采供部流程.doc

PAGE  PAGE 7 采供部工作流程及细则 接收程序： 采供部需依据工程（项目）部的总（月、周）材料计划单，制定相应的材料采购计划单及资金计划单，工程（项目）材料计划单必须经项目负责人审批签认后方可接收。 注：⑴工程（项目）部须指定专人制定材料计划单，以防计划重复、漏、乱、多、推委失误责任等现象的发生，各材料计划单须项目经理签认，一式三份，采供部、工程（项目）部及经营部各留取一份，材料计划单各部门须保存留底到工程结算完毕。 ⑵对需看样订货、认质认价的材料，采供部在接到工程总进度计划、总材料计划及工程需认质认价材料单后，三日内安排人员将所需材料的样品、质量等级、价格及订货周期等相关情况，以书面交形式报工程（项目）部及经营部，并配合工程（项目）部作好同甲方的工作。 ⑶对不需甲方认质认价的材料，采供部在接到工程总进度计划、总材料计划单后，会同工程部（项目）部、经营部一起，讨论确定材料的选用后，书面作出材料选用计划单，明确样品的品牌、型号、规格、价格、付款方式及供货单位，报公司经营部。 ⑷因现场图纸变更或甲方增加工程量而引起的临时急需材料或计划外材料，工程（项目）部须做材料追加计划，并由工程（项目）部书面说明原因、项目部经理签认及主管副总审批后，报采供部。采供部接到追加计划单后，作出相应的材料采购及资金追加计划单，报主管副总及总经理审批后，采供部按照工程（项目）部的要求采购，并及时调整其它材料的采供计划。 ⑸对于工程（项目）部包工料的整体单项施工项目（如防水工程、绿化工程、铝合金工程等），采供部负责提供相关的工料或材料的市场价格，工程部（项目）部进行核算工料后确定价格，并报经营部认可后，由工程部（项目）部负责同工队签定施工合同并进行结算。 a、设备的采购：采供部依据工程(项目)部的技术要求，提供市场符合条件的厂家，与工程(项目)部共同确定产品，由采供部负责签定供货合同。 b、外加工产品（成品、半成品）的采购：采供部依据工程部的技术要求和材料计划单签定供货合同。 c、工程中的地材的采购（沙、石、砖、土等）：工程(项目)部依据交采供部的材料计划单及市场控制价格，在施工现场负责联系供应单位的，经办时应完善手续后，交采供部进行报销工作；采供部依据该材料计划单申报资金计划，审核并负责与供应单位进行结算。 ⑹确因工程(项目)部，因未按照工作程序进行而造成材料的超计划部分，采供部将不予采购，否则后果自负；该超计划部分由工程(项目)部将原因及处理结果报公司主管副总，待同意批复后，作追加计划处理，费用由工程(项目)部承担。 采供部接收工程部（项目）部的材料计划单，在确认材料的单位、数量、型号、品牌清晰明确的情况下方可接收，并履行签字手续。 注：⑴工程（项目）部所提交的材料计划单，应做到材料的单位、数量、型号、品牌、到场时间等清晰明确。 ⑵采供人员若发现其中不清楚的，应同项目部相关人员协同解决并签收，若相关人员不予配合的情况下可拒绝签收材料计划单，并通知采供部经理或上报主管副总。 ⑶为保证工作落实、责任明确，材料计划单上必须履行签字手续。 采购程序： 采供部需依据材料采购计划单，由采供部经理统一安排采供部采购计划，采供人员必须按照计划单要求，在规定时间内完成采供任务。若当月内三次未能按要求完成采供工作，取消该项工作的个人考评。当日的采购情况，每日下午下班前应向采供部经理汇报相关情况并听取第二天的工作安排。 注：⑴采供部在安排采购计划时，应本着先使用总库剩余材料的原则，并及时完善办理相关的调拨手续。 ⑵材料采购计划须在工程（项目）部的材料计划单规定的时间内，提前二日内按要求供到施工现场。 采供人员在接到当日采购任务后，结合审批过的材料采购资金计划，填写借款单，申领材料采供资金，借款单须经采供部经理审核签认，并经主管副总、总经理签认后，在财务部办理借款手续。 注：⑴若采供部经理或主管副总不在而不能办理正常签认手续时，采供人员可电话告知上级主管，并由主管领导电告总经理同意后，先行办理借款手续，之后完善相关手续。 ⑵申领材料采供资金，须符合采购资金计划，无特殊情况，不得超出资金计划。 采供人员须对所安排采购的材料，进行市场的质量、价格、与公司的合作关系等比较后，实施采购任务，必须作到物美价廉的要求；不得随意增、减采供数量；不得隐瞒、抬高市场价格，不得有吃、拿、卡、要的现象发生，如有发生，将解除聘用合同并追究相关的法律责任及经济损失。 注：⑴各项目的大宗材料由采供人员考察后报采供部经理，经主管副总认可后，方可采购，并履行签定供货合同的手续。 ⑵采供部人员须严格抓紧采购计划，进行工作，不得接受工程（项目）部人员电话通知的临时性的采购任务。 ⑶采供部人员对所采购的材料，必须先检查验收合格并附带相应的材料检验报告、出厂合格证等相关资料后，方可进入施工