山东理工大学短期因公出访基本程序.docVIP

PAGE  PAGE 4 山东理工大学短期因公出访基本程序 出国前 一、手续 访问学校发邀请 ↓ 校内审批 ↓ 公示 ↓ 省外办申办批件 ↓ 批件下发 ↓ 市外办生物信息采集 政审 ↓ 护照（递、取） ↓ 签证（递、取） 二、行程 1.与访问学校确定出访时间。 2.根据出访时间，确定出访行程 * 查询最经济、符合要求（见国际机票购买要求,）、在规定时间内返回的航线，从中选定最合适的往返航班。如不符合规定，需要填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》 * 确定住宿、用餐、用车，要求符合《山东省因公临时出国经费管理实施办法》中《各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表》所规定标准。 回国后 一、5日内将护照交国际交流与合作处 二、10日内交 1.出访报告（写明具体会谈对象、出访成果及下一步的具体落实措施）及日志（每一天具体活动安排）电子版 2.出访报告及日志纸质版一份，均需团长签字 3.签署协议的团组交协议复印件 三、二级网站发布访问报道，共享出访成果。 四、报销：凭有效票据填报由团组负责人审核签字的国外费用报销单（具体条目可根据实际情况调整。伙食费、公杂费可以按规定标准包干使用。不宜包干的团组，由出访团组统一掌握，包干使用），两周内办理报销事宜。 山东理工大学短期因公出访手续详细流程 *自2014年5月8日起，省外办要求：因公出访团组，应在预定出访时间的一个半月之前申办批件。为确保按期出访，请各单位务必在出访前45个工作日前将相关材料上报我处。因此，请至少提前2个月联系邀请单位出具邀请函，先发电子版办理批件及护照手续，原件请对方寄出办理签证。 根据国家相关规定，一个国家的访问时间为5天，两个国家8天，三个国家10天。天数以离境之日算起、返境之日截止。 一、发邀请 1.各组团单位整理出访人员信息（姓名、性别、出生日期、职务（党务身份需改 为对应的行政职务，如书记写作院长,韩国不需要改）发外方，请外方学校发邀请。邀请函中需注明出访时间为几月。邀请函的签发人需与我方出访人员对等，如院长带队出访，需对方学院院长签发，如副院长带队出访，需外方副院长及以上级别的人员签发邀请。或者由对方国际交流部门负责人签发邀请。 注：韩国邀请函除了签名之外，还需要加盖对方学校的章。请一定告知对方学校，保证有章有签字，否则签证无法办理。 2.邀请函扫描版先发国交处，经国交处确认后，对方快递原件给各校内组团单位（大部分国家签证都需要邀请原件，个别国家签证需要日程原件，详情请查阅山东省人民政府驻京办网站 HYPERLINK / /，根据不同国家签证要求，请对方寄送邀请原件或邀请及日程原件）。同时，我方用扫描件开始办理各项手续。 二、校内请假 1. 出国团成员分别填写《山东理工大学处级干部出国（境）审批表》或《山东理工大学教职工出国（境）审批表》，打印一式三份，所在学院签字盖章。 2. 填写《因公临时出国（境）任务和预算审批意见表》，一团一份。 3. 持邀请函及译文及1、2项表格由计划财务处对经费来源进行审核。由计划财务处处长在《山东理工大学处级干部出国（境）审批表》、《山东理工大学教职工出国（境）审批表》以及《因公临时出国（境）任务和预算审批意见表》上财务处一栏签字，加盖财务处公章。 4. 财务处签字盖章之后，《山东理工大学处级干部出国（境）审批表》由各组团单位分管校领导签字——组织部干部科——党委书记签字。 《山东理工大学教职工出国（境）审批表》由国交处国际交流科403-1签字盖章——教师系列人事处师资科/非教师系列人事处劳资科——分管人事校领导签字。 5.处级干部表交组织部一份。教工表交人事处一份。个人留存一份。 三、向国交处报送出国任务审批材料(分纸质材料和电子材料两大类) 纸质材料 1.每人《山东理工大学处级干部出国（境）审批表》或《山东理工大学教职工出国（境）审批表》一份，《因公临时出国（境）任务和预算审批意见表》一份。 2. 身份证复印件1人2份（正反面复印到一张A4纸上，因需扫描上传，请保证页面字体信息清晰） 3. 户口本复印件1人2份(个人页，因需扫描上传，请保证页面字体信息清晰) 4. 照片1张。二寸彩色白底证件照（一般共需2-3张，办理护照需要1张，签证需1-2张），可在校内三餐地下超市照相馆或柳泉路银座对面芳草拍摄。照片电子版用U盘拷好，进行第六步生物信息采集时用。 5. 团长签字的保证书（只需团长签字后交国交处,无需盖章） 电子文档 1. 《因公临时出国（境）人员备案表》 2. 邀请信译文 3. 《山东省因公出国、赴港澳任务呈报表》及日程安排（固定模板，字体、行间距、文档格式不要随意改动。日程中要写清具体乘坐的往返航班号，具体日期，分上下午，公务