浅析如何做好办公室印章管理.doc

PAGE  PAGE 4 浅析如何做好办公室印章管理 　　【摘要】印章具有一定要的法定义务和法律责任，公文材料如果加盖印章就会立即具有法定的效力。尤其在行政事务工作中，加盖印章是一种法律性的保障，否则文件就会失去法定效力。所以印章的有效性和安全性需要得到印章管理人员的高度重视，确保印章的合理利用。本文主要通过分析办公室印章管理中存在的问题，探讨强化办公室印章管理的主要措施。 　　【关键词】办公室印章；管理问题；管理措施 　　印章是单位行政管理中行政职权落实的主要凭证，一经加盖印章，相关的文书和资料就会产生法律的效力，所以印章的管理工作就应该得到高度的重视，防止利用印章滥用职权。在长期印章管理工作中，应该总结工作的经验，在不断的管理实践中改进印章管理的手段和措施，完善印章管理的制度，提高法律风险防控意识，保证自身的合法权益不受侵犯。文章主要就办公室印章管理中存在的问题进行分析，针对印章管理措施的完善展开讨论。 　　一、办公室印章管理中存在的问题 　　（一）管章人员成分复杂。一般在办公室行政管理的过程中都会指定专门的印章管理人员，但是印章管理人员得成分都比较复杂，例如，有的是指定办公室主任对印章进行管理，有的是指定文秘工作人员管理，在这种情况下，容易造成印章管理的混乱。 　　（二）思想认识不到位。如果不能对印章管理的重要性形成一种思想上的认知，就会容易造成行政管理方面的缺失和混乱，例如，很多人认为加盖印章只是一种形式，只要领导授权，有没有印章都无所谓，还有很多人认为各管理层之间的关系，比加盖印章更具有实际意义，所以导致很多行政管理工作中的印章管理流于形式，失去了本身的意义和价值。 　　（三）印章使用不规范。如果行政管理机制发生变化，大部分情况下需要有新的印章，并且及时销毁旧的印章，但是很多部门没有及时销毁旧印章，甚至有些部门新旧并用，导致印章使用混乱。再如，很多部门人员在空白的纸上盖章，以备不时之需，这种行为严重损害了行政管理的利益。 　　（四）印章保管???严格。作废的印章应该及时收回，防止造成严重法律纠纷。但是很多部门对印章的管理松懈，随意摆放。对办公室管理埋下了安全隐患。 　　二、强化办公室印章管理的主要措施 　　（一）严格印章的制发、启用、废止。一是新成立单位的印章，由新单位根据需要，提出印章制发申请，经上级印章归口管理部门办公室核准后送交指定承制点刻制，并注册登记，留存印章式样，发文启用。二是单位名称变更或印章磨损，需刻制新印章的，由单位提出书面申请，上级印章归口管理部门办公室核准后送交指定承制点刻制，待新印章刻制完成交付时，交回原印章，由上级印章归口管理部门办公室进行缴销登记并发文启用新印章。三是印章未经正式启用，不得使用。 　　（二）建立印章专人保管和安全存放制度。印章的保管是办公室印章管理的最重要环节，所以要选用具有强烈责任感的管理人员对印章实施管理。其次，印章的存放最重要的是保证印章的安全性，存放的位置要上锁，不能拿出办公室使用。如果有特殊情况需要将印章带出办公室，印章管理者必须保证始终将印章带在身上，防止印章丢失或者滥用。如果要保证以上措施能够有效的实施，就必须建立印章专人保管和安全存放制度，落实印章管理的责任，这样才能促使印章得到严谨、规范化管理。 　　（三）建立印章专用登记、审批制度。第一，日常行政管理工作过程中需要盖印章，必须填写印章使用申请表，同时做好印章使用登记记录，便于归档查阅。第二，很多时候需要在组织机构代码证、营业执照等复印件上加盖印章，在这种情况下需要在复印件上注明用途，日期等才能使用。第三，如果需要对文件资料加盖印章，则需要对文件的格式有具体的要求，一般文件格式是以公文为参考，如果文件资料的格式不符合要求则要及时的退回并修改，才能加盖印章。第四，印章管理人员需要严格遵守印章管理的专项原则，在具体工作的过程中要学会区分不同的工作情况，以专项原则作为印章使用的把关程序。第五，在日常印章管理中需要对相关部门的业务进行熟悉，准确判断申请加盖印章的文件是否符合用印的条件。对于不符合加印条件的申请，不能假公济私，应该退回。尤其是在空白纸上盖章现象，印章管理人员应该严格规范自己的工作行为，拒绝这种违规的要求。 　　（四）强化印章管理的法律意识。在办公室行政管理中，印章的管理直接涉及到法律法规、风险防控，并且直接关系到单位的社会形象。所以印章必须以单位的名义的公务活动中才能使用，并且在印章管理的过程中，要强化管理人员的法律意识和风险意识，降低印章使用风险。 　　三、结束语 　　综上所述，在办公室管理工作中，加盖印章是一种法律性的保障，否则所有的文件就会失去法律效力，所以印章的有效性和安全性需要得到印章管理人员的高度重视，制定规范的印章专用管理流程，建立印章专人管