办文要注意的几个问题选编.ppt

办文要注意的几个问题; 一、文种 常用的有：请示、通知、函 （一）请示：上行文，原则上是一事一请示。如以公共事业局的名义向上级部门行文。上级部门如新区管委会、市教育局、市文体旅游局等。 机关各科室或下属单位要报请审定印发有关方案、审批经费等事项，也用请示，抬头（主送部门）写公共事业局，不能写局领导。; （二）通知 属于平/下行文，原则上是只对下属单位行文。 涉及多个部门（如其他职能局），且已报请上级部门（如新区管委会）审批，要求以我局名义发文的通知文件，须标明经新区管委会或新区领导同意，此时也可向平级单位发文。; （三）函 函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。; 二、标题 1.正文必须有标题，标题使用二号华光简小标宋或宋体（加粗）。 2.标题字数较多时，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，不能把词、词组和专用术语分开。 3.标题排列应当使用梯形或菱形，避免出现上下长度一样的方形或上下长、中间短的沙漏形。;词意不完整; 这个件就是犯了词意不完整的问题。新华中学是一个完整的词，不能拆分，如果第一行太长、字数太多，“新华中学”四个字无法一起放在第一行，可将“新华”两字转至第二行，确保 “新华中学”这个词组及其词意完整。;三、正文; 这个请示件按行距28磅来排版的话，落款单位及时间就会出现在单独的一页，不合办文规范和要求。将行距调至26磅，就避免了落款单独一页的问题。; 这个请示件内容字数不多，但行距按28磅或小至20磅来排版，落款单位及时间都无法在第一页。将行距调至29磅，使附件中的“代拟稿”三个字转至下一页，避免了落款单独一页的问题。; （二）正文字体 正文使用三号仿宋体字，正文要与标题隔一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 文中一级标题使用黑体不加粗，二级标题使用楷体或楷体加粗，三级标题使用仿宋体加粗，四级以下标题使用仿宋体。一级标题后若回行不使用标点符号。 ; 这个件犯的错误有两处：一是标题字体错误使用黑体小二号字，应使用二号华光简小标宋或宋体加粗；二是正文字体错误使用仿宋四号字，应使用仿宋三号字。; （三）正文层次序号 正文第1层为“一、”，第2层为“（一）”，第3层为“1.”，第4层为“（1）”，第5层为“①”。序号如果有括号的，括号后面不得添加任何标点。; （四）引用公文的规定 正文中如有引用的内容则必须准确无误，必要时用括号加以标注。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用公文标题使用简称时，先用全称，并注明简称。; 错误： 按照《深圳市龙华新区教育科学研究课题管理暂行办法》（深龙华公共〔2014〕143号） ;（五）公开方式; 如方案、办法、细则、意见等，应标明：“如该非涉密文件送审稿经审定印发，建议其公开方式确定为依申请公开”。 ; （六）正文附件的规定 正文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。 如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，附件名称后不加标点符号。 附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应与落款空两行。 附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标注“附件”二字及附件顺序号，附件的序号和名称前后标识应一致。;正确：; （七）页码设置的规定 双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧，均以“—1—”的形式出现。附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。;四、标点符号 句号、逗号、问号、叹号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，居右偏下，不出现在一行之首。引号、括号、书名号的前一半不出现一行之末，后一半不出现在一行之首。; 五、落款及时间 正文结尾要有单位名称，单位名称一般在正文右下空两行的位置，右空四格。 成文日期在单位名称的下一行，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1日不编为01日）。;正确：; 六、版记 按现行公文规范要求，版记仅标注抄送（报送或分送）单位或个人、印发单位及印发时间，必要时可加上拟稿人或校对人，印发份数，字体为仿宋四号字，但不再标注主送单位、主题词。; 七、纸张及装订 纸张一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）,左侧装订，钉离左侧边沿0.5cm，2个钉在上下各1/3（1/4）处，钉垂直。;八、如何应用新系统办理公文;（一）拟办意见要简洁、准确; 此件拟办意见应该