浅析科研院所会计档案电算化管理.docVIP

PAGE  PAGE 7 浅析科研院所会计档案电算化管理 　　【摘要】会计管理工作是管理学科的一个重要组成部分，而电算化下的会计档案管理是诸多会计管理工作中的一个重要分支。科研院所在电算化下的会计档案管理同样是其会计管理工作中不可缺少的一部份。 　　科研院所当前会计档案管理方式存在借阅查询效率低、空间占用大、保管环境要求高、资源浪费大等问题，已不适应新时期会计电算化管理的发展。为进一步提高会计电算化在科研院所的应用程度，利用现代信息技术手段开展会计档案电算化已成为科研院所会计管理工作中面临的新课题。 　　本文从提高科研院所对会计档案电算化建设的认识、重视软硬件设施建设，完善会计档案电算化管理制度、培养会计档案电算化管理人才、加强会计档案电算化的安全性等方面积极探索会计档案电算化管理在科研院所的可行性，说明科研院所实行会计档案电算化管理，能够使科研院所未来的会计档案管理工作更加高效、规范、环保，在会计信息共享方面有更大的提升。 　　【关键词】科研院所 会计档案 电算化管理 　　科研院所会计档案信息是科研院所经济活动的真实记录，是认识和把握科研院所经济规律的重要依据。随着时间的推移，科研院所经济活动日趋复杂，会计档案内容、档案信息量骤增，档案信息服务对象也逐渐扩大。传统会计档案管理方式的局限性越来越明显，已不适应新时期会计信息化管理的发展。科研院所财务人员在新形式下如何加强会计档案电算化管理工作是其面临的新挑战。 　　一、科研院所现行会计档案管理工作存在的问题 　　科研院所现行的会计档案管理方式普遍存在借阅查询效率低、空间占用大、资源浪费大、管理难度大等问题，已不适应新时期会计信息化管理的发展。 　　（一）会计档案查寻和调阅不便，效率较低 　　科研院所会计记账凭证、账簿、会计报表均已实现电算化，但对会计档案保存形式及管理方式仍以纸质会计档案为主，尤其是原始会计凭证为纸质会计档案。因大部份会计档案查阅需要翻查原始凭证，需要专人根据归档后的档案目录进行不同年度、不同月份的查找翻阅，查寻和调阅不方便，调阅后也需要一本一本的按照档案目录、不同年度、不同月份进行归档，查询归档效率较低，影响到会计档案信息的利用效率。 　　（二）纸质会计档案空间占用大，保管环境要求高 　　科研院所纸质会计凭证、账簿、报表、银行对账单、合同资料、税务资料等会计档案十分厚重，数量多，体积大，需要占用大量档案保管空间。随着时间的推移，科研院所经济活动日趋复杂，会计档案越来越多，符合档案管理要求的会计档案保管空间已不足。纸质会计档案在保管过程中对保管环境要求较高，需要防盗、防火、防尘、防潮、防有害生物、防其他毁损等，保管和管理难度较大，需要建立符合上述保管条件的专门的会计档案保管库房和库房管理制度。 　　（三）资源浪费大 　　纸质会计档案需要消耗大量的纸张、碳粉，对打印机、复印机、装订机等办公设备磨损严重，资源浪费较大。电子会计档案更符合国家“节约资源”、“低碳环保”的倡议。会计凭证、账簿封面封底的填制，会计资料的装订成册，各种资料加盖印章、归档并登记入册等工作都需要专门的会计人员进行处理。大量繁琐的工作消耗了会计人员的宝贵时间和精力，会计档案管理人力资源消耗浪费大。 　　二、科研院所实行会计档案电算化管理的意义 　　科研院所开展会计档案电算化管理工作，符合会计电算化、信息化要求，可以提高会计档案信息查询、利用的效率，减少会计档案保管面积的占用，节约纸张、人力等资源，使财务人员将更多的精力放在更加重要的财务管理工作上。 　　（一）符合会计电算化、信息化要求 　　科研院所实行会计档案电算化管理，改变了传统会计档案管理工作方式。会计档案电算化是指将传统的纸质会计档案，转变为在计算机等介质上进行存储和应用的记录着企业经济业务活动的电算资料，包括电算凭证、电算账簿、电算报表、电算文档及其他资料等。科研院所实行会计档案电算化管理，是新时期会计信息化管理发展的需要，符合会计电算化、信息化的要求。 　　（二）会计档案查询、清理效率提高 　　科研院所实行会计档案电算化管理，方便会计档案的查询和分析，能够提高会计档案查阅、清理效率，提高会计档案信息的利用率，同时提高了财务管理效率。科研院所会计档案电算化管理在合理地授权下，会计档案使用人员可在计算机设备上对归档后的电算会计档案进行灵活方便的查询、有哪些信誉好的足球投注网站、调阅。同时，档案管理人员在清理会计档案时，只需按符合清理要求的条件检索，就能够轻松找到符合保管期限届满或其他清理条件的会计档案，极大地提高清理效率。 　　（三）减少会计档案空间占用，降低了保管环境要求 　　科研院所实行会计档案电算化管理，会计档案资料大部份以电子化形式存储、保管，能够减少会计档案空间占用，同时也降低了对会计档案保管环