浅析如何做好文秘工作.docVIP

PAGE  PAGE 6 浅析如何做好文秘工作 　　文秘工作，是文书和秘书工作的总称，是各级领导机关日常生活中非常重要的组成部分。而从事这一工作的文秘人员，更是党政机关、企事业单位必备的工作人员。文秘，作为一种工作职务，不仅仅承担着一些文书处理如抄、写、收、发等工作和事务性工作的处理，还需要承上启下、联系内外、沟通左右，起到领导的助手和参谋的作用。 　　一、文秘工作的性质 　　（一）文秘工作的从属性 　　文秘工作主要是围绕着领导机关和决策者，具有辅助的性质，因其本身并不能独立的存在，而具有从属的性质。但在实际的工作当中，从属性并不意味着被动，更是需要文秘人员提前做好决策前的准备工作，当领导需要作出决策的时候，为领导提供信息或者方案，而不是当领导提出问题或者需要某些关键信息的时候再来去收集和整理，做到让领导花最少的精力取得最佳的效果。 　　（二）文秘工作的机要性 　　在很多时候，机关企事业单位所收发的公文和信函在刚开始的起草阶段往往是不对外公开的，具有机密性和必威体育官网网址性。这些文件往往可能涉及国际安全或者企业利益，而这些文件从起草到最后销毁或者公开的全过程，都是由文秘经手的。所以在文件的撰写、印制、传阅、清退和销毁的每个阶段都必须严格控制，文秘工作的机要性决定了文秘工作人员对于必威体育官网网址措施和必威体育官网网址性需要有严格的了解和执行规范。 　　（三）文秘工作的综合性 　　在很多时候，文秘工作不具备稳定的计划性，不能够按照自己的意图和工作时间来弹性安排工作，具有不确定性。经常是电话来了能直接给予答复的就回答，不能给予答复的转接客服或者请示领导；文件来了根据文件的时效性和紧急性分别进行处理；客户来了需要接待客户，所以经常会出现在同一时段，不同的事件同时出现。因此，对于文秘本人的素质有较高要求。 　　二、文秘工作者应具备的素质 　　（一）应具备“专而广”的知识 　　文秘工作需要具备“专而广”的知识。“专”是需要对于所从事的行业的专业知识具有一定的了解。比如在高校从事文秘工作，就需要对教育有一定的了解；在金融行业从事文秘工作，需要具备一定的经济知识；在机关单位从事文秘工作，需要了解中央到地方出台的相关文件和法律法规。 　　其次。“广”是除了专业知识之外，文秘工作者还需要具备一些其他的基本素质，如语言和文字的组织表达的能力、会议和客户务接待的能力、沟通协调能力等。此外，对于领导工作可能涉及的领域，或者领导个人感兴趣的领域也要有所了解。比如领导对于古诗词和历史感兴趣，经常在发言或者指示中用到典故或用历史上面的小故事来做比，文秘人员就必须对历史和古诗词领域花精力去了解。因此。文秘工作者必须把自己培养成为全方位复合型的人才，只专不广或只广不专都难以胜任秘书工作。 　　（二）具备良好的人际关系和协调能力 　　文秘工作每天都需要和不同身份的人、不同的部门打交道，如上司、同事、客户、各个部门的负责人等。因此，必须用得体大方的态度，优雅温和的言谈举止和高素质的教养来维护良好的人际交往关系。从某种程度上来说，一个优秀的文秘应当是一个出色的公关人员。 　　特别是在和领导的相处过程中，文秘工作者更应该处理好自己和领导的关系。文秘的工作性质常常导致文秘和领导走得比较近，不仅承担着在领导决策的前期搜集信息的工作，有时候甚至直接参与领导的决策。而且还掌握着涉及领导个人隐私的一些秘密。老话说得好，“言多必失”，所以，在公众场合的时候，文秘工作者需要管住自己的嘴。对于什么能说，什么不能说，什么该说，什么不该说做到心里有数，不能口无遮拦，只图一时嘴快。不然的话，不仅仅会泄露一些工作上的机密，给人留下不专业和大嘴巴的印象，还有可能损害到领导的个人形象。在旁观者的眼中，文秘的一举一动往往折射出领导的为人任人的风格，所以管住心和口十分必要。 　　此外，协调能力也是文秘必须具备的，对内、对外、对上、对下都需要注意协调的方式和方法，提高协调的效率。及时解决和疏导工作中的矛盾和问题，在协调中把领导交代的任务或者决定落到实处。 　　（三）具备良好的工作态度 　　在工作中，良好的工作态度是做好工作的保障。如果把每一次工作都视为新的开始，抱着学习的心态来工作，那么工作的开展自然会非常顺利和有效。反之，如果视工作如鸡肋，工作不积极、不主动，于公于私都没有好处。 　　文秘的工作往往比较琐碎重复，因此文秘工作者在工作中可能会遇到与上司沟通不顺畅、被给予超过能力范围的工作任务、工作过于琐碎重复等方面的问题，以及长时间高强度的加班等困扰。古人有云“天降大任于斯人也，必先苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，行拂乱其所为，增益其所不能。”在遇到这些挫折、挑战和困扰的时候，需要清醒头脑，进行客观冷静的分析。从主观条件和客观条件进行分析，找出造成这一问题的主要的原因，并且