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PAGE  PAGE 5 浅析高校办公室业务管理的结构优化 　　【摘要】高校办公室是高校综合业务管理重要部门。由于高校办公室业务种类繁多、范围较广，使得其工作量巨大，给高校办公室工作人员的工作带来一定难度，为了配合高校教育教学改革的进程发展，加强高校办公室业务管理结构优化，提高管理效率和质量势在必行，以便为高校办公室管理发展提供一定经验。 　　【关键词】高校办公室； 业务管理 ；结构 ；优化 　　高等学校承担了教书育人的重担，旨在为传承先进文化，为社会培养大批科研型、学术型人才，更好的为社会发展做贡献，因此备受各方关注。高等学校办公室是整个高校管理中不可或缺的重要部门，属于综合管理机构，除了高校的日常基础工作管理外，还承担了教学、科研、决策、科研、教师、学生、综合事务管理等多方面的协调运行业务。在计算机网络技术盛行的当下，为了进一步提高高校办公室业务管理效率与质量的提升，发挥高校办公室桥梁纽带作用，实现高校办公室业务管理的规范化、自动化、制度化相当重要。 　　一、制约高校办公室业务管理水平提升的问题分析 　　（一）缺乏完善的办公室业务管理体系。高校办公室负责学校多方业务事务管理，涵盖日常基础、教学、科研、教师学生等各方面，内容繁复，无形中增加了高校办公室管理的难度。尤其是目前很多高校内部都缺乏健全完善的管理体系，依然沿用传统陈旧的管理运行体制，难以满足日益繁多的业务管理要求，及时将会议、文件、计划等上命下达，经常出现忙乱差的情况，使得高校办公室业务管理效率大打折扣。 　　众所周知，高校办公室隶属于辅助性的服务机构，在福利待遇这一块相对偏低，加上学校没有结合实际情况完善办公室业务管理岗位的考核与竞争制度，难以激发高校办公室业务管理人员的工作积极性。加之，办公室业务范围广，工作人员每天需要处理的事情众多，失去了大量的学习、交流、考察机会，业务水平难以进一步提升。与此同时，很多高校办公室的职责分工不明确，并没有将各项工作和职责精细化到个人，当工作出现偏差时，推???、敷衍、推责的行为屡见不鲜，这也在一定程度上制约了高校办公室业务管理的效率，不利于打造规范的、高水平高校办公室业务管理局面。 　　（二）工作人员素质能力有待提高。首先表现为思想政治素质不高。有些高校办公室工作人员受到社会风气的影响，利己主义思想越来越重，在事情处理上就会出现与政策、制度、规定相悖的情况。同时态度不端正、办事拖沓，严重缺乏服务意识，使得整个办公室的官僚习气蔓延，都是思想政治素质偏低的直接表现。其次，由于高校办公室人员年龄结构偏高、专业知识能力储备不足，使得在业务处理的能力上也还较为缺乏，难以采取行之有效的措施快速地解决高校运转、科研教育、学生管理等各方面工作，业务水平亟待提高。加上综合能力不强，经常出现办公室人员未及时传达信息、与人发生矛盾纠纷的情况，不利于高校办公室业务管理效率的提高。 　　（三）高校办公室设备不足。高配的办公设备能有效地提高办公室业务管理水平，但很多高校办公室在硬件、软件设备配置上不足，例如：一般高校办公室配备了电脑、打印机、扫描仪、U盘等基础办公设备，但由于各方面原因，数量有限，且缺少了价格昂贵的复印机、传真机等硬件配置，无法真正的满足高校办公室业务处理需求。而在软件方面，引入OA办公自动化系统的高校还不多，还是以传统的基础办公软件为主，无法快速、准确的进行信息交流、共享各项数据，这大大影响了高校办公室业务管理水平的提高。 　　二、高校办公室业务管理结构优化的具体措施 　　（一）建立健全办公室管理体系，强调职责分明。为了有效的保证高校办公室各项业务管理工作的顺利开展，实现办公室的服务、参谋、协调职能，结合高校实际情况，建立健全一套科学合理的办公室业务管理体系很关键。在管理体系的引导下，真正的将各项业务工作做到协调统一，将工作进行精细化划分，且将与之相适应的职责落到具体岗位的具体工作人员身上，实现既分工又独立的管理模式。同时，要注意传达整个办公室的统一协调安排运行意识，各岗位的工作人员在工作过程中都必须服从整体工作的安排调度，才能最大化的确保资源的优化配置，在统一协调下减少工作人员、不同工作之间的摩擦矛盾，在帮助各岗位职员明确职责后，加强对其的监督管理，更利于提升高校办公室业务管理效率。 　　同时，还应当建立一定的竞争机制、奖惩机制、业绩考核机制等，进一步激发工作人员的积极性。对于空缺岗位，可以设置一定的考核流程，例如：资格考察、笔试、面试等多种环节，真正的唯才而用，确保公正人员能最大程度的发挥优势。也可以结合高校办公室的实际情况，建立轮岗制度，让办公室的每位工作人员体会不同的岗位职能，以便激发起工作潜能。而通过业绩考核、淘汰机制等也能调动工作人员的积极性，活跃办公室的良性竞争氛围，大大的提高工作效率