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PAGE  PAGE 5 浅谈新形势下电子文件问题与对策 　　【摘要】本文以作者所在单位为研究背景，调研了解了同行业内电子文件管理现状，对电子文件的利用方式和安全策略进行分析探讨，为档案资源的开发利用提供思路。 　　【关键词】电子公文；文书档案；前端控制；文档一体化 　　在信息化进程中，社会信息资源愈来愈多地以电子化的形式存在。电子文件已经越来越广泛和深入地渗透和影响着人类社会生活的几乎所有领域。伴随着现代办公环境的变化，各个单位已基本普及办公自动化系统（OA）、产品数据管理系统（PDM系统）等业务系统，电子文件大量涌现，电子文件逐渐成为档案管理工作的主题，这给传统的档案管理工作带来新的挑战。 　　一、电子文件的特点 　　电子文件是指借助电子设备生成、传递、保存和/或访问、存储于电子载体的文件。电子文件具有自身的优越性，如信息存贮高密度、信息传递速度快，电子文件还具有非人工识读性、对技术和系统的依赖性、信息与载体的可分离性、易更改性，这些属性给传统的文书档案管理带来了巨大的冲击。最明显的就是档案载体的变化，从原来有形的、静态的载体，逐渐变为无形的、动态的电子文件，从用草稿、初稿、审签稿、定稿多种版本记录文件的形成过程，变为凭借业务系统只用一个版本来记录文件的形成过程，其原始性无从考证。档案最基本的属性是真实、完整、可靠，在新环境下电子文件的这些属性如何保证成为档案工作面临的最大挑战。 　　二、电子文件管理现状 　　（一）电子文件类型格式五花八门。各个单位内部业务纷繁复杂，一些职能部门都拥有自己专用的业务系统，这就造成各种类型的电子文件“百花齐放、百鸟争鸣”。笔者所在单位的业务系统也呈现多样化，需要用专用的软件才能浏览，如财务管理系统形成.jio格式文件，PDM系统形成二维图纸和三维数模（CATDrawing、.CATPart、.CATProduct），电子公文系统形成.gd格式文件，还有一些图像、音频、视频格式的文件，这些五花八门的电子文件格式，给档案管理工作带来很大的影响，由于档案管理系统中全文浏览器的局限???，某些格式的电子文件无法进行全文浏览。 　　（二）电子文件命名规则及版本控制缺失。笔者所在单位科技档案有专门的电子文件命名系统，具有详细规范的命名标准。在文件设计、校对、审核、审定、标准等业务流程中有严格的执行标准，这就形成了比较规范统一的电子文件。但是还有许多电子文件是在业务流程之外的，由于缺乏统一标准的电子文件命名规则以及有效的监控，导致形成的电子文件相对比较随意，给归档管理和数据备份带来一定的困扰。 　　（三）纸质文件的归档整理滞后于电子文件。PDM系统和OA系统形成的电子文件，流程结束数据冻结后，目录信息和全文信息可以实时在线归档到档案管理系统中，在档案管理系统中对电子文件的鉴定分类整理相对比较方便快捷。但是由于电子文件管理制度缺失，现阶段纸质文件的保管仍是重点，纸质文件仍然有着不可替代的作用，还需要整理一套或者两套于电子文件一一对应的纸质档案，纸质文件档案的整理过程相对比较繁琐，周期较长，一般是第二年6月份之前完成归档整理工作，纸质文件归档整理工作明显滞后于电子文件。 　　三、新环境下电子文件管理策略 　　（一）基于文件生命周期理论，对电子公文进行前端控制。为有效地管理电子文件，必须实施前端控制，尽可能把文件在生命周期的各个阶段的管理需求融入文件管理系统中去。首先要对单位内各业务系统进行梳理，制定宏观的电子文件管理策略，合理划分文件类别，制定电子文件编号规则。其次要提高电子文件质量，电子文件质量高低直接影响着档案的质量，第三要对电子文件的形成过程进行监控，确保文书档案的真实有效。 　　以OA系统电子公文为例，文书档案常用年度―保管期限―机构（问题）的方式进行分类整理，因此可以在文件编号登记时，按照机构（问题）来确定电子公文的编号规则，这样不仅可以规范电子公文编号，还给后期文书档案的分类整理工作节省了大量的鉴定时间。公文有着严格的、固定的格式，规范的公文格式直接影响公文的严肃性、权威性，文书档案质量也与之息息相关。可结合本单位实际工作，依照《党政机关公文格式》，分不同文种制作常用的公文模板，并将公文模板嵌入OA系统中去。这样可以减少重复劳动，节省公文排版时间，避免格式错误发生，形成比较规范、标准的电子公文，有利于提高工作效率和公文质量。公文处理工作是指公文的收发、审核、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等一系列相关联、衔接有序的工作。公文处理过程也是文书档案的形成过程，将发文和收文中的各项工作环节在OA系统中予以监督，任何修改、流转、阅示记录都进行跟踪记录，防止文件被无意或者恶意更改、损毁，可以有效保障由此转化而来的文书档案的真实、有效。 　　（二）创新管理体制，实现