浅谈有卫生防疫专业特色的档案编研工作.docVIP

PAGE  PAGE 4 浅谈有卫生防疫专业特色的档案编研工作 　　【摘要】卫生防疫中心在开展编研工作时，在突出卫生防疫专业特色上做文章，使编研材料有很强的专业性、实用性。 　　【关键词】档案编研；疾病预防 　　随着我国卫生防疫事业的蓬勃发展，各级卫生防疫中心的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道，研究如何提高档案编研工作，深入开发档案信息资源已成为各卫生防疫中心档案工作中一项十分重要的任务。卫生防疫中心在开展编研工作时，在突出卫生防疫专业特色上做文章，使编研材料有很强的专业性、实用性。在工作中我体会到，要开发有卫生防疫特色的档案编研材料，要抓住以下几个环节： 　　一、以业务档案为编研工作的主要对象 　　卫生防疫中心在以开展卫生防病为中心的各项工作中，形成了大量的文书、业务技术、科研、基建、设备、会计、教学、声像、实物等档案材料。但由于卫生防疫是一项专业性很强的工作，故而反映与记录此项工作的主要载体――业务档案就具有了极强的专业性。此外，卫生防疫在业务上又具有连续性的特点，对疫情流行规律的认识以及在开展公共卫生的监督监测的过程中，都必须以业务档案为依据。因此，在开展档案编研工作时，应首先从业务档案入手，编研材料才可能有专业特色，才能更有效地为中心开展卫生防病、监督监测工作服务。 　　二、选题要围绕业务上的主要任务 　　档案编研材料要有特色，要把好选题关。选题应围绕和反映单位的中心工作和主要业务活动。脱离业务工作的选题，就谈不上编研材料的专业性。为此，档案人员应做到两个了解和掌握。 　　（一）要了解和掌握单位的中心工作。在安排全年的档案编研工作时，首先要摸清单位档案利用需求的趋向，以此来确定编研选题，从而确保编研材料能最大限度地满足单位实际工作的需要。只有了解和掌握单位的中心工作，才能对当年的编研工作的开展做到心中有数，才能确保编研选题在大的方向上与单位的中心工作保持一致，不偏离利用需求，更好地服务于中心工作。 　　（二）要了解和掌握各项业务工???内容。卫生防疫中心的主要业务是开展传染病、地方病的预防和管理以及食品卫生、环境卫生、学校卫生、放射卫生、劳动卫生的监督监测。档案人员在具体做各专业口的编研计划时，应针对以上各业务工作的特点和内容来确定编研材料的题目和适合的类型。为此，档案人员应经常深入科室，广泛地与业务人员交流，了解各科工作职责和范围，熟悉各业务工作的流程和具体内容，从中掌握业务人员的利用需求。此外，还可通过在借阅中开展专题利用登记、发放利用意见表和分析利用效果登记等形式，充分全面地了解和认识业务人员的利用需求。这是确保编研选题具有专业性并能符合业务需求的重要环节。 　　三、积极开发深层次的档案编研材料 　　档案部门在分析利用需求的基础上，针对室藏档案的内容和特点，可以开展多种层次的编研加工。由于卫生防病业务是一项连续性很强的工作，在开展疫情的分析预测、制定防治策略以及对公共卫生实施监督监测的过程中，都需要掌握和对比以前年度的监督监测数据，特别是在开展预防医学科学研究时，更需要以较长年度的相关数据做依据。这就要求档案人员对档案信息除进行初次加工外，还应将编研工作的重点放在能系统地提供高度浓缩的档案信息的二三次加工产品上。档案部门在编制专题性统计分析材料时，应注意以下几个问题： 　　（一）要积极争取业务部门的配合。档案部门根据所选题目，以中心档案室藏档案为依据，在完成对各年度相关数据统计后，可交予业务科室，由专业人员做出分析性报告。这样的编研材料既内行，又有一定的深度。 　　（二）统计分析时间跨度要大。统计分析材料的时间跨度越大，越能揭示出规律性、本质性的信息，越能有助于业务人员认识和总结疾病流行规律及公共卫生发展趋势。如果所跨年度过短，就没有多少实用的价值，不能为凑编研材料的数量而忽视编研材料的实用性。 　　（三）统计数据真实准确完整。编研不是杜撰，它必须以档案材料为依据，是在分析档案原件内容的基础上，根据选题对数据进行取舍。因此，如实地采用档案数据，是决定编研质量及可靠程度的前提。有时，某个编研题目所需数据不能从档案上直接得来，就需要档案人员认真研究档案材料，找到相关的数据进行计算而得出，不能图省事而主观杜撰。另外，数据必须要准确完整，不能随意遗漏，要保证所采用的数据能系统全面地揭示编研材料的主题。要根据数据间的有机联系进行分类，同类项目才能进行有关的计算。计算要正确，并要经过复核。 　　（四）形式新颖好看。编制专题性统计分析，往往以表格、数字、文字为主，形式比较单一刻板。我们可采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术，使编研材料做到图文并茂，色彩鲜艳，生动直观，新颖好看。 　　四、档案人员应具备专业知识 　　档案人员要努力开发档案信息资源，做到编研材料有特色