浅析OA协同办公系统在内部控制中的应用与实施.doc

PAGE  PAGE 11 浅析OA协同办公系统在内部控制中的应用与实施 　　摘要：内部控制作为提高企业竞争力，帮助单位在瞬息万变的市场经济中基业长青的重要手段，成为了业界人士重点研究的课题。就目前的宏观经济环境和集团企业的实际发展情况来看，传统的内部控制方法已经不能满足信息化时代的社会要求和集团企业的发展需求。内控管理信息化是支持管理理念与方法落地，支撑内控制度的功能发挥和价值实现的重要手段及推动力量。随着大数据和互联网的发展，信息资源进一步开放和共享，单位与外部环境之间、单位内部各部门之间的信息沟通更加广泛和快捷，业务信息与会计信息之间融合加快，意味着内控管理要想真正发挥作用，必须推进信息系统建设。OA协同办公系统作为一款成熟的信息化管理工具在提高集团企业内部控制绩效方面有着独特的优势。本文以提高集团企业内部控制的绩效为根本的出发点和落脚点，利用理论分析、实地调查、案例分析等方法分析了现阶段集团企业内部控制工作中存在的问题和不足，分析了OA协同办公系统如何在企业内部控制中应用与实施，并以A集团公司为例就OA协同办公系统如何促进内控制度落地进行了比较细致的论述。 　　关键词：OA协同办公系统 内部控制 　　一、绪论 　　为了更好地“指导、协调、监督、服务”子公司，提升集团公司本部的工作效率、服务能力、管控能力以及强化内控建设等，集团公司本部计划上线协同办公系统，作为集团公司本部“十三五”信息化建设的重点项目。从国内外多家集团公司实施OA协同办公系统的绩效来看，该系统对于集团企业内部控制制度的贯彻和实施以及内部控制能力的提高确实起着不可忽视的作用，因此，如何利用OA协同办公系统提高集团企业内部控制绩效进行分析和研究显得尤为重要和必要。 　　二、现阶段集团企业内部控制工作中存在的问题和不足 　　（一）对内部控制的手段比较落后 　　内部控制是对人、财、物、事的管控，在建立和完善内控机制时，必须在单位的岗位设置、权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督的制衡机制，在具体操作上往往以签发纸质文件的方式执行业务审批流程，执行过程受人为因素影响较大，特别是对人的行为控制难以把握。同时，内控审计部门往往受到组织架构、职能设置、人员编制、时间和地域等方面的限制，事后监督多于事前事中监督，定期监督多于实时监控，稽核覆盖面也不可能很大。 　　（二）内控制度的执行力度不够 　　首先，内控制度的制定、修订和评价存在滞后性。这种滞后使内控制度往往无法与业务发展变化同步。通常内控制度是在总结以往经济业务的基础上加以制定与修订，并且还必须履行一定内部程序才能发布实施。内控评价检查往往定期进行，显然出现问题也只能事后发现和纠正。 　　其次，很多企业的内控制度在文字表述上概念性和抽象内容较多，缺乏明确的关键风险点和控制点，造成执行者自由量裁空间较大，影响制度的执行效果。 　　此外，内控制度体系和相关内容非常庞大，执行者不易掌握，往往遇事才查找相关制度，平时束之高阁，久而久之被逐渐淡忘甚至废弛，使得执行力度逐步弱化。 　　（三）缺乏配套的监督机制 　　部分集团企业缺乏配套的监督机制也是现阶段单位内部控制工作中存在的主要问题之一，一方面，集团企业内部缺乏有效的监督审计规范，即便有，相关制度规范的指标和标准也不够严谨，实际执行效果不佳；另一方面，受传统思想的影响，监督审计机构职能被弱化，价值得不到切实的发挥。此外，监督审计人员的综合素质、专业知识和专业技能以及责任意识也有待提高。 　　三、OA协同办公系统在企业内部控制中的应用与实施 　　（一）利用OA协同办公系统的工作流技术完善集团企业的内控流程 　　传统的内控审批管理方式需要通过手工传递纸质文档的方式，逐级的审批签字才能完成，这样的内控审批过程工作效率比较低，特别是在涉及跨单位、跨地域时，文件流转的时间更长，不但会产生文件传递费用，而且容易发生文件传递错误。 　　利用OA平台把一系列与特定业务相关的人员组织在一起协同工作，使业务在信息系统中自动流转。具体地讲，就是通过在OA系统中预先定义业务内涵，将既定的内部控制规章制度和工作流程嵌入系统中，业务发起者只需要在系统里填写相关表单点击“提交”，审批表就自动流转到下一个审批节点，直到流程结束。这样一来既大大地提高集团内部控制管理的效率，减少了文件传递时间和费用，也避免人为因素造成的风险和失误。 　　（二）利用OA协同办公系统打破内部控制在时间和空间上的限制，构建完善的集中式管理框架 　　“互联网+”逐步落地，云计算、大数据、移动应用等新技术和新应用频繁活跃于企业级视野。OA协同办公系统作为一种成熟的ERP系统能够有效地改变集团企业分散式办公的内部控制管理结构，即通过利用OA协同办公系统定义的组织架构和业务流程