文件与记录编写规范.doc

 文件与记录编写规范文件编号发布部门质保部初版日期 修订日期 生效日期 版本 修改共  NUMPAGES 7页 第 PAGE 7页 Revision history 修订记录版本/修改修订日期（年-月-日）修订人修订简述 过程绩效项次测量指标测量方法监视周期目标值 编制日期审核日期批准日期 1 目的 统一公司管理体系文件的编写格式。 2 适用范围 适用于公司内部管理体系文件的编写。 3 职责 3.1 质保部负责本规范的编制，指导检查各部门按此要求编制文件。 3.2各部门管理体系文件编写按照本规则要求进行，并报质保部备案。 4 编写要求 4.1 文件总要求 4.1.1 文件的编制应尽可能简单、明了，易于理解，并在结构、表述、术语等方面保持一致。 4.1.2 各类文件之间的表述应保持一致。 4.1.3 技术与作业指示文件的编写按照《技术与作业指示文件编写规范》规定执行。 4.2 文件的结构 4.2.1文件封面格式 4.2.1.1 质量管理手册封面(见附录A)。 4.2.1.2 程序文件不设封面，其正文首页为封面(见附录B) 4.2.1.3 管理规范(三级文件)不设封面，其正文首页为封面(见附录B) 4.2.2 文件页面格式 4.2.2.1 文件页面(见附录C) 4.2.2.4程序文件和管理规范文件修改在正文最后条款，见附录D。 4.3 文件正文要素 4.3.1 目录 4.3.1.1如果该文件编写目录后能使阅读人获得对文件有一个总体概念，而且利于查阅该文件各章节， 则该文件必须要有目录。如果此文件比较短小，则可不编写目录。 4.3.1.3文件的目录内容包括：目录号、文件的章节名称及所在页码或文件编号。 ⑴ 编号与标题之间空一个字的距离； ⑵ 标题与页码之间用“……”连接； ⑶ 页码不加任何括号 如( )、｛ ｝、［ ］等； 4.3.2 正文要素 4.3.2.1 文件名称 文件名称的措词应特别审慎，力求简练，突出文件的主题，使之与其他文件区别开来。 4.3.2.2 文件修改记录 绘制出修改记录表 4.3.2.3 目的 扼要叙述文件编制的目的。 4.3.2.4 适用范围 依据文件的基本内容，明确该文件的适用范围。 4.3.2.5 引用文件 列出文件所涉及到的引用文件。 4.3.2.6 定义 明确文件中特殊术语的定义。 4.3.2.7 职责 明确相关部门、人员的职能分配。 4.3.2.8 工作程序或内容 按要求具体阐述文件中所涉及到的内容，要力求层次清晰、文字精练内容简洁、清楚。 4.3.2.9 相关记录 列出文件所涉及到的记录。 4.3.2.10 文件结束标记 以文件页面横向布局三分之一长的横线表示结束。 4.3.2.11 标明文件的编制、审核、批准 文件的编写、审核、批准人签名(以电子文档形式签名) 4.4 层次划分 4.4.1 层次的名称 层次的名称及示例见下表： 名称编号示例章1节1.1条1.1.1条1.1.1.1段无编号或须列项说明的文件条文用⑴、⑵、⑶编号 或a)、b)、c)附录附录A、附录B等进行编号4.4.2 层次的编排 4.4.2.1 章 ⑴ 文件的章，应该从“目的”开始编写，用阿拉伯数字编号，编号连续下支，直到附录，但附录 不编阿拉伯数字。 ⑵ 每一章应有一个标题，放在其编号之后，并单独成一行，与后面的正文分开。 4.4.2.2 节 节是章的有编号的细分单元，每一节应用一个标题，放在其编号之后，并单独成一行。 4.4.2.3 条 条是节的有序编号的细分单元，第一层次的条可以进一步再细分为第二层次的有编号的条。 4.4.2.4 附录 附录是该文件所提及到的图、表、说明等，附录的标号应采用大写的英文字母来表示。 4.4.2.5 编排要求 ⑴ 公司内部文件的内容层次编号采用阿拉伯数字，每两个层次之间加下脚点，章节条层次的编号 均顶格起排，编号与文字之间空一个字的距离，条文应与章节条的标题对齐，回行时顶格起排。 ⑵ 无编号列项说明的文件条文，每一项前均加带半个圆括号的英文小写字母，字母编号与文字对 齐，字母编号与文字之间空半个字的距离，回行时顶格起排齐。 ⑶ 文件中公式应另行排在版心左右居中位置，很长的公式尽可能在等号处回行，如果做不到这点， 就在+、－等符号处回行。公式中如有字符需解释，应