企业行政秘书培训.ppt

行政秘书基础培训;主要课程;行政秘书的工作内容是什么？;企业行政秘书的工作内容;企业行政秘书的工作内容;企业行政秘书的工作内容;企业行政秘书的工作内容;文秘的职业发展规划初级秘书：协助上司的工作主要工作有：接听电话、上传下达；使用办公室软件：打字、制表、做幻灯片。使用各种办公用具（传真、复印、电脑）；使用互联网；管理档案、文件等；接待；其他事务性的简单工作；;中级秘书：分担上司的工作;高级秘书：管理、参谋、支持上司工作;二、行政秘书的角色定位与必要素质;2、秘书的角色定位;3：行政文秘的个人素质;;个人能力;个人能力;主要课程;二：时间与会议管理——提高工作效率与质量。;一：常见的时间管理误区;二：时间管理的目标;三：时间管理的三原则;第一原则：目标管理原则; 1953年耶鲁大学生对毕业生做过的一次调研。耶鲁大学及目标对认识的影响进行了一项长达25年的跟踪研究，研究对象在智力、学历等其他条件上都差不多。研究的结果如下：;第二原则：重点原则“80、20”法则;第三原则：工作优先级综合分析;请运用四象限方法排列你的工作;四：时间管理的策略;2：每日工作计划表;3：找出上级的最佳工作时间;4：养成良好的工作（生活）习惯;5：绝不轻易“迟到”;六：没定期限就不叫工作;七：整理工作环境;工作环境“5S”管理;八：档案管理;九：集合零碎时间做大事;会议管理;会议管理;会议服务;会议记录基本内容;主要课程;1：沟通的重要性;二、沟通的种类及形式; （1）几种沟通形式的优劣分析;沟通方式的选择;沟通的要诀;沟通的途径;行政秘书人员不能说的话：;八、 沟通的方向;八、 沟通的方向;八、 沟通的方向;八、 沟通的方向;跨部门沟通;综合协调工作;主要课程;一、行政文秘的个人形象塑造;礼仪的作用;2、个人形象六要素： ——仪表：发型、发式等 ——表情：自然、友善 ——仪态：优雅的举止 ——服饰：教养与阅历的最佳写照 ——谈吐语言：低音量、慎选内容、礼貌用语 ——待人接物： A、诚信为本 B 、遵纪守法 c、遵守时间; 3、着装原则 ——符合身份 ——扬长避短 ——遵守惯例 ——区分场合 ——简洁大方 ;西装的点眼之笔-领带;5、职场女性形象规范： 女性职场着装六不准 ——过分杂乱 ——不过分鲜艳 ——不过分暴露 ——不过分透视 ——不过分短小 ——不过分紧身 手饰配戴的原则： ——要符合身份、以少为佳 ——质色原则 ——协调原则 ——习惯原则 ;女性化妆： ——是自尊自爱的表现， 是对人尊重的体现 ——化妆的注意事项： A、自然 淡妆为宜 B、美化 C、避人 ;主要课程;五、商务礼仪;五、商务礼仪;一 、随从上司出行礼仪;1. 步行礼仪;乘车礼仪;2、计程车的座位次序;2、私家车时的座位次序;3、专职司机时的座位次序;2. 乘车礼仪⑴;2. 乘车礼仪（2）;2. 乘车礼仪（3）;2. 乘车礼仪⑶;⑴ 上车姿势Ⅰ;⑴ 上车姿势Ⅱ;⑴ 上车姿势Ⅲ;⑴ 上车姿势Ⅳ;⑵ 下车礼仪Ⅰ;⑵ 下车礼仪Ⅱ;⑵ 下车礼仪Ⅲ;⑵ 下车礼仪Ⅳ;⑵ 下车礼仪Ⅴ;二、 陪同上司商谈礼仪;三 、拜访客户的礼仪;四、办公室礼仪;五、商务接待礼仪;?身体语言——点头礼的含义 ——鞠躬礼的使用——握手注意事项?介绍：自我介绍——先递名片再自我介绍、时间要简短?介绍：介绍别人——谁当介绍人：代表对客人的待遇——介绍的先后顺序：客人优先了解情况;名片的使用(1)名片的准备 名片不能涂改 名片可放在上衣口袋（但不可放在裤兜里） 要保持名片或名片夹的清洁、平整 名片上的头衔不要太多 可以有一定的个性化 但是不要太过复杂;(2)名片的交换： 起身接收名片，用双手接收的名片不要在上面作标记或写字 接收名片后，要认真地看一下对方的性名 职位 不要将对方的名片遗忘或存放时不注意落在地上 有来有往 尊重对方 在上司办公室，经上司介绍后，再递出名片  最好先交换名片 再作沟通;谢谢