会议管理第四章会议策划与管理选编.ppt

会议策划与策划方案; “好的开始是成功的一半”，科学合理的会前策划能取得事半功倍的效果，是会议顺利进行的基础保障，决定着会议的有效性。本章阐述了会议策划的主要任务和基本内容及其实施的注意事项，介绍了制订会议策划方案的相关知识。; 第四章 会议策划与策划方案; 第一节 会议的策划 ; 一、会议策划概述 二、会议策划的主要任务 三、会议策划的十项要素 ;一、会议策划概述;（三）会议策划的特点 1．目的性 2．前瞻性 3．科学性 4．可行性 5．灵活性;二、会议策划的主要任务 （一）查阅与会议有关的各种资料，了解同类会议的组织方法和经验教训，征求与会议相关部门或人员的意见和想法。 （二）根据会议预期目的，明确会议的时间、地点等基本要素，确定会议的议题、议程、与会范围及会议活动要点。 （三）根据会议类型成立会务工作机构，确定会务工作人员，分工负责，落实到人。 （四）遵循有关规定，根据会议规格制定会议经费预算。 （五）具体分析各种因素，预想出应对意外情况的措施，拟定会议筹备方案及备选方案。 （六）与会议活动的有关领导、相关部门、与会人员等进行沟通协调，落实筹备方案中的具体任务，确定与会人员并安排其食宿住行等。;三、会议策划的十项要素;（一）明确会议目标 1．客观实际 2．明确具体 3．重点突出;（二）提出会议议题 议题的来源有三种情况： 一是由主管领导确定议题 二是由下级部门提出议题 三是由上级机关提出议题;;（三）确定会议名称 一般采用的方法： 1．名称揭示会议的主题特征 如：国际金融危机防范对策学术研讨会 2.名称揭示会议主办者特征 如：中国高等教育学会秘书学专业委员会2014年会 3.名称揭示会议的功能 如：小米手机新品鉴定会;（四）拟定与会人员范围，确定会议规模 1. 提名与会人员应考虑的因素 （1）资格合法明确 （2）考虑周到全面 （3）避免先斩后奏 （4）考虑效率成本 2.与会人员的分组;（五）拟定会议议程与日程 【知识链接1】 1．议程的拟定 2．日程的拟定 3．会议议程与日程的区别; 1．议程的拟定 会议议程是对会议议题性活动的程序化安排，是会议目标的具体落实，是将已经确定的议题按讨论或审议的主次、轻重、先后次序进行编排。一般包括： (1)标题。由会议全称加上“议程”二字组成。 (2)题注。法定性会议议程应当在标题下方说明该议程通 过的日期、会议名称。题注内容用圆括号括入；一般性会议此项注明会议的起迄日期，如：(2013年3月×日一3月×日) (3)正文。简明扼要地说明会议的每项议题和活动顺序，多采用分条列项的写法，句末一般不用标点。 【知识链接2】 ; 2．日程的拟定 会议的日程是对会议议程规定的各项活动进行单位时间的细化安排，也包括对会议过程中其他辅助活动的具体落实。 内容包括： （1）标题。由会议名称加上“日程”或“日程安排”“日程表”组成。 （2）正文。活动时间（可具体到分钟）、活动地点、参加对象、活动内容、活动要求等。可采用条文式和表格式两种写法。 ;; 3．会议议程与日程的区别 会议议程是会议议题性活动即会议所要通过文件、解决问题的总体的、概略的安排，列入其中的内容一般是会议多项任务中最主要、最能体现会议职能和成果的部分。其主要作用是使与会者对会议主要内容心中有数，以便提前做好准备。议程一旦确定，不得任意改动。 会议日程是会议各项活动(包括辅助活动)在会期以内的每一天中具体的、详细的安排，一般以上午、下午、晚上三个时间段为单位。其主要作用是使与会者和会议工作人员了解会议活动的具体进程。若遇特殊状况，其内容可做适当调整。;（六）确定会议时间 （1）确定召开会议的时间，要准备充分，考虑周到。 （2）确定会期的长短，要适当精简，提高效率。;（七）选择会议场地 1．会议具体场所的选择 （1）空间大小与会议规模是否相宜 （2）成本费用与相关规定是否相符 （3）设施配备与会议需求是否相适 （4）交通状况是否便于参会者到会 （5）安全性能与会议要求是否相应 （6）服务水平能否满足会议所需 2.会议所在地点的选择 （1）交通是否便利 （2）能否突出会议主题 （3）自然条件是否有利;（八）拟定经费预算 在第十二章专门讲授。 （九）策划宣传报