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PAGE  PAGE 6 浅谈如何发挥好办公室的职能作用 　　【摘要】办公室是单位的“窗口”部门，更是部门沟通和上下级联系的重要组织，在单位中发挥着重要的作用。随着单位的不断发展，办公室工作模式得到了不断完善和优化，但办公室的办事效率影响着整个单位的工作效率和服务效果。本文通过对办公室的职能进行阐述，提出相应的措施。 　　【关键词】办公室；发挥；职能作用 　　办公室在单位中起到承上启下的作用，更是各个部门相互配合的关键组织，所以涉及的工作内容就比较广泛，一旦工作出现任何纰漏，都可能为单位造成巨大的损失。特别是随着单位的不断发展，办公室的工作内容会更加繁琐。而在这种高压力下，办公室如何让才能发挥出真正的作用？现从以下几个方面进行分析。 　　一、统筹兼顾，正确处理“三个关系” 　　由于办公室的工作量较大，经常有熬夜加班的情况发生，在这种高压环境中如何能做到头脑清晰，就需要处理好“三个关系”。 　　（一）处理好轻重平衡的关系。办公室所服务的对象是整个单位，包含上级领导和下级单位。对于这些关系，应该进行合理的协调工作，不仅要抓重点，同时也要兼顾一般，才能真正让单位工作协调发展。 　　（二）处理好上下级的关系。服务于上级领导时，不能盲目服从指示，而是在服从中发挥参谋的作用，但不越位处理。在下级员工中，不仅要按照领导的指示对其精神进行加强，也要树立正确的服务思想，并不断对其进行巩固。 　　（三）处理好中心工作和日常工作的关系。不管是中心工作还是日常工作都需要平衡处理，切不可偏袒哪一方，而是将工作进行统一，做到真正的两手抓。此外，在对工作计划进行制定时，根据自己的工作经验将可能发生的事情列入其中，并按顺序进行完成；工作有急缓、轻重之分，对于一些急、重的工作要将大部分精力投入其中，而比较轻的任务就可以较少的时间进行处理。 　　二、提升素质，努力做到“四勤” 　　在办公室工作，需要一个优秀的工作团队，团队中的员工需要对业务有较好的熟悉度和丰富的工作经验，从而真正发挥出???公室在单位的作用。所以，办公室人员要做到“四勤”，对自己的专业能力进行不断提升，提高业务能力。 　　（一）眼勤，勤于看。办公室需要面对的工作内容比较广泛，几乎每天都需要处理大量的文件材料，因此，办公室员工要像一个大型的资料库，在阅读资料后应该对其进行整理和分析，并从中找到新的观点和问题。根据对资料的分析，结合单位实际情况，对出现问题的进行分析，从各个方面掌握单位的情况，并提出相应措施。 　　（二）耳勤，善于听。办公室的主要工作就是辅助上级领导，而这种工作性质也决定了办公室工作的被动性。所以，办公室所需要处理的工作，往往都是上级领导下达的指示，并对领导的意图进行理解，然后传达给下级单位。那么，在听的过程中，就要学会听，听的同时还需要配合大脑的思考。 　　（三）脑勤，敏于思。毛主席曾说过，感觉到了东西，并不能立即理解它，而是理解后我们才能真正地感受它。办公室工作也是如此，根据已经掌握的情况，然后对相关的内容进行资料收集，并对这些资料进行科学的分析和整理，对物质的本质进行探索。这就要求办公室员工要勤于用脑，将已经整理好的资料进行再加工，对于一些坏的内容进行摒弃，吸取其精华，对有价值的内容进行提取。 　　（四）手勤，精于写。办公室员工经常要书写资料报告，扎实的文字底蕴也是办公室人员必备的能力。公文写作是一项严谨的工作，要求语言做到言之有理，言简意赅，清晰得当，内容更要严谨。因此，办公室员工应该定期对自己的写作水平进行提高，同时学习更多的专业业务和理论知识，在进行公文报告时，可以根据已经掌握的专业知识，对问题的分析更有深入性，提供的措施也具有可实施性。 　　三、提高效率，实现“三化”目标 　　要充分发挥办公室的职能作用，应该从三个方面着手，即：管理、协调和服务，不断提高办事质量和效率，努力实现“三化”目标。 　　（一）管理精细化。1.细化岗位分配。根据相关标准和要求，对办公室岗位制度进行完善，按照科学的方式对岗位进行分配，同时对员工进行合理的分工，根据个人能力和特点制定合适的任务。加强团队建设，形成属于办公室的人才团队，并对工作不断创新，提高工作效率。让员工充分了解自己的岗位职责，并制定详细的岗位制度和规范的内容，让员工在工作中能够更标准，同时通过对岗位的熟悉和了解，提升自己在岗位中的工作能力和效率。2.优化工作流程。借鉴相关管理理论，对工作程序进行简化，让工作环节更加清晰，让各个环节中的员工都可以充分认识到自己的责任。建立全面且科学的规章制度，明确岗位职责，什么可以做什么不可以做，员工心中应该有一把戒尺，按照一定的制度完成每天的工作，让工作变得程序化。3.建立考核制度。在岗位体系中，制定合理的奖惩制度，保证员工可以获得公平的对待，提高