2013年度实行择邻山庄公文管理制度.doc

择邻山庄 PAGE13 / NUMPAGES13 发文部门：EO. Dept.编号：EO. Dept.-2013-01-001密级：必威体育官网网址收文部门：山庄各部门抄报：董事长、总经理事由：择邻山庄公文管理制度 择邻山庄公文管理制度 一．文件分类 酒店文件分为两大类: 1. 外部文件 外部文件包括上级部门、有关部门或外单位发来的文件。 2. 内部文件 内部文件包括酒店向有关部门或外单位制发的文件和酒店内部发文。 二．各类文件管理规定 1.外来文件管理规定： (1)酒店收到的外来文件统一由行政办处理,行政办行政助理负责文件的编号、登记和传递。 (2)行政办行政助理收到外来文件后，填写《收文登记表》及《公文签批单》后报行政办主任审核，签署初步处置意见后，分送山庄领导指示后转交相关部门处理，相关部门将处理结果反馈回行政办。 (3)签批后的公文由行政办填写归档文件登记表后办理归档工作。 流程如下： 文件收发签批工作标准： 程　序标　 　准1、收文外部文件：主管部门随信函发来的文件、接上级部门通知领取的文件、各部门参加会议带回的文件均纳入收文范围。2、登记收到文件后于当日在收文本上登记，写明来文编号、收文日期、文件份数、内容提要、来文机关等； 填写文件签批单，附在文件封面上，带密级的文件单独编号。3、签批及传阅文件登记后放入文件传阅夹交行政办主任（急件放在上面，并标上记号）； 行政办主任审阅后，在文件签批单上写明建议和“请领导批阅”以及签阅日期后，呈酒店领导传阅； 急件或重要文件，须在第一时间送行政办主任签阅，必要时应送董事长或总经理签阅意见； 密级文件须交领导手中，并做好传阅记录。4、批示处理文件返回后翻阅每份文件签批单，检查领导批示； 有批示的将原件存档，复印件下发至相关部门按批示办理，并在签批单上注明处理结果及日期，做到传办及时，催办有结果，防止积压误事； 无批示的文件按类别归档； 上级主管部门要求回收的文件须在指定时间交回，并办理相应手续。 2.内部文件管理规定： （1）酒店制发的行政文件的主要种类及必威体育官网网址级别： 密级分四等：1.机密、2.必威体育官网网址、3、普通、4、公开 机密级：查阅范围为山庄决策层; 必威体育官网网址级：查阅范围为山庄经理级及以上管理人员; 普通级：查阅范围为山庄领班级以上管理人员; 公开级：山庄所有员工。 文件种类： A.决定、决议 凡对重大事项作出的安排，用“决定”。 经过会议讨论并要贯彻执行的事项，用“决议”。 密级为：普通或必威体育官网网址 B.通知、通报 发布规章、制度、转发外来文件，要求下级办理或知晓的事项，用“通知”。 表彰先进、批评错误、传达重要情况，用“通报”。 密级为：普通或者公开 C.报告、请示 向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。 向上级请求指示、批准、申请，用“请示”，申请购买物品用“申购”，使用签报格式。 密级为：普通 D.平行文（普通文件格式） 指各部门之间的发文。 密级为：普通 E.传真 适用于一般对外公务联系及紧急文件传送。 密级为：普通 F.会议纪要 适用于记载传达会议情况和议定的事项。 密级为：必威体育官网网址或机密 G.各类管理制度及规定 密级为：必威体育官网网址或机密 （2）发文规定 A．酒店发文的流程为：拟稿，审核（部门负责人），签发（酒店总经理），打印，发文，催办，立卷，归档，销毁等。 B．酒店所有发文，发文部门应有存档，并将部门审核会签及总经理签字批准的文件原稿送行政办存档。 C．酒店制发的文件，由酒店总经理签发。 D．对外发文送酒店总经理签发前，应经草拟文件部门负责人审核确认后，送行政办登记，经行政办主任核稿后，最后呈酒店总经理签发。 E．文件内容涉及其他部门配合的，由草拟文件部门自行组织会签后，由行政办行政助理进行登记，由行政办主任审核后呈交酒店总经理，总经理签批后由行政助理送还有关部门。 F．审核、会签后的文件，由文件签发人签署意见、姓名、时间。 （3）行文规定 A．向上级行文，应按隶属关系进行，一般不得越级请示。特殊情况必须越级行文时，应抄报越级的上级。 B．请示的文件，应一事一文。除领导者直接交办的事项外，请示不应直接送至领导者个人，应交由行政办行政助理，由行政助理依照传递流程递交，请示的文件不应抄送给同级或下级部门。 C．签报的文件，应一事一报。签报不要直接送领导个人，应由行政办行政助理递交。会签在递交行政助理之前由起草部门完成。 D．为方便管理，请示、申购、签报等需要的签批的文件，由行政助理正常收取后，于每周二集中送酒店总经理签批，急办事宜随时送签。 （4）文件格式规定 A．页面设置 纸张统一使用标准的A4复印纸。 页边距：上、下、左、右均为2CM。 页眉，页脚均为1.5CM。 B．字体及字号 标题字号：宋体、小二、加黑