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对表格数据统计剖析
第十章
对表格数据统计分析;学习目标
通过本章的学习应掌握分类汇总和透视统计功能的应用,快速方便的进行数据统计,提高数据分析的质量
学习重点
分类汇总
透视统计;统计的作用
将现有表格数据在组合和排列中添加适当的统计算法,利用算法提供的信息,透析数据之间的内在关系。为深入分析数据提供更加接近需求的量化依据
统计算法
求和、平均、计数、最大、最小、方差、均差…… ;主要内容;第一节
用分类汇总方法处理数据的统计问题;通过本节的学习认识分类汇总的类型和作用范围,掌握两种常用的分类汇总方法
重点:掌握结构和筛选性汇总的方法 ;①分类汇总操作的基本原则
分类原则
需要分类处理的项目,必须预先开设一列,并设置字段列的名称
数据原则
要汇总的“列” 下表格数据区内不允许存在空白单元格,否则将在分类过程中被遗漏
格式原则
表格数据区中每一列数据的格式应该统一
操作原则
先“排序”后“汇总” ;②如何处理结构性分类汇总
作用
展示分类统计的分组结构 ,具有层次感
特别适用于按多级结构进行的统计过程
使用工具
数据”菜单下的“分类汇总”命令
;③如何处理筛选式分类汇总
作用
按筛选资料进行分类汇总
适用于分类显示满足特定条件的信息,并提供汇总计算的结果 ;第二节
用透视报告方法分析数据内在关系;通过本节的学习,认识透视表在重新组合数据和分析中的作用,掌握透视表和图表的创建方法
重点:掌握透视表的应用技巧 ;①建立透视表报告
作用
重组表格数据,并添加算法对数据进行深入分析
使用透视表的条件
合理的表格结构及准确的表格数据
通常为流水账式的表格数据记录,不能存在空项
使用工具
“数据”菜单“数据透视表和数据透视图”向导
案例文件
例库统学.xls的“加班表”
操作
建立透视表(在新的工作表生成);②在数据表中重组数据关系
作用
按管理目标重新组合数据,添加算法,以得到最终统计结果
使用工具
“数据透视字段列表”
案例文件
“例库统学.xls”的“加班表”
操作
鼠标拖拉把相应字段放到新工作表内;③透视分析数据
作用
改变透视表内部数据间的透视关系,从不同的角度查看数据之间的内在关系
;更改透视关系
为什么要更改?
按不同的管理目标,调整字段在透视表中的组合关系,以期得到相应统计结果
;添加、删除管理项目;透视数据表的更新
为什么需要更新?
会根据管理要求更改透视表的的原始数据,手工方式更新透视表统计结果
使用工具
“透视表”工具栏的“更新数据”按钮
案例文件
“例库统学.xls”的“加班表”
操作
更改原始数据,更新透视表
注意
表格文件打开时,透视表数据将自动更新
打开的状态下,原始数据工作表和透视表报告工作之间的数据更新,必须手工进行 ;④透视分析和图表
作用
将透视结果进行图形化显示,以达到分析目标
使用工具
“数据透视表”工具栏中“图表向导”按钮
案例文件
前面建好的透视表
操作
成直方图
注意
图表创建在新工作表;⑤透视数据的发布
作用
将数据以动态方式发布于Web页面中,以便共享该表格数据
使用工具
“文件”菜单下“另存为WEB页”命令
操作
把加班表发布
注意
文件保存为两部分:主体文件保存于当前文件夹中,为“.htm”格式文件;动态控制文件保存于后缀名为“.file”的文件夹内。
发布或移动文件时,应对两组文件一并进行,不可丢失 ;⑥在WEB中使用表格数据
作用
在浏览器中查看已经发布的表格数据,并进行透视统计,甚至将统计分析结果下载
使用工具
IE浏览器
案例文件
已经发布的“加班分析表.htm”
操作
在浏览器里透视分析、结果下载
注意
下载生成的表格文件自动生成两个工作表标签,其中“sheet1”存放数据透视表、“sheet2”存放原始数据表格 ;第三节
数据库功能的其它应用技巧;通过本节学习,认识电子表格中“数据库”的功能及应用方法,掌握几种简单的数据库功能使用方法
重点:掌握与数据库功能相关的应用技巧 ;使用窗体工具准确输入表格数据
作用
通过窗体输入表格数据,确保表格数据输入的安全性
使用工具
“数据”菜单下“记录单”命令
案例文件
“例库统学.xls”的“通讯录表”工作表
操作
查找、输入数据;如何用下拉式列表方式输入数据
作用
通过选择列表方式,输入具有一定序列的内容 ,保证数据的有效性
使用工具
“数据”菜单→“有效性” →设置→允许→序列
案例文件
“例库统学.xls”的“人事表”工作表
操作
设置填写内容序列区
导入序列
下拉按钮选择数据;如何将一列中两组数据分离
作用
将输入到列中的两组数据分离,使同一组,同一类型的数据独立成列
使用工具
“数据”菜单下“分列”命令
案例文件
“例库统学.xls”的“通讯录表”工作表
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