浅谈如何做好办公室档案管理工作.docVIP

PAGE  PAGE 4 浅谈如何做好办公室档案管理工作 　　【摘要】本文主要对办公室档案管理的涵义、重要性及如何做好办公室档案管理工作进行分析论述，以期能够提供有价值的参考。 　　【关键词】办公室；档案管理；措施 　　一、办公室档案管理概述 　　（一）办公室档案管理的含义。办公室档案管理包含着多方面的内容，其中既有档案的整理和收集，又包含使用现代化的管理技术使档案的利用价值得到发挥。随着我国经济的快速发展和科学技术的日益进步，办公室档案管理工作也要与时俱进，改变过去传统的管理方法，采用先进的管理理念，加强与相关单位之间的交流沟通，并借鉴成功的管理经验。采用上述办法有利于强化办公室档案管理工作，提高其工作效率，与此同时还能够节省管理成本，使档案的价值得到充分的发挥，最终更好地为社会服务。 　　（二）强化办公室档案管理的重要性。第一，满足时代的发展需要。办公室档案管理是信息产业的重要组成部分，有利于人们更便捷地查询资料，尤其是信息社会的发展，办公室档案管理工作显得更加重要。要想更好地发挥档案管理的作用，必须实现与社会实际情况的紧密结合。档案管理的价值只有依托社会实际才能得到发挥，否则是没有任何价值的。因此，办公室档案管理必须注重并结合社会的需求，只有这样才能更好地为社会服务。第二，推动档案事业的健康发展。档案管理工作具有连续性、持续性的特点，因此在工作中要根据档案管理的工作特点，采取恰当的管理手段。档案管理是确保档案事业发展的重要手段，因此必须做好档案管理工作。同时档案的形成是一个连续的过程，需要经过一定的时间，因此为确保档案的完整性，需要对档案进行归档和保存工作，并对其进行系统全面的管理。此外，档案管理工作的有序发展，离不开管理员的参与，因此还需要高素质的管理人员。第三，有利于档案事业的健康发展和社会经济的快速发展。档案在社会发展中起着重要的作用，与人们的生产生活密切相关，并且有利于促进经济发展，所以说办公室发挥着重要的作用。由于档案记载的是以往的真???事件，能够为人们的生产生活提供指导，因此做好档案管理工作有利于推动经济的发展，进而促进社会的可持续发展。 　　二、做好办公室档案管理工作的措施 　　（一）建立健全完善的办公室档案管理制度。做好办公室档案管理工作需要完善的管理制度作保障。要有专门保存档案的库房，分门别类地进行存放。并且为保证档案的安全，需要将其放到二楼以上，并将一楼的门窗进行加固处理。对于重要的内部文件，需要将其单独存放，并及时跟进档案的必威体育官网网址期限。根据档案的机密程度和时间的推移，对档案进行相应的升高密级、降低密级、解密等等的处理。将没有必威体育官网网址意义的文件整理出来，并重新进行规整。除此之外，对档案的管理程序过程至少需要两名工作人员，这样有利于彼此之间的相关监督，还需要在档案的存放处安装监控装置，更好地保证其安全。 　　（二）提高宾馆工作人员的综合素质。现阶段，我国宾馆档案管理工作人员大多数都是兼职的，专业素质不高，所以，需要加强其专业培训，提高其专业技能。可以采用不同渠道使用不同的方法定期对管理人员进行技能培训，提高专业能力。根据宾馆档案管理工作的特点，需要从以下几方面入手：第一，对其口语进行培训，提高其技能。第二，提高管理人员的责任心，提高其做好宾馆档案管理工作的自觉性。第三，做好宾馆文件档案的形成、积累、保持和整理、归档等工作。所以，需要定期对宾馆档案管理人员进行专门的技能培训，从而不断提高其档案管理技能。 　　（三）提高宾馆档案管理人员的责任意识。宾馆档案必威体育官网网址管理工作的有效开展，需要各个管理人员的共同努力。单位领导要密切关注档案的必威体育官网网址管理工作，每个员工要对自己负责的工作负责，强化其必威体育官网网址意识。为保证宾馆档案必威体育官网网址工作的有效落实，需要严格执行奖惩制度，对于在工作中由于自己的过失造成影响的人员必须承担相应的责任，同时对于有利于宾馆必威体育官网网址工作开展的员工给予适当的物质奖励。通过采取有效措施，提高宾馆档案必威体育官网网址人员的工作积极性，从而全身心地投入到工作中去，进而有利于促进宾馆档案管理工作的有序开展。 　　（四）做好档案的收集工作。办公室档案工作中最重要的环节为档案收集，因此为更好地开展档案管理工作，必须做好档案的收集工作。第一，实现档案范文的规范化，根据不同的类别对档案进行编排整理，并且按照不同的门类进行保管。第二，规范档案的文书范文工作，在将收集到的档案进行分门别类之后，要对档案再进行文字编号，提取档案主题词，做好附件的处理工作，这样有利于以后方便快捷地查找档案。第三，对档案进行目录编号，这样有利于以后检索工作的有效进行，然后在计算机系统中输入档案的管理信息，建立检索体，在各种管理软件的帮助下实现对档案的网上管理。 　　三、结语 　　综上所述，随着我国经济的快速发展，单位内部的运行管理体系