制作员工人事料资管理表.ppt

任务十六 数据表的基本制作 ;效果展示 ;工作任务分析;知识要点 工作表的重命名。 数据有效性的设置方法。 文本数字字符，日期的输入方法。 填充柄的使用。 表格的格式化。 工作表的打印及工作簿的保存。 ;工作过程描述;Excel中以文件形式保存表格内容的文件称为工作簿，其扩展名为.xls。每一个工作簿可包含若干个工作表，默认情况下包括3个工作表，工作表标签位于窗口的左下角，默认名称分别为sheet1,sheet2,sheet3,如图16-2图16-2 默认工作表 位于工作表左侧的数字编号为各行的行号，位于工作表上方的字母编号为各列的列号，每一个工作表是由256列和65536行组成。行和列相交形成单元格，它是存储数据和公式及运算的基本单位。Excel用列标行号来表示某个单元格的地址，如B15代表B列中第15行的单元格。;可以对工作表进行新增，删除，重命名等操作，下面将工作表的名称改为“2009年”，步骤如下： 第一步：启动Microsoft Excel 2003，新建工作簿文件。 第二步：选择“Sheet1”工作表标签，单击右键，选择右键菜单中的“重命名”菜单项。 ;输入基本数据;另一方法是将单元格的格式先设置为文本：先选择目标单元格，然后选择“格式”菜单中的“单元格”命令，进入单元格格式设置对话框后，选择“数字”标签，选择“分类”列表中的“文本”后单击“确定”按钮。通过此方法设置过的单元格在输入数字时将自动保存并显示为文本。 第四步：输入姓名。 第五步：输入性别。 性别列的变化较少，可以通过选择输入的方法简化输入，具体步骤如下： 选定需要设置数据有效范围的区域。 选择“数据”菜单中的“有效性”命令 在“数据有效性”对话框中选择“设置”标签，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”栏输入“男,女”，如图16-4,后单击“确定”按钮。 注意：“来源”栏中输入的各项目间只能使用英文逗号用于间隔。;在设置了数据有效性的单元格区域后可使用右侧下拉箭头选择输入。 ;第六步：输入考核时间 Excel中规定了严格的日期时间输入格式，输入日期时，首先输入1～12作为月份，然后输入“/”或“－”进行间隔，再输入1～31作为日，如输入“5－1”，将自动识别为5月1日，并显示为“5月1日”。 年份若省略，则以当前年份作为默认值，但并不显示。如需输入年份，可使用 “mm/dd/yyyy”、“mm-dd-yyyy”、“yyyy/mm/dd”、“yyyy-mm-dd”四种格式进行输入。 如需改变日期的显示格式，可选择需设置的区域，选择“格式“菜单”中的“单元格”命令，进入单元格格式设置对话框后，在“数字”标签的“分类”列表中选择“日期”，并在右侧类型列表中选择相应的显示类型。; 在Excel中，日期和时间是以一种特殊的数值形式存储的，日期系统默认为“1900年日期系统”，即以1900年1月1日作为序列值的基准日，当日的序列值计为1，这之后的日期均以距基准日期的天数作为其序列值，例如1900年1月23日的序列值为23。这样日期数据可以参与加、减等数值运算，如两个日期相减可计算两个日期之间间隔的天数。 本例中，多个员工考核时间是相同的，利用Excel填充柄的拖动复制功能将使输入变得非常轻松，具体操作方法如下： 选中D3单元格。 将鼠标移到选中单元格的黑色边框的右下角（填充柄所在处），当鼠标指针变为黑色加号时，按住键盘Ctrl键的同时按住鼠标左键向下拖动。 ;图16-5 光标移动到填充柄处;填充柄对不同的数据类型默认处理方式是不一样的。 对字符型数据和数值型数据，直接拖动填充柄处理为复制；而对文本数字字符和日期型数据，直接拖动填充柄处理为加1填充。如果按住Ctrl键，则对文本数字字符和日期型数据的默认处理方式将会发生逆转，处理为复制。 第七步：输入评审组 使用填充柄可以很容易地完成该项内容的输入，具体填充柄的使用方法参考第六步。 第八步：输入部门。部门列变化较少，同样可通过选择输入的方法简化输入，具体操作可参考第五步。 ;第九步：输入“工作态度”，“工作成效”，“团队协作”栏的分数 为限制分数栏的数据范围，需通过数据有效性限制数据的输入范围，具体步骤如下： 选中需设置数据有效输入范围的单元格区域。 选择“数据”菜单中的“有效性”命令。 在“数据有效性”对话框中选择“设置”标签，在“允许”下拉列表中选择“整数”，在“最小值”栏输入“0”，在“最大值”栏输入“100”，如图16-7，后单击“确定”按钮。;在设定了数据有效输入范围的区域中输入的数值超过了允许范围时，Excel将提示出错，如图16-8。用户也可通过“数据有效性”对话框中的“出错警告”标签来设置出错后提示对话框中的内容。;格式化工作表;;选中单元格的背景颜色将会改变。 选择“格式”菜单中的