文件管理培训20120322.ppt

文件编写管理培训;文件控制的好处 文件阶层 文件结构 文件如何编写 文件如何控制 文件控制常见问题处理 ;文件控制的好处;职责明确 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容,明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和主动性. 改善部门间沟通 用于工作的依据全部在书面上有明确的指令,在执行上大大减少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间磨擦的机会. ;管理过程严谨，减少出错 当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理和减少出错机率. 获取路径统一，快速查询 企业形象提升，客户认可;文件阶层;文件阶层;一般来说，一项工作涉及到多个部门则我们写文件时编制成程序，例采购程序、纠正和预防措施程序等，而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时做成指导书的格式，例机器设备使用指导书、某个岗位具体操作的指导书等。 ; 一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整的结构有： 1.目的 2.范围 3.定义 4.职责 5.程序/工作内容 6.支持性文件 7.表格记录及附件 8.流程图 ;1.目的 简明概要说明编写程序/工作指导书所需达到的目的。即“做这件事是为了什么?” 2.范围 说明该文件适用的对象，可以是有关活动、部门或人员、产品或服务项目。 3.定义 对文件中提到的术语及专用词汇进行说明。 ;4.职责 概括性地规定该文件中涉及的主要责任部门或人员、所负责的工作。 5.程序/工作内容 具体规定工作的步骤、方法。包括：责任人员、工作时间、地点，做什么，怎样做的方法（依据什么文件），使用什么设施/机具、资料，形成什么记录。 ;6.支持性文件 列明该文件中所涉及的支持性程序、作业指导书的编号、名称。 7.表格记录及附件 列明该文件运作所应形成附件及表格的编号、名称，并说明生成记录后保存的部门及保存期限。 8.流程图 适用时，列出流程图，以便快速清晰指引。 ;以上是一份文件的完整结构,但是并非所有的文件都应依循此固定的结构,鉴于文件的内容的需要可适当的去除一些不适用的项目,但是为了整齐亦??统一文件结构. ;程序文件范例：文件控制程序 一、目的 建立文件的授权、更改、发放、查询、销毁的程序，以确保使用者得到现行有效的文件、防止作废文件的非预期使用。 二、范围 本程序适用于海格总部的质量管理体系受控文件的管理。 ;程序文件范例：文件控制程序 三、定义 1.手册：是组织对建立的管理体系作概括性阐述及指导体系实践的主要文件，是管理活动应遵循的纲领性文件。 2.程序文件：为进行某项活动或过程所规定的途径形 成的文件；它应对实施某项活动的目的、范围、步骤、顺序及职责作出规定，同时它应具有承上启下功能，即上接质量手册，下接作业指导书/工作指引。 ;程序文件范例：文件控制程序 四、职责 1.受控文件发起部门负责文件内容完整及格式符合要求，并提交拟受控文件给综合管理部体系组。 2.受控文件的审核者负责评审该文件是否适宜及正确。 3.综合管理部体系管理组负责组织策划文件控制要求，办理体系文件的控制。 ;程序文件范例：文件控制程序 五、程序 1.文件审批权限 1.1各部门按照本部门职责及质量体系的要求，编制本 部门相关程序文件、工作指引及必要的表格， 由部门负责人审核确??。 1.2管理者代表批准程序文件、工作指引、外来文件和其 他受控文件，必要时另外提交总经理批准。 1.3总经理批准质量手册，并应管理者代表申请，最终批 准程序文件、工作指引及其他受控文件。 ;程序文件范例：文件控制程序 五、程序 2.文件编写 2.1综合管理部体系管理组提供受控文件管理的指引，并与相关部门沟通。 2.2需要编制文件的部门指定适当人员进行文件编写，并确保其具备所需信息和技能；具体按《文件 编写指引》执行。 ;程序文件范例：文件控制程序 五、程序 3.文件更改 3.1根据使用部门和人员反馈的信息，当文件需要更改时，应由原编制部门（人员）进行更改，并由原审批部门（人员）进行审批。若指定其他部门（人员）审批时，该部门（人员）应获得审批所需依据的有关背景资料。 ………;程序文件范例：文件控制程序 六、支持性文件 1.《记录控制程序》 2.《文件编写工作指引》 七、表格记录及附件 1.《受控文件处理单》、《文件发放记录》附于文件原稿 后，由综合管理部保存至文件原稿销毁时。 2.《文件申请单》由综合管理部保存一年。 ;文件编写原则;文件如何编写