作业程序书说明.doc

PAGE  PAGE 6 -  PAGE 6 - PAGE 1 依據12月10日（三）全校行政業務流程標準化（SOP）執行說明會，將全校SOP分為四個層級： 1.全校性SOP（跨三個處室以上，例如校慶活動、新生報到、畢業典禮、選課作業、公文作業等） 2.跨處室、學群SOP（即跨二個處室或學群之事項） 3.處、室SOP（各處室以下的跨組SOP） 4.組/系內業務SOP 各單位依據上述分類，請行政一級單位及學群先行彙整單位下之目錄，以上述四個層級依序整理。並於12月16日（二）前回傳楊幸媚shmai@.tw 秘書室綜合業務組。 全校行政業務流程標準化（SOP）執行說明 SOP定義： SOP（Standard Operating Procedure 標準作業程序）是組織內部自行撰寫的一種流程規範（作業準則），為使經常性或重複性工作程序一致化，逐一將執行過程詳細描寫的一個書面文件。主要目的在於藉由此規範讓不同執行人員達成相同的成果水準。 計畫目標： 流程合理化，確保行政品質 提高作業的時效性 減少人力資源浪費 建立作業的一致性 降低新進同仁的學習成本 預期第一次及把事情做對 達成傳承的永續使命 實施程序 秘書室訂定書寫規格及注意事項 秘書室召開說明會 各單位撰擬文件及繪製流程圖 一級單位彙整並教核 秘書室總整理並印行 各單位定期更新維護資訊 作業時程 97.12.10 召開執行說明會（秘書室） 97.12.24 完成內容撰寫及流程圖繪製（業務單位） 97.12.30 完成一校及補正（業務單位） 98.01.09 一級主管完成核閱（一級單位或學群） 98.01.16 完成二校及彙整（業務單位、一級單位或學群） 98.01.20 陳核（秘書室） 業務分工 業務執行單位 依照時程及格式完成內容撰寫 校對及補正 一級單位 SOP內容覆核 彙整及稽催所屬二級單位資料 秘書室 推動並輔導SOP執行 收錄內容 單位封面 現況概述（編制及業務） 標準作業程序書 標準作業流程圖 相關表單 法令依據 注意事項 已經完成SOP單位，請依新格式重新製作或修訂 務必依時程完成各項進度 除提供內部工作準則，希冀各單位能趁機檢討與外部單位間流程的合理性，以利縮短作業時程的及人力浪費。 SOP之文字???述或流程圖之敘述表達，主題對象應統一以免混淆，或在敘述中即說明主詞。 SOP的主要精神不僅重視過程面，更要強調品質的程序邏輯。因此部分程序為相關者，可以先以總體流程表達，在分述子項程序 如活動可同時進行，應水平繪列，而非垂直繪列 建議同仁或單位間相互參考及檢核，相互擷長補短 預期效益 行政流程標準化及合理化 提昇行政效率及效能 促使校內資源運用最佳化 降低新進同仁學習成本 避免因人員流動而造成業務停頓 避免因部門權責不清而衍生衝突 SOP建立 SOP主要內容 以業務單位為基礎之封面 呈現單位所有業務項目之目錄 業務單位之編制與簡介 依作業別，完成各項作業之詳細程序說明、表格、法規、流程 SOP說明 範例 製作SOP MS Word繪圖工具 作業程序書說明： 文件名稱：作業程序的標題 編號：請依各單位英文縮寫2碼＋3碼阿拉伯數字＋版次以A、B、C呈現。例如：課務組 DC001A(整體編號待全校各單位英文名稱確認後，再一併修正填寫) 版次：以黑體標示目前之版本 製作日期：相對應A、B、C版次修改之日期相對應 頁次：此作業程序書共幾頁 相關表單：列出該程序過程中，所需要之表單，並以附件列之。 法令依據：該作業所依據之相關法令或規章 制訂：承辦人或二級主管一人或二人皆可 審查：行政一級主管；系所為群長 核定： 作業流程說明： 標題：中州技術學院選課作業流程 項別：選課管理（請依分層辦事明細表項目寫） 目別：選課作業（實際作業名稱） 責任者：權責單位或是協辦單位 作業流程圖：（依實際工作內容，分項詳實填寫每一個步驟）作業過程之流程說明圖（以MS VISIO工具繪圖） 注意事項及申請時程：時間點說明或相關條件限制說明。 使用表單：依據作業流程，各階段會使用到的表單說明並請針對使用表單進行編號，編號規則依該作業程序書編號加-01開始編， 例如DC001A-01學生學分抵免退選申請書暨領據 DC001A-02學生加退選繳費單 法令依據：此作業之相關法規或依據 備註：請填入業務承辦人之姓名、聯絡方式 最後請務必記得檢附 1.相關表單 2.相關法令 版面設定： 1紙邊留白：上下左右邊距設為2公分，與頁緣距離各1公分。 2.字替使用：中文字採標楷體；英文採Times New Roman 3.數字規定：依行政院93年9月17日院臺秘字第0930089122號含頒之「公文書寫橫式書寫數字使用原則規定」。 參考網址： HYPERLINK .tw/samp