浅析办公室“一流三化”管理.docVIP

PAGE  PAGE 6 浅析办公室“一流三化”管理 　　中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）09-000-02 　　摘 要 开展“一流三化”工作，是公司改革发展对办公室工作提出的必然要求，是对新形势下办公室工作规律的客观总结，是推动办公室自身建设、全面提升办公专业工作水平的重要途径，所以我们要坚持正确的创建方向，必须正确理解“一流三化”工作的内涵，下面就如何有效开展办公综合管理的“一流三化”谈谈笔者个人的看法。 　　关键词 办公室管理 综合管理 一流三化 精益管理 　　为了积极响应省公司“一流三化”的办公室建设要求，我们办公室的有工作的开展都是以《省电力公司办公室工作综合评价细则》（川电办〔2012〕152号）为具体指导的，通过不断强化内部管理、规范工作流程，加强办公室系统自身建设，办公室工作质量和水平得到了全面提升，办公管理基本实现集团化、标准化、信息化，并逐步建立起政令畅通、协调一致、执行有力、规范高效的一体化行政办公体系，为公司改革发展提供坚强的服务保障。如何开展“一流三化”建设，需要从以下方面做起： 　　一、打造一流办公室，实现标准管理化 　　传统意义上的服务、辅助功能和以重复性、事务性为主的工作性质使得办公室工作长期以来处于“忙而无功”的状态，也造成了办公室工作主动性不强、业绩评估难以体现，管理创新也面临更大挑战。这就迫切需要我们明确定位，主动作为，摆脱重复、低效的工作常态。所谓“有为才有位”，一流办公室不仅仅是一个辅助性部门，而是企业重要的神经中枢，是对内对外的重要窗口、上传下达的重要桥梁，具备服务、参谋、桥梁、协调等功能，对于领导者快速准确决策、上下沟通衔接、业务高效运转具有关键的推动作用。为了充分发挥办公室工作的主观能动性，迫切需要持续提升办公室人员专业能力和职业素质，大力引进高学历、高素质人才，加大内培外送力度，强化到政府办公厅等办公系统先进单位去调研学习，打造专业化、精英化的办公室业务团队，实现从企业低端行政服务型职员向不可或缺的综合型智囊团队的角色转换。 　　标准化是现代企业走向规范化、精益化、高效化的必由之路。特别是对于业务分类较细、重复性较高、精准程度要求高的办公室工作，要想忙而不乱、精益求精、高效有序，就不能停留于经验主义，而应从办公室办文、办会、办事各项业务中提炼总结出内在规律和方法，梳理、优化业务流程，统一标准规范，完善相关的管理制度，做到办公室每项业务“有章可循”，每个岗位都职责清晰，才不会因标准不统一出现“因人而异”的偏差情况，从而减少工作疏漏，也才能最大限度地提高工作效率，实现行政办公业务由粗放化、经验化向精细化、科学化转变，达到事半功倍的效果。 　　二、积极推行信息化办公，加大信息配套建设力度 　　（一）积极推行信息化办公 　　以网络和信息系统应用为标志的信息化时代颠覆了传统的管理和运作模式，为各行各业的提质增效注入了新鲜的动力。通过打造信息平台，集成业务功能，固化工作流程，实现无纸化办公、信息共享、全程管控和高效运转，为办公室业务创新指明了新的方向。如国家电网公司全面推广应用协同办公系统，融合文件管理、会议管理、督察督办、值班安排、接待管理等办公室各项业务功能，实现了行政办公的标准化、精细化，不但大大节约了时间、空间成本，提高了工作效率，而且借助全程跟踪和统计分析功能，实现行政办公业务的全过程闭环管控。除了业务集成信息系统以外，办公室也应熟练掌握各类办公应用软件，密切关注和充分利用新兴的网络工具提高工作质效。如具有短信群发和反馈功能的“协同通信”，具有内外网邮件大容量储存、分类检索和统计功能的 Foxmail 软件，网络订票系统、日程管理软件、以及手机APP、微信、视频会议等新媒体，可大大提升日常事务的办理效率。 　　（二）加大信息配套建设力度 　　积极推广桌面办公系统“双机单屏”模式，节约硬件成本，合理利用资源，逐步淘汰老旧办公设备，使办公效率不断提升；加大信息辅助系统投入，开通上线行政办公 “政企通”通信平台和“农政通”短信群发平台，确保信息通畅，实现办公信息的传递、处理过程迅捷；统筹公区域会议管理，应用会议管理系统对会议的计划、安排、审批进行管理；完善本部数字化会议室配套设施建设，配备LED显示屏、高清投影仪、音响系统、呼叫系统等电子系统，使会议活动信息化程度不断提高。 　　三、深入推进“一流三化”，扎实做好当前重点工作 　　目前各项任务繁重，公司办公室系统要以更高标准，更高要求，扎实做好当前的各项重点工作。 　　（一）夯实管理基础，深入推进“一流三化”创建 　　基础管理是企业经营管理的共性内容和重要支撑，是衡量企业经营管理水平的重要标志。要对照“一流三化”标准，完善各项管理制度、管理标