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浅谈如何发挥好办公室的职能作用.doc
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浅谈如何发挥好办公室的职能作用
【摘要】办公室是单位的“窗口”部门,更是部门沟通和上下级联系的重要组织,在单位中发挥着重要的作用。随着单位的不断发展,办公室工作模式得到了不断完善和优化,但办公室的办事效率影响着整个单位的工作效率和服务效果。本文通过对办公室的职能进行阐述,提出相应的措施。
【关键词】办公室;发挥;职能作用
办公室在单位中起到承上启下的作用,更是各个部门相互配合的关键组织,所以涉及的工作内容就比较广泛,一旦工作出现任何纰漏,都可能为单位造成巨大的损失。特别是随着单位的不断发展,办公室的工作内容会更加繁琐。而在这种高压力下,办公室如何让才能发挥出真正的作用?现从以下几个方面进行分析。
一、统筹兼顾,正确处理“三个关系”
由于办公室的工作量较大,经常有熬夜加班的情况发生,在这种高压环境中如何能做到头脑清晰,就需要处理好“三个关系”。
(一)处理好轻重平衡的关系。办公室所服务的对象是整个单位,包含上级领导和下级单位。对于这些关系,应该进行合理的协调工作,不仅要抓重点,同时也要兼顾一般,才能真正让单位工作协调发展。
(二)处理好上下级的关系。服务于上级领导时,不能盲目服从指示,而是在服从中发挥参谋的作用,但不越位处理。在下级员工中,不仅要按照领导的指示对其精神进行加强,也要树立正确的服务思想,并不断对其进行巩固。
(三)处理好中心工作和日常工作的关系。不管是中心工作还是日常工作都需要平衡处理,切不可偏袒哪一方,而是将工作进行统一,做到真正的两手抓。此外,在对工作计划进行制定时,根据自己的工作经验将可能发生的事情列入其中,并按顺序进行完成;工作有急缓、轻重之分,对于一些急、重的工作要将大部分精力投入其中,而比较轻的任务就可以较少的时间进行处理。
二、提升素质,努力做到“四勤”
在办公室工作,需要一个优秀的工作团队,团队中的员工需要对业务有较好的熟悉度和丰富的工作经验,从而真正发挥出???公室在单位的作用。所以,办公室人员要做到“四勤”,对自己的专业能力进行不断提升,提高业务能力。
(一)眼勤,勤于看。办公室需要面对的工作内容比较广泛,几乎每天都需要处理大量的文件材料,因此,办公室员工要像一个大型的资料库,在阅读资料后应该对其进行整理和分析,并从中找到新的观点和问题。根据对资料的分析,结合单位实际情况,对出现问题的进行分析,从各个方面掌握单位的情况,并提出相应措施。
(二)耳勤,善于听。办公室的主要工作就是辅助上级领导,而这种工作性质也决定了办公室工作的被动性。所以,办公室所需要处理的工作,往往都是上级领导下达的指示,并对领导的意图进行理解,然后传达给下级单位。那么,在听的过程中,就要学会听,听的同时还需要配合大脑的思考。
(三)脑勤,敏于思。毛主席曾说过,感觉到了东西,并不能立即理解它,而是理解后我们才能真正地感受它。办公室工作也是如此,根据已经掌握的情况,然后对相关的内容进行资料收集,并对这些资料进行科学的分析和整理,对物质的本质进行探索。这就要求办公室员工要勤于用脑,将已经整理好的资料进行再加工,对于一些坏的内容进行摒弃,吸取其精华,对有价值的内容进行提取。
(四)手勤,精于写。办公室员工经常要书写资料报告,扎实的文字底蕴也是办公室人员必备的能力。公文写作是一项严谨的工作,要求语言做到言之有理,言简意赅,清晰得当,内容更要严谨。因此,办公室员工应该定期对自己的写作水平进行提高,同时学习更多的专业业务和理论知识,在进行公文报告时,可以根据已经掌握的专业知识,对问题的分析更有深入性,提供的措施也具有可实施性。
三、提高效率,实现“三化”目标
要充分发挥办公室的职能作用,应该从三个方面着手,即:管理、协调和服务,不断提高办事质量和效率,努力实现“三化”目标。
(一)管理精细化。1.细化岗位分配。根据相关标准和要求,对办公室岗位制度进行完善,按照科学的方式对岗位进行分配,同时对员工进行合理的分工,根据个人能力和特点制定合适的任务。加强团队建设,形成属于办公室的人才团队,并对工作不断创新,提高工作效率。让员工充分了解自己的岗位职责,并制定详细的岗位制度和规范的内容,让员工在工作中能够更标准,同时通过对岗位的熟悉和了解,提升自己在岗位中的工作能力和效率。2.优化工作流程。借鉴相关管理理论,对工作程序进行简化,让工作环节更加清晰,让各个环节中的员工都可以充分认识到自己的责任。建立全面且科学的规章制度,明确岗位职责,什么可以做什么不可以做,员工心中应该有一把戒尺,按照一定的制度完成每天的工作,让工作变得程序化。3.建立考核制度。在岗位体系中,制定合理的奖惩制度,保证员工可以获得公平的对待,提高
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