会议管理规定[详细版].doc

会议管理规定 目的 为规范部门会议的有序组织和管理，确保会议召开的质量和效率，使工作沟通更加顺畅，结合部门实际情况，特制定本规定。 组织会议要求 （一）凡是会议，必有准备：永远不开没有准备的会议，在会议前，必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。没有准备好的会议必须取消。 （二）凡是会议，必有主题：开会必须要有明确的会议目的，为会议准备的PPT前3页PPT，必须显示会议主题。会议的主题，要事先通知与会人员。 （三）凡是会议，必有纪律：主持人担任会议纪律检查官，在会议前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于会议不按流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。 （四）凡是会议，会前必有议程：在会议之前要有明确清楚的会议议程，会议组织人员要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。 （五）凡是会议，必有结果：开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中来，会议主持人设置时间提醒，会议中有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间最好控制在1.5-2小时以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。 会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。 凡是开会，必有训练：培训是节约时间成本的投资，对每个层级的员工都有“会议训练”，培训：如何开会，如何主持，如何记录，如何追踪，如何对待分歧，如何会场汇报等等。这些必要的训练，会让公司的会议变得高效。 凡是开会，必须守时：设定时间，准时开始、准时结束 凡是开会，必有记录：一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。 凡是散会，必有事后追踪：记住“散会不追踪，开会一场空”。建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。 三个简单却很有意义的公式： １、开会+ 不落实 = 零 ２、布置工作 + 不检查 = 零 ３、抓住不落实的事 + 追究不落实的人 = 落实 三、会议分类 部门周会制度 １、会议组织者：部门周会由封坛中心总经理指定人员负责，主要职责：（１）会议的通知、会议资料的收集、整理及根据要求发放给所有参会人员、会场布置；（２）做好会议记录，控制会议进程；（３）整理会议纪要、监督并跟踪会议决定事项的执行情况；（４）会议所有准备及跟踪情况向封坛中心总经理直接汇报。 ２、召开时间：每周一上午9：30，特殊原因需要延期召开的应提前一天通过微信通知。 ３、参会人员：部门所有员工。由于出差或是其他原因不能参会，应提前向部门经理请假。 ４、会议内容：上周工作总结、本周工作计划、需领导帮助协调解决事项。 部门日报制度 日报提报时间：每天晚上8：00以前 日报提报方式：微信 日报提报内容：本日工作总结、明日工作计划、当天工作心得、领导交办工作进展情况。 四、会议要求 ? （一）会议组织者应提前5分钟将会场布置到位，收集所有会议材料，做好会前准备。 所有参会人员应严格按照会议通知时间准时到达会场，不得无故缺席，并认真做好会议记录，确因有事不能到会的，应提前2小时向领导请假批准。?  （二）与会人员应严格按照会议内容做好发言提纲，汇报时应简明扼要，思路清晰。?  （三）会场应保持安静，认真听会，手机必须处于振动或关机状态，确需拔打、接听电话时必须到会场外进行。?  （四）会上允许持有不同观点和保留意见，但一旦在会上形成决议，无论个人同意与否，都应该认真贯彻执行。 （五）会议记录人员应在会议当天整理形成会议纪要，由参会人员签字确认后上报领导审核。 五、会议跟踪 对于会议上分配的工作，由会议记录人员及时跟进督促，严格按照会议精神监督工作进展及执行情况。? 跟进结果要严格按照会议决议中时间节点执行，执行结果及时反馈给封坛中心领导。 六、会议处罚 迟到、无故不参加会议者罚款50元； 会议期间手机没有按要求开静音或振动者，罚款100元； 会议期间交头接耳，不能认真听会，会议组织者提醒一次又犯者罚款50元/次； 没有按规定时间完成工作者，罚款200元； 会议资料没准备者，罚款50元。 附则 本制度的解释、修改、废止权归封坛定制中心负责。 （二）本制度自发布之日起生效。 名仕封坛定制中心