电力档案数字化加工的实践探索.docVIP

PAGE  PAGE 6 电力档案数字化加工的实践探索 　　摘要：档案数字化是运用计算机技术、数据库技术、数字影像技术、多媒体技术、信息存储技术把纸质等传统载体档案资源转化为数字化的档案信息，以数字方式存储，以网络形式连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序的档案信息库，以实现在线资源共享，更好地发挥档案信息资源的作用;又可以实现对档案原件的有效保存，保证不可再生珍贵档案资源的安全。 　　 关键词：电力系统 档案管理 数字化管理 　　 开展档案数字化工作，完成本单位及所属各单位的档案全文数据库建设，是国家电网公司要求系统各单位在2013年底前必须完成的重要任务;浙江省电力公司统一部署“全面开展公司系统的档案数字化建设”。为了提升台州供电系统档案管理水平，推进和加快档案数字化建设进度，确保档案资源的完整性、延续性、准确性、安全性，台州供电公司决定从2011年8月起开展档案数字化加工工作。 　　一、档案数字化管理控制体系 　　建立和完善电子公文接收、归档、管理、利用等制度，统一电子档案格式标准，规范电子档案管理，保障电子公文的科学保管和有效利用，推进电子档案集约化、标准化、规范化管理。依托协同办公系统，对当前工作中形成的各类电子文件全面电子化接收归档，如：在生产、ERP、营销等系统运行过程中形成的大量有价值的数据和材料。 　　二、数字档案化加工的质量和安全控制 　　 档案数字化加工范围广、数量多。自单位成立以来的所有文书档案、科技档案、特种档案、会计档案，类型种类包括文档、图纸、电子照片、纸质照片、底片、录像带、录音带、奖牌、奖状等。 　　 本单位1994-1999年的文书档案已经扫描（TIFF格式），不是国网公司要求的（PDF格式），不能在国网版档案管理平台中正常查阅;2000年以后的文书档案文件大多数已从OA系统中以电子文档形式导入，一部分PDF格式约有16万页（其中6万页还需要条目著入），另外有8万页帐外文件都需要这次扫描、挂库加工完成。 　　 科技档案已经完成50%的扫描工作，其余科技文档50万页、图档10.5万页（其中7万页需要条目著入）、扫描、挂库加工。 　　 声像档案需要通过转换成特定格式流媒体后挂库，实现声像档案数字化。 　　 照片及底片需要进行必要的修复翻新，再录入、反转、扫描、处理。 　　 因此，数字档案化加工的质量和安全控制就显得尤其重要。我们着重在以下几个方面开展了工作： 　　 1.领导重视是质量控制的前提 　　 为此特别成立档案数字化建设领导小组和数字化加工工作小组，党委书记亲自挂帅，具体工作由办公室牵头，财务部协助做好项目经费申报工作，监督项目实施过程的经费使用情况;品牌管理中心负责提供档案数字化所需要的照片、录像等多媒体声像资料;科技信息部负责数字化加工过程和档案信息系统的技术支持工作，做好数字化加工所需设备的硬件配置、设备调试、运行、维护工作以及配合检查数据化成果质量验收工作;安全监察部协助项目实施人员的进出管理。各部门紧密配合，职责分明。 　　2.制定档案数字化加工技术规范是质量控制的保障 　　工作必须符合《国家电网公司纸质档案数字化加工技术规范》（Q/DGW135-2006）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）、《照片管理规范》（GB/T11821-2002）、《浙江省电力公司纸质档案数字化技术规范》的要求。对于不同的文档、图纸调整不同的扫描精度，保证扫描后的电子文件端正、清晰、完整，形成能被有效识别、能全文检索的数字化文档，同时扫描后的格式要求： 　　文书档案、工程文档一般采用黑白二值图像，特殊情况进行真彩色图像扫描，分辨率为每英寸300dpi，格式为双层PDF（或CEB），文件大小控制在5M以内，一件保存一个文档。 　　工程图纸采用黑白二值图像，分辨率为每英寸300dpi，格式为TIFF，一张图纸保存一个文档，经过矢量化处理的图纸保存格式为DWG。 照片档案应采用JPG或TIFF格式文档保存，一张照片保存为一个文档。 　　扫描图像质量要求：确保图像顺序正确，页面清楚去污点、黑边，数字图像的偏斜角度小于1度，图像的偏斜不超过页面内半个文字。保证扫描后图像文件打开端正、内容不发生改变;并对图像文件准确命名，要求与原纸质档案档号保持一致。在使用高速扫描仪前，要注意根据不同的文件调整设备参数。档案扫描时，要做到安全、准确、不重复、不遗漏;扫描完成后，拆除过装订的档案，应按照档案保管的要求重新装订，保持档案的原貌。完成扫描后的文件、图纸，进行原文挂接到档案管理系统平台，图像文件命名和档案数据挂接的准确率要求达到100%，连接是否正确可行。 　　对档案数字化加工质量，进行随时抽查和每周定期检查。数据质量验收时抽查比率不低于2