) 客户部主任或客户服务经理，必须到场监督会务工作人员的情况，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对； 8) 如会议有需要，在会议期间应加强安全保卫工作，防止无关人员进入会场扰乱会；机电设备部人员应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，应保证走火通道的畅通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。 9) 会议结束后，会议接待负责人持客户确认的《会议物资需求表》、《会议费用结算表》到我部收费员处开发票。 10) 将发票交客户时一定要求客户签收，会议接待负责人一直跟进，直到我司收到该费用为止。;4.2.3临时会议： 1) 接到热线人员的通知后，该区域会议接待人员应5分钟内到场按4.2.1第5）条款到第11）条款的程序开展工作。 4.3会议工作流程 4.3.1涉及到语音、投影系统的会议及其他部门配合的接待工作，应将会议情况记录在《会议接待设备准备工作表》中交弱电组及其他部门进行会议准备。;4.3.2会议接待人员在会议前15分钟完成对会议室的检查及准备工作，检查结果记录在《会议跟进单》上。 4.3.3会议接待负责人员在领取当天《会议订单》时，应将前一天的《会议订单》、《会议跟进单》交办公室前台值班人员统一归档。 4.3.4办公室前台值班人员收到语音、投影会议室预定信息后，5分钟内将《会议跟进单》交给弱电组指定的技术员，由其在会议前15分钟内做好准备工作。;4.3.5参观接待、二类会议、电视电话会议的 会议接待工作，应在管委会发出通知后进行。客户部对接会议使用方，确定会议议程，转交弱电组、严格按议程准备及配合。 4.3.6领导日常办公会议、参观接待、二类会议及电视电话会议，由服务热线值班人员通过公司内部网向客服中心负责人及公司直接领导发布信息。 备注：参观接待、二类会议、多功能会议厅及4楼电视电话会议的工作流程均应按上述内容实施，以保证商务活动的统一性及各项质量记录表格的有效性。;4.4弱电技术员的日常维护及会前准备（工程部） 4.4.1原则：保证会议系统的设备正常运行 4.4.2措施： 1) 每周维护、检查会议室的会议设备（语音、投影），做好维护、检查工作的记录，每月进行会议室会议设备功能性的评估。