利用Excel高效汇总简历信息.docVIP

PAGE  PAGE 7 利用Excel高效汇总简历信息 　　摘 要：招聘工作中通常会收到大量的简历，如用Excel统计应聘人员性别、年龄、学历结构等方面信息，无论是手动录入还是用电子版简历一一复制粘贴录入，不仅工作量大，而且容易出现误差。文章以设置电子简历模板为起点，以公式函数为工具，对Excel在汇总简历信息方面的应用技巧进行了探索，并提出了相应的建议。 　　关键词：Excel 招聘 简历 汇总 　　中图分类号：F240 文献标识码：A 　　文章编号：1004-4914（2016）11-238-02 　　招聘是人事工作中的重要环节，除了浏览、筛选简历，也要对应聘人群结构有所了解，汇总、统计其相关信息。但是，应聘人员少则几人，多则上百人，即使是最简单的整理统计姓名、性别、出生日期、身份证号、籍贯等基本信息，也要面对大量的数据，靠人工录入填写，不仅耗费时间精力，而且容易出现误差。在此情况下，为了减轻工作量，提高准确率，可以统一设置简历格式，制作简历模板，要求应聘人员同时填写纸质版和电子版简历，利用Excel公式对电子版简历进行信息采集，统一填写录入汇总表，这样比人工录入节省时间，而且减少录入误差，有效提高工作效率。 　　一、建立规范的简历模板 　　因最终需要利用Excel统一采集信息，所以电子版简历也要做成Excel格式。新建的Excel工作簿默认含有Sheet1、Sheet2、Sheet3三个表格，为去掉点选工作表步骤，提高操作速度，建议将Sheet2和Sheet3删除，并将Sheet1名称改为“简历”。一份基本的电子简历包括标题、人员基本信息、教育经历、工作经历、科研成果、奖罚情况等项目，就应聘人员信息汇总工作而言，一般仅需要汇总基本信息、教育经历和工作经历三项内容即可，因此，可以以此三项为重点，对简历进行统一规划，简历模板，如图1： 　　1.基本信息。基本信息包括应聘部门、岗位、姓名、性别、民族、出生日期、籍贯、政治面貌、婚姻状况和联系方式等内容，可以根据招聘要求对以上项目进行排列，每个项目占一个单元格，并在旁边预留一个空白单元格以便应聘人员填写。同时，为方便统计，明确招聘信息，可以通过设置数据有效性的方式把填写应聘岗位及部门的空白单元格设置成下拉菜单，将填报出生日期的空白单元格设置成日期格式，并标注“yyyy-m-d”字样以提醒填写人员注意日期格式。 　　2.教育经历。相比其他招聘单位，对各阶段教育经历都很看重的招聘单位在汇总应聘人员信息时需要录入更多关于学历的内容。一般情况下，招聘单位简历中的教育经历从最近最高经历写起，即纵向填写，逻辑顺序从上到下，如：博士――硕士――学士，而汇总简历信息一般将人员的所有信息从左到右汇总到一行，即横向汇总，逻辑顺序从左到右，如：学士――硕士――博士，因此，在设置电子版简历时，需考虑到简历填写和汇总的逻辑顺序是否一致，建议将教育经历按照从左到右的时间顺序排列，从招聘岗位对学历的最低要求写起，为横向汇总提供方便。 　　3.工作经历。工作经历在简历上显现得更为直观、详细，可直接作为招聘参考，而横向汇总仅作为统计项使用，无需面面俱到，所以承担的信息量较少。另外，应聘人员工作经历各不相同，若将每个人的工作经历全部汇总到一行，有的人工作经历丰富，有的人尚无工作经历，相比之下信息参差不齐，容易造成视觉误差，且横向汇总信息不宜过多，因此，仅记录最近工作情况与更换工作次数即可。 　　二、信息采集 　　信息采集的基本思路是把被采集的简历工作表、信息采集公式工作表和汇总表放在同一个工作簿中，通过公式将特定单元格的值采集到相应单元格，最终选择性粘贴到汇总表中。格式设置以行为单位，如图2： 　　1.对于少量的简历，可以通过分别打开并复制到汇总工作簿的方式进行，如以图1中的简历为被采集对象，在图2的信息采集公式工作表中，B2公式为“=简历！C2”，C2公式为“=简历！F2”，D2公式为“=简历！C3”，E2公式为“=简历！E3”，F2公式为“=简历！G3”，G2公式为“=简历！C4”，H2公式为“=简历！E4”，I2公式为“=简历！G4”，J2公式为“=简历！C5”，K2公式为“=简历！E5”，L2公式为“=简历！G5”，其他各项以此类推。因公式的固定性，无法同时完成多个简历信息采集，因此每采集完一条应立即选择性粘贴到正式汇总表中，避免信息流失。 　　2.对于大量的简历，即便可以利用公式进行信息采集，逐一打开简历复制并粘贴的方法也十分耗费时间和精力，因此，同时采集多份简历信息成为了汇总工作的最终目标，根据信息采集的基本思路，想要同时采集多份简历信息必须满足两个条件：一是多份简历与信息采集公式工作表在同一个工作簿里；二是信息采集公式工作表中每一行的公式都随引用简历名称的